Klien atau mitra
Penanggung jawab pertemuan, kantor, ruang, jadwal kedatangan, catatan resepsionis, dan pengalaman tamu.
Sistem manajemen pengunjung kantor
Manajemen pengunjung kantor untuk resepsionis yang lebih tertata dan serah terima tuan rumah lebih cepat
Siapkan klien, kandidat, pemasok, kontraktor, pengiriman, dan tamu acara sebelum kedatangan, lalu tampilkan status menunggu, tujuan pertemuan, kartu, respons tuan rumah, dan keberangkatan.
Resepsionis kantor membutuhkan lebih dari sekadar pendaftaran. Sistem yang berguna menyiapkan pertemuan, menghubungi tuan rumah, menjelaskan waktu tunggu, menangani pengiriman dan kontraktor secara berbeda, serta menutup kunjungan dengan rapi.
- Kunjungan klien, kandidat, pemasok, kontraktor, pengiriman, dan tamu acara
- Respons tuan rumah dan serah terima ke lokasi pertemuan
- Pengecualian menunggu dan check-out terlambat
Jangan paksa setiap tamu kantor memakai satu formulir umum
Data kunjungan bersama dapat bercabang ke kolom dan pemeriksaan yang dibutuhkan setiap jenis kedatangan.
Kandidat wawancara
Tuan rumah dari tim SDM, jadwal wawancara, kontak saat tiba, instruksi menunggu, dan catatan yang menjaga privasi.
Pemasok atau kontraktor
Tujuan pekerjaan, kontak lokasi, bukti, area akses, pendamping, peralatan, dan penutupan.
Pengiriman
Penerima, departemen, titik muat atau penerimaan, referensi, serah terima, dan penyelesaian.
Tamu acara
Acara, sesi, jadwal kedatangan, instruksi rombongan, tim tuan rumah, dan status peserta.
Pastikan pengunjung mendapat informasi sementara tuan rumah bertanggung jawab
Pengalaman kedatangan yang baik menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dan instruksi berikutnya.
- 01
Siapkan kunjungan
Tuan rumah atau koordinator mengirim tujuan kunjungan, lokasi, tujuan, jadwal kedatangan, dan instruksi khusus.
Resepsionis melihat kedatangan yang disetujui sebelum orang datang. - 02
Sambut dan konfirmasi
Resepsionis menemukan kunjungan terjadwal, mengonfirmasi data wajib, lalu membuat kunjungan aktif.
Tidak perlu mengetik ulang dan tidak ada data ganda. - 03
Beri tahu dan catat waktu serah terima
Tuan rumah menerima notifikasi kedatangan dan sistem mencatat saat waktu tunggu dimulai.
Waktu respons tuan rumah dapat diukur. - 04
Tangani alur pertemuan atau layanan
Catat tujuan, kartu, pendamping, pengiriman, atau instruksi kontraktor yang sesuai dengan kunjungan.
Resepsionis dapat menjawab apa yang terjadi berikutnya. - 05
Tutup kunjungan
Konfirmasi keberangkatan, pengembalian kartu, tindak lanjut yang belum selesai, dan riwayat lengkap.
Tampilan orang di lokasi tetap dapat dipercaya.
Sesuaikan aturan resepsionis seiring perubahan tempat kerja
Kantor, jenis pengunjung, program acara, kebijakan kontraktor, dan pola kerja hibrida baru tidak seharusnya menunggu rilis perangkat lunak khusus.
Produk yang kaku atau portal khusus dapat membuat kolom, persetujuan, tampilan lokasi, pengingat, dan laporan baru masuk antrean vendor atau pengembangan.
Administrator tempat kerja terlatih biasanya dapat menguji perubahan resepsionis dalam sif yang sama, lalu menerbitkannya setelah peran dan izin terkait diperiksa.
- Tambahkan alur kedatangan kandidat wawancara
- Buat tampilan resepsionis khusus gedung
- Eskalasikan keterlambatan tuan rumah setelah sepuluh menit
- Wajibkan bukti kontraktor sebelum persetujuan
Pertanyaan tentang manajemen pengunjung kantor
01Bisakah tuan rumah mendaftarkan tamu kantor sebelum datang?+
Ya. Berikan formulir kunjungan terfokus kepada tuan rumah dengan pengunjung, tujuan, lokasi, jadwal kedatangan, lokasi tujuan, serta persiapan atau bukti yang diwajibkan kebijakan.
02Bagaimana resepsionis menangani tuan rumah yang terlambat?+
Mulai status menunggu yang terlihat, beri tahu tuan rumah, tampilkan kontak atau instruksi alternatif, lalu eskalasikan setelah target respons yang disepakati terlewati.
03Apakah pengiriman dapat memakai sistem yang sama?+
Ya, tetapi berikan cabang berbeda untuk pengiriman dengan penerima, departemen, referensi, lokasi serah terima, penyelesaian, dan kolom pengecualian, bukan seluruh alur pertemuan.
04Bisakah sistem mendukung banyak kantor?+
Ya. Kelola lokasi, tujuan, tuan rumah setempat, instruksi, dan aturan khusus lokasi, lalu sediakan tampilan resepsionis terfilter serta dasbor manajemen gabungan.
05Apakah sistem terintegrasi dengan pemesanan ruang?+
Jodoo dapat menyimpan lokasi pertemuan atau menautkannya ke data lain. Ketersediaan ruang bawaan, sinkronisasi kalender, dan layar ruang mungkin memerlukan produk pemesanan atau integrasi.
Uji operasional pengunjung nyata
Gunakan aplikasi pengunjung kantorUji pada waktu kedatangan kantor tersibuk
Jalankan skenario klien, kandidat, kontraktor, pengiriman, tuan rumah terlambat, dan check-out terlambat melalui tim resepsionis yang sama.