客戶或合作伙伴
會議負責人、辦公室、房間、到訪時段、接待櫃檯備注和訪客體驗。
辦公室訪客管理系統
讓接待櫃檯更從容、接待人交接更快的辦公室訪客管理
在抵達前為客戶、候選人、供應商、承包商、配送和活動嘉賓做好準備，並持續顯示等候、會議地點、訪客證、接待人響應和離場情況。
辦公室接待不只是報到。實用的系統會提前準備會議、聯系接待人、說明等候情況、區分配送與承包商，並妥善結束來訪。
- 客戶、候選人、供應商、承包商、配送和活動來訪
- 接待人響應與會議地點交接
- 等候與逾期未離場登記異常
不要強迫所有辦公室訪客填寫同一張通用表單
共享來訪記錄可根據各到訪型別分支到所需欄位和核驗。
面試候選人
人力團隊接待人、面試日程、到訪聯系人、等候指引和注重隱私的備注。
供應商或承包商
工作目的、現場聯系人、證明材料、通行區域、陪同、裝置和結束處理。
交付
接收人、部門、裝卸或接待點、編號、交接和完成情況。
活動嘉賓
活動、場次、到訪時段、團體指引、接待團隊和參與者狀態。
讓訪客持續獲得指引，同時明確接待人責任
良好的到訪體驗會明確顯示當前負責人和下一步指引。
- 01
準備來訪
接待人或協調人提交目的、站點、目的地、到訪時段和特殊指引。
訪客出現前，接待櫃檯已能看到已批準來訪。 - 02
迎接並確認
接待櫃檯查詢預計來訪、確認必要資訊並建立當前來訪記錄。
無需重復錄入，也不會產生重復記錄。 - 03
通知並記錄交接時長
接待人收到抵達通知，系統記錄開始等候的時間。
接待人響應變得可衡量。 - 04
處理會議或服務流程
按來訪型別記錄目的地、訪客證、陪同、配送或承包商指引。
接待櫃檯能回答下一步會發生什麼。 - 05
結束來訪
確認離場、訪客證歸還、未解決的後續事項和完整歷史。
在場檢視始終可信。
隨工作場所變化調整接待規則
新增辦公室、訪客型別、活動方案、承包商政策和混合辦公模式，不應都等待定製軟體發版。
使用固定產品或定製門戶時，新增欄位、核准、站點檢視、提醒和報表可能都要排入供應商或開發佇列。
經過培訓的工作場所管理員通常可在同一班次內測試一項明確的接待調整，檢查受影響的角色和許可權後即可發布。
- 新增面試候選人的到訪流程
- 建立樓宇專屬接待櫃檯檢視
- 接待人延遲十分鐘後升級處理
- 核准前要求承包商提交證明材料
辦公室訪客管理常見問題
01接待人可以預登記辦公室訪客嗎？+
可以。為接待人提供聚焦的來訪表單，包含訪客、目的、站點、到訪時段、目的地，以及政策要求的準備或證明材料。
02接待人遲到時，接待櫃檯應如何處理？+
進入清晰可見的等候狀態，通知接待人，顯示備用聯系人或指引，並在超過約定響應時間後升級處理。
03配送人員可以使用同一套系統嗎？+
可以，但應為配送設定不同分支，包含接收人、部門、編號、交接地點、完成和異常欄位，而不是使用完整會議流程。
04能否支援多個辦公室？+
可以。統一管理站點、目的地、當地接待人、指引和地點專屬規則，再提供篩選後的接待櫃檯檢視和集中管理儀錶板。
05能與會議室預訂整合嗎？+
Jodoo 可以儲存會議目的地或關聯其他記錄。原生房間可用性、日歷交換和會議室顯示屏可能需要預訂產品或整合。
測試真實訪客運營
使用辦公室訪客應用程式測試辦公室最繁忙的到訪時段
讓同一接待櫃檯團隊處理客戶、候選人、承包商、配送、接待人遲到和逾期未離場登記場景。