Khách hàng hoặc đối tác
Người phụ trách cuộc họp, văn phòng, phòng, khung giờ đến, ghi chú lễ tân và trải nghiệm khách.
Hệ thống quản lý khách văn phòng
Quản lý khách văn phòng giúp lễ tân trật tự hơn và bàn giao nhanh hơn
Chuẩn bị khách hàng, ứng viên, nhà cung cấp, nhà thầu, giao hàng và khách sự kiện trước khi đến; sau đó hiển thị chờ, điểm họp, thẻ, phản hồi người tiếp đón và rời đi.
Lễ tân văn phòng cần nhiều hơn đăng ký. Hệ thống hữu ích chuẩn bị cuộc họp, liên hệ người tiếp đón, giải thích thời gian chờ, xử lý giao hàng và nhà thầu khác nhau, đồng thời kết thúc lượt thăm gọn gàng.
- Lượt thăm của khách hàng, ứng viên, nhà cung cấp, nhà thầu, giao hàng và khách sự kiện
- Phản hồi người tiếp đón và bàn giao tới điểm họp
- Ngoại lệ đang chờ và trả thủ tục quá hạn
Không ép mọi khách văn phòng dùng cùng một biểu mẫu chung
Bản ghi lượt thăm chung có thể phân nhánh thành các trường và bước kiểm tra cần thiết cho từng loại khách đến.
Ứng viên phỏng vấn
Người tiếp đón thuộc đội nhân sự, lịch phỏng vấn, liên hệ khi đến, hướng dẫn chờ và ghi chú có lưu ý quyền riêng tư.
Nhà cung cấp hoặc nhà thầu
Mục đích công việc, liên hệ tại cơ sở, bằng chứng, khu vực ra vào, hộ tống, thiết bị và đóng hồ sơ.
Giao hàng
Người nhận, bộ phận, điểm bốc dỡ hoặc tiếp nhận, mã tham chiếu, bàn giao và hoàn tất.
Khách sự kiện
Sự kiện, phiên, khung giờ đến, hướng dẫn nhóm, đội tiếp đón và trạng thái người tham dự.
Thông báo cho khách trong khi người tiếp đón chịu trách nhiệm
Trải nghiệm đến tốt phải hiển thị rõ người đang phụ trách và hướng dẫn tiếp theo.
- 01
Chuẩn bị lượt thăm
Người tiếp đón hoặc điều phối viên gửi mục đích, cơ sở, điểm đến, khung giờ đến và mọi hướng dẫn đặc biệt.
Lễ tân thấy các lượt đến đã được duyệt trước khi khách xuất hiện. - 02
Chào đón và xác nhận
Lễ tân tìm lượt thăm dự kiến, xác nhận thông tin bắt buộc và tạo lượt thăm đang diễn ra.
Không nhập lại và không tạo bản ghi trùng. - 03
Thông báo và đo thời gian bàn giao
Người tiếp đón nhận thông báo khách đến và hệ thống ghi lại thời điểm bắt đầu chờ.
Phản hồi của người tiếp đón trở nên đo lường được. - 04
Xử lý luồng cuộc họp hoặc dịch vụ
Ghi nhận điểm đến, thẻ, người hộ tống, giao nhận hoặc hướng dẫn dành cho nhà thầu phù hợp với lượt thăm.
Quầy lễ tân biết bước tiếp theo là gì. - 05
Kết thúc lượt thăm
Xác nhận rời đi, trả thẻ, việc theo dõi chưa xong và lịch sử hoàn chỉnh.
Chế độ xem người tại cơ sở luôn đáng tin cậy.
Điều chỉnh quy tắc lễ tân khi nơi làm việc thay đổi
Văn phòng mới, loại khách, chương trình sự kiện, chính sách nhà thầu và mô hình làm việc kết hợp không nên phải chờ phát hành phần mềm riêng.
Sản phẩm cố định hoặc cổng tùy chỉnh có thể đưa trường mới, phê duyệt, màn hình địa điểm, nhắc việc và báo cáo vào hàng chờ của nhà cung cấp hoặc đội phát triển.
Quản trị viên workplace đã được đào tạo thường có thể thử thay đổi cụ thể tại lễ tân trong cùng ca, rồi phát hành sau khi kiểm tra các vai trò và quyền bị ảnh hưởng.
- Thêm luồng đến cho ứng viên phỏng vấn
- Tạo màn hình lễ tân riêng cho tòa nhà
- Chuyển cấp khi người tiếp đón chậm quá mười phút
- Yêu cầu hồ sơ chứng minh của nhà thầu trước khi phê duyệt
Câu hỏi về quản lý khách văn phòng
01Người tiếp đón có thể đăng ký trước khách văn phòng không?+
Có. Cung cấp cho người tiếp đón biểu mẫu gọn gồm khách, mục đích, cơ sở, khung giờ đến, điểm đến và mọi chuẩn bị hoặc bằng chứng theo chính sách.
02Lễ tân nên xử lý người tiếp đón đến muộn thế nào?+
Tạo trạng thái chờ rõ ràng, thông báo người tiếp đón, hiển thị liên hệ hoặc hướng dẫn thay thế và chuyển cấp sau thời hạn phản hồi đã thống nhất.
03Giao hàng có thể dùng cùng hệ thống không?+
Có, nhưng hãy tạo nhánh riêng cho giao hàng với người nhận, bộ phận, mã tham chiếu, địa điểm bàn giao, hoàn tất và ngoại lệ thay vì dùng toàn bộ quy trình cuộc hẹn.
04Hệ thống có hỗ trợ nhiều văn phòng không?+
Có. Quản lý cơ sở, điểm đến, người tiếp đón địa phương, hướng dẫn và quy tắc riêng theo địa điểm, rồi cung cấp chế độ xem lễ tân đã lọc và bảng điều khiển quản lý tổng hợp.
05Có tích hợp đặt phòng không?+
Jodoo có thể lưu điểm họp hoặc liên kết bản ghi khác. Tình trạng phòng, đồng bộ lịch và màn hình phòng tích hợp có thể cần sản phẩm đặt lịch hoặc tích hợp.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng ứng dụng quản lý khách văn phòngThử vào khung giờ văn phòng đông khách nhất
Cho khách hàng, ứng viên, nhà thầu, người giao hàng, người tiếp đón đến muộn và trường hợp trả thủ tục quá hạn đi qua cùng một đội lễ tân.