文書と、その周辺業務をまとめて管理
すべての業務文書に、検索可能なレコード、明確な担当者、現在の状態、レビュー履歴、次のアクションを持たせます。フォルダーやメールから経緯を復元する必要はありません。
Jodooで文書をフォーム、担当者、レビュー、例外、ダッシュボードにつなげます。保存、記録管理、eディスカバリー、大量取り込みが中心なら、専用リポジトリを併用してください。
Jodooの5ユーザーまでの無料プランから開始。クレジットカードは不要です。
- 検索可能なメタデータと関連ファイル
- レビュー、差し戻し、承認、発行の状態
- 各シグナルの元文書を開けるキューとダッシュボード
難しいのはファイル、文脈、レビュー工程のどれかを見極める
「文書管理」が指す仕事は一つではありません。チームが最も改善したい仕事から始めます。
- 検索と共同作業
ファイルワークスペース
編集、共有、検索、アクセスが主な課題なら、クラウドストレージやコンテンツ基盤を選びます。
- 統制と保存
統制されたリポジトリ
保存期間、リーガルホールド、改変不能保管、認証済み取り込み、正式な記録統制が選定基準なら、専用の文書・記録管理製品を使います。
- 回付と判断
文書業務
受付、メタデータ、担当、レビュー、例外、承認、発行、受領確認、管理者の可視性が課題ならJodooを使います。
受領からフォロー完了まで一つの文書を追う
レコードはファイルの場所だけでなく、次に誰がなぜ動くかを示す必要があります。
- 01
文脈を記録
文書を分類し、ファイルを関連付け、担当者と紐づく業務対象を記録します。
- 02
準備状況を確認
レビュー前に、欠けたメタデータ、誤った版、重複提出、不十分な証跡を明らかにします。
- 03
レビューして判断
正しい版を適切なレビュー担当者へ送り、承認、差し戻し、コメント、日付、代理を保存します。
- 04
発行してフォロー
承認済みの結果を発行または引き渡し、必要なら受領を確認し、次回レビューを設定します。
検索・判断・行動に必要な項目を保持
一つの業務レコードから、担当者キュー、レビュー画面、発行一覧、管理ダッシュボードを作れます。
識別情報
自動生成ID、タイトル、種類、関連する顧客・資産・従業員・案件・規程
正しい文書と文脈か
版
現行版、旧版、変更概要、発効日、置き換え元
何が現行で、何を置き換えるか
作業
担当者、レビュー者、承認者、状態、期限、差し戻し理由、次のアクション
誰が次に何をするか
配布
対象者、経路、受領確認、研修、次回レビュー
承認済み結果が必要な人に届いたか
別の独立トラッカーを増やさずに工程を変更
文書の種類や責任が変わっても、訓練を受けた業務管理者がアプリを更新できます。
項目は一度追加
分類、機密度、証跡、レビュー項目をレコードに追加し、必要なロールの画面だけに表示します。
レビュー規則を見える形で変更
レビュー段階、判断、差し戻し理由、期限規則、例外担当を追加し、同じライフサイクルレコードで検証します。
同じレコードを再利用
担当者キュー、レビュー一覧、発行画面、ダッシュボード指標が、コピーした表ではなく同じ情報源から更新されます。
選ぶ前に各システムが扱うべき内容を把握
最適な答えは、チームが改善したい文書業務によって変わります。
文書管理ソフトウェアは何をするものですか？
文書の受領、整理、検索、アクセス、回付、レビュー、承認、共有、追跡を支援します。製品により、リポジトリ、工程の柔軟性、統制、取り込み、共同作業、記録管理の深さは大きく異なります。
Jodooはファイルとメタデータの両方を保存できますか？
Jodooのフォームには添付ファイルと構造化メタデータを含められます。サイズ、量、プレビュー、編集、保存、検索、連携要件を確認し、それらが中心なら専用ファイル・記録基盤を残します。
SharePoint、Google Drive、Box、Dropboxを置き換えるべきですか？
必ずしも必要ありません。それらを承認済みのファイル基盤として残し、Jodooで受付、判断、例外、割り当て、受領確認、ダッシュボードを管理できます。
文書管理システムをどう試行すればよいですか？
通常文書、不完全な提出、差し戻し、期限超過の承認、受領確認付き発行を一件ずつ流します。ダッシュボードの各シグナルから元レコードと証跡を開けることを確認します。
実際の判断を中心に最初の業務経路を構築
レビューや発行で困っている実際の文書を使い、担当者キュー、差し戻し、承認証跡、管理者のドリルダウンを試します。