文書を提出する
文書の記録,担当者,タイプ,バージョン,レビュー日期,変更要約および証跡を収録する.
ドキュメントワークフロー自動化
捕獲 →レビュー →承認 →解放文書ワークフロー管理・自動化ソフトウェア
構成可能なワークフローで文書入力,レビュー,承認,生成,リリース,配布,承認や例外および状態報告を管理し自動化します.
- ファイルまたはソースリンクをドキュメントタイプ,担当者,バージョン,要求理由,審査員,期限日期,および必要な証跡とともに収録する.
- 経路審査,承認,返済作業,エスカレーション,生成,リリース,配送,承認および目に見える担当で更新
- ECM,QMSまたはCLMシステムで専門的なコンテンツガバナンスが維持される間に,並び,ダッシュボード,決定,例外,タイムスタンプ,ドキュメント履歴を接続してください.
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メール,チャット,共有ドライブ,またはスプレッドシートに埋め込まれた文書承認とフォローアップを交換するオペレーティングチーム.契約,請求書,クライアントファイル,従業員の文書,ポリシー,SOPまたは作業指示を調整するビジネスチームリポジトリと専門システム担当を明示しながら設定可能な文書ルーティングを必要とするプロセス担当者.
ドキュメントの裏にあるワークフローをチェックする視覚的な意思決定経路,ドキュメント記録,レビューキュー,操作ダッシュボードを参照してください.直接的な答え
文書ワークフローの管理と自動化とは？
文書ワークフロー管理は,ドキュメントまたは文書要求がどのように捕らえられ,分類され,レビューされ,承認され,生成され,リリースされ,配布され,追跡されるかを定義します. ファイルは,そのバージョン,担当者,段階,期限,決定,例外,証跡,およびリポジトリのハンドオフにリンクします.
ドキュメントワークフロー管理ソフトウェアは,そのオペレーティングレコードを可視に保つ一方,ワークフルー自動化ではルータリング,思い出させる,エスカレーション,ステータス変更,フォロアップアクションを実行します. 文書管理システムは通常,保存,検索,保存およびコンテンツガバナンスを所有します. プラットフォームが2つの領域をカバーするか,ワークフローとリポジトリ層が一緒に働く可能性があります.
Jodoo文書ワークフロープラットフォーム
人々が操作するワークフローにドキュメントを接続
メタデータ,レビュー者,決定,リマインダー,例外,許可,生成された出力およびダッシュボードをプロセスの周りに設定し,リポジトリの担当を明示的に保持します.
記録の提出から文書制御レビュー,部門承認,リリース・配布,完了までの作業流路を可能にしました 審査者は,記録された理由をもって作業を前の段階に戻すことができる.
ドキュメント制御レビュー
メタデータと証跡をチェックして 理由を持って返信するか見直す.
部門の承認
事業決定を記録し,文書の公開または復元に承認する.
発行及び配布
効力のある日期,リリース範囲,配布リスト,時代遅れの複製行動,終了証跡を設定する.
製品ビュー
レコード,ワークフロー,キュー,ダッシュボードをチェックする
ドキュメントメタデータから視覚的な意思決定経路に移動し,並びやダッシュボードを使用して待機レビュー,遅延作業,完了した結果を管理します.
文書管理とワークフロー自動化
ファイルストレージだけでなく,ドキュメントのコントロールを評価する
使用可能なドキュメントワークフローは,ファイル,ビジネスコンテキスト,人間の決定,次のアクション,および例外経路を入力から完了まで接続します.
構造文書の入荷
ファイルまたはソースリンクをドキュメントタイプ,担当者,要求理由,バージョン,期限と必要な審査員と一緒に捕まえます.
各プロセスに別々のアプリを作成せずに文書タイプによって必要なメタデータを変更できますか?審査と承認の経路
部門別経路,ドキュメントクラス,価値,リスク,地理,または他の記録領域で帰還とエスカレーション経路を保存する.
審査者は,現在の文書,以前のコメント,裏付け証跡,決定基準を一緒に見ることができるか?バージョンと文脈変更
作業バージョン,変更概要,承認状態,有効日期および置き換えた記録参照を表示できるようにしてください.
この作業過程は,承認された決定がレビューしたバージョンから分離することを防ぐことができるか?生成と引き継ぎの行動
ドキュメントを作成し,ソースレコードを更新したり 受信者に通知したり,ウェブフックに電話したり,別のシステムに承認されたデータを手動で送ったりします.
失敗した行動が 主人公の目に見えるままで 再試しまたは逆転の道にたどり着くのか?配送及び承認
承認後,受領者,リリース範囲,承認,訓練,更新またはフォローアップ作業を割り当てます.
チームは 現在のバージョンを 誰が受け取ったか 見ることができるのか?列,ダッシュボード,歴史
待機レビュー,遅刻物件,返品した文書,作業量,サイクル時間,各メトリックの裏にある記録を表示する.
操作者はダッシュボード番号から それを説明するドキュメントと意思決定史に移動できますか?OCR,IDP,ワークフロー自動化
文書決定から文書の読み取りを分離する
OCRとIDPは構造化されていないファイルを利用可能なデータに変換します. ワークフロー自動化によって そのデータを取り巻く 人,ルール,決定,例外,次の行動が割り当てられます 多くのドキュメントプロセスは 両層を接続する必要があります.
読み取りと構造入りの文書
OCR またはインテリジェントなドキュメント処理を使用する 最初の作業はスキャンを分類し,テキストを読み取ったり,フィールドを抽出したり,信頼性を検証したり,不確実な値を人間レビューに送信する場合です.
例:請求書収集,請求書の受信,スキャンされたフォーム,電子メールで添付した文書,混合書類の配合.記録,決定,追跡を経路する
ファイルまたは抽出されたデータは,担当者,レビュー規則,承認,返済作業,締め切り,例外,ダッシュボード,統合の手渡しを必要とする構造化されたビジネス記録になる後にJodooを使用します.
例:文書の審査,承認,公開,確認,更新,エスカレートおよび例外終了.文書プロセス自動化例
あなたのチームがすでに認識している文書処理から始めましょう
ファイルタイプは変わりますが,操作上の問題は一致しています. レコードの担当者は誰ですか? 誰がそれをレビューするのですか? どんな証跡が必要ですか? 承認後に何が起こるか? どの例外は開いていますか.
品質と運用
監査された文書と SOP
- ワークフローの結果
- 編成,レビュー,承認,公開,確認,定期的な審査および時代遅れのコピー追跡を調整する.
契約の審査と承認
- ワークフローの結果
- 草案を収集し,商業的・法的審査を行き来し,返信した理由を保存し,承認された契約書を渡す.
クライアントの文書要求
- ワークフローの結果
- 要求されたファイル,担当,期限,完全性,例外と最終的な配達記録を追跡する
請求書の承認
- ワークフローの結果
- 請求書の証跡をレビュー,例外処理,承認状態,支払い準備の提供に繋げます.
従業員の書類要求
- ワークフローの結果
- 経路従業員の文書入荷,承認,準備,配達,完成証明書
政策の承認
- ワークフローの結果
- 承認されたポリシーバージョンを配布し,確認項目を割り当て,欠席または遅延の応答を暴露する.
ドキュメントプラットフォーム対応
作品を所有すべき層を選択する
プラットフォームをリポジトリの深さ,ワークフローの柔軟性,専門家のコントロールと組織が管理できるシステム境界線によって比較してください
設定可能なドキュメントワークフローレイヤー
輸入,メタデータ,ルーティング,承認,担当,例外,リマインダー,ダッシュボード,および接続されたビジネス記録であるときにこのレーンを選択してください.
Jodooは文書処理を協調できるが ファイルストアや専門システムだけが権威のある資料庫である.DMSまたは企業コンテンツ管理
企業検索,記録保存,法的な保有物,コンテンツサービス,リポジトリ管理または大規模な文書ライフサイクル制御が中心となる場合 この行列を選択してください.
リポジトリの深さは実際の要件である場合,専門的なコンテンツ管理をワークフローアプリに置き換えてはならない.電子署名,CLMまたは文書生成
署名身分,証明書の証跡,条項ライブラリ,レッドラインニング,義務管理,または大量文書の構成が決定を促すときに専門的なツールを選択します.
A Jodoo作業流は,すべての専門的な制御を提供しているふりをせずに,準備し,路線を定める,および転送を追跡することができます.QMS,検証されたコンテンツまたは記録プラットフォーム
規制の検証,公式な訓練制御,電子記録要件または監査特定コンテンツ管理が必須である場合に認証された専門システムを選択します.
記録システムを選択する前に,テスト検証,保存,アクセス,監査,および変更制御の要件を明示的に確認する.評価チェックリスト
すべてのプラットフォームを同じドキュメントシナリオでテストする
本物の文書,1回復習,1回返品1回 遅刻された受信者 1回送付未遂 そのテストから得た証跡は,特徴数表よりも有用です.
| 評価領域 | 決定問題 | 要求する証跡 |
|---|---|---|
| 文書モデル | ファイル,メタデータ,担当者,バージョン,関連記録,必要な証跡が繋がっていけるか? | 修正と補足した添付付きのレコードを作成する. |
| ルーティング | 規則は連続,並行,返還,委託,遅延および例外の経路を表現できますか? | 通常のレビューと変更された承認者による差し戻し審査を行います. |
| 決定の証跡 | 各承認は文書の正確なバージョンとレビュー文脈に結びついているか? | バージョン,レビュー者,結果,日付,コメント,履歴を一緒に開きます. |
| 承認後作業 | 解放,通知,生成,承認,および更新作業が割り当てられ,観察されるか? | 承認された記録を公表し, 受信者の1人に遅刻を告げる. |
| 統合境界線 | リポジトリの担当,同期指針,故障処理,許可は明示されているか? | 断ち切って,失敗した物体が持ち主であることを確認してください. |
| 運用洞察力 | チームには待機時間,帰還理由,遅刻作業,審査員の荷物,完成を把握できるのか? | 各ダッシュボードのメーターの後ろにあるソースレコードを開きます. |
テンプレート
共通のビジネスプロセスのためのドキュメントワークフローテンプレート
1つの文書記録とそのレビュー経路から始めましょう 契約,請求書,クライアント,従業員,ポリシー,変更制御,または作業指示のテンプレートを追加するには,プロセスは特定の担当者,決定,システム境界が必要である場合のみです.
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6つのドキュメントワークフロー自動化プラットフォームを使用例によって比較する:設定可能なビジネスワークフルー,文書管理,Microsoft 365の承認,および文書生成と電子署名プラスOCRまたはインテリジェントを追加するとき 文書処理
管理文書台帳 / 契約承認ワークフロー / 顧客向け書類依頼フォームテンプレートよくある質問
ドキュメントワークフロー自動化に関する質問
文書ワークフロー管理ソフトウェアとは？
ドキュメントワークフロー管理ソフトウェアは,ドキュメント,バージョン,担当者,レビュー段階,期限,決定,例外,証跡,およびリポジトリ転送をひとつのワークフルー記録に接続します. 自動化はルーティング,リマインダー,エスカレーション,ステータス変更,その他の繰り返されるアクションを実行します
ドキュメントワークフロー自動化とは?
ドキュメントワークフロー自動化により,ドキュメントまたは文書要求がどのようにキャプチャされ,分類され,レビューされ,承認され,生成され,リリースされ,配布され,認められ,更新され,閉鎖されるかを調整します. ファイルは担当者,規則,決定,期限,証跡,例外,およびステータス史にリンクします
文書管理とワークフロー自動化との違いは何ですか?
ドキュメント管理は通常,ストレージ,組織,検索,アクセス,保存,およびコンテンツガバナンスに焦点を当てます. ワークフロー自動化は,文書の交付,規則,承認,行動,例外および報告に焦点を当てています. プラットフォームは両方の領域をカバーするか,ワークフロー層が作業を調整する一方,DMSまたはECMは権威のあるリポジトリであり続ける可能性があります.
ドキュメントワークフロー自動化プラットフォームをどのように選ぶか?
作品を所有する層から始めましょう 入力,ルーティング,承認,担当,例外およびダッシュボードが中心である場合,構成可能なワークフロープラットフォームを選択する. 協定の実行;文書分類および抽出のためのIDPツール;または規制された制御が義務付けられている場合,検証された専門システム.
出来るJodoo文書の審査と承認作業を自動化する?
- そうだ Jodooはフォーム,ドキュメントメタデータ,関連レコード,条件付きルーティング,人間の承認,返済作業,思い出,許可,生成された文書,統合,ダッシュボード,および履歴を接続できます. 文書の担当者となるシステムについて決定する前に,正確なリポジトリ,保存,署名,認証および規制要件を検証する.
どの文書プロセスは自動化できるのか?
共通の出発点は,制御された文書とSOP,契約審査,請求書の承認,クライアントの書類要求,従業員のドキュメント要求,ポリシー確認,変更管理および作業指示レビューです. 引き出物,担当者,決定,例外経路,完成の定義が明確である 一つのプロセスから始めましょう
文書ワークフローソフトウェアをチームはどう評価すべきか?
正規のレビュー,修正,返却決定,遅延された受信者,システム転送が失敗したときに リアルなドキュメントを実行します 正確なバージョン,レビュー者,コメント,決定,担当者,締め切り,例外,歴史が関連していることを確認します.
次のステップ
文書のレビュー,返却,承認,およびリリースを通して実行する
制御されたドキュメントアプリを開き,通常のレビューと差し戻ししたレビューを1つテストし,メタデータ,レビュー者,許可,締め切り,承認後アクション,およびダッシュボードをプロセスに合わせて調整します.
無料でスタート クレジットカードは必要ありません.