文書が進んだとき、次に誰が動くかを明示
受信箱での催促を、受付、完全性確認、レビュー、差し戻し、承認、発行、例外復旧の見える経路に置き換えます。
良い自動化はファイルを転送するだけではありません。業務レコード、正確な版、判断、次の手順に必要な証跡を保持します。
Jodooの5ユーザーまでの無料プランから開始。クレジットカードは不要です。
- レビュー段階と判断を文書と一緒に保持
- 差し戻し、期限超過、受領確認の作業を可視化
- 文書番号と版に紐づくキュー
メール宛先ではなく、判断を中心に経路を設計
各遷移は、何が変わったか、次の担当者は誰か、必要な証跡は何かを答えられるべきです。
- 起点
提出または改訂が到着
フォーム、インポート、業務イベント、連携からレコードを作成し、承認済みファイル場所と現行版を保持します。
- 確認
準備完了を確認
レビュー開始前に、種類、文脈、担当者、版、添付、条件付き証跡を必須にします。
- レビュー
適切な担当者が判断
種類、リスク、金額、地域、拠点、部門に応じたレビュー段階を割り当てます。
- 復旧
差し戻しと遅延を見える状態に
差し戻し理由、改訂担当、エスカレーション、期限履歴をレコードに保持します。
- 完了
結果を届ける
状態を更新し、対象者へ通知し、後続作業を作り、最終証跡を依頼に残します。
担当者と失敗経路が明確な引き渡しだけ自動化
信頼できるワークフローは、人の判断、レコード更新、通知、連携をまとめ、エラーを隠しません。
レビュー担当を割り当てる
種類、リスク、地域、部門に応じて担当が決まる
担当者が不在、または規則で該当者が見つからない
改訂へ差し戻す
文書が不完全または不適切
作成者が指摘理由を直さず再提出
リマインダーを送る
期限を迎えた作業が未完了
繰り返し通知が増えるだけでエスカレーションされない
別システムを呼び出す
別システムが元ファイルや業務対象を保管
認証、マッピング、タイムアウト、重複、競合の失敗
各ロールに次の判断を表示
巨大な文書一覧はワークフローではありません。同じレコードを責任と状態に応じてロール別に絞ります。
提出者
ドラフト、不足情報、差し戻し、完了した依頼と各状態の理由。
レビュー担当
期限内の自分のレビュー、代理作業、必要証跡、並行レビュー進捗、過去の判断。
工程責任者
未割当、期限超過、再差し戻し、連携失敗、長期滞留を経路別に表示。
管理者
件数、段階、例外構成、ボトルネック、元レコードへの移動。飾りのグラフではありません。
ワークフローデモが避けがちなケースを実行
正常承認だけではほとんど証明できません。本番前に代表的な例外を投入します。
不完全な提出
レビューを開始できないか、具体的理由で差し戻す
検証、差し戻し判断、担当者、再提出履歴
並行レビューの不一致
定義した判断規則に従う
個別判断、コメント、最終結果、監査履歴
レビュー担当不在
代理またはエスカレーション後も責任を保持
元担当、新担当、理由、時刻
連携失敗
復旧可能な例外状態に入る
ペイロード参照、エラー、再試行判断、最終結果
通知だけでなく判断履歴を自動化
ファイル、メタデータ、ワークフロー状態、次のアクションをつなげます。
文書ワークフローとは何ですか？
文書関連レコードを提出から所定の結果へ動かす、起点、確認、割り当て、レビュー、判断、更新、引き渡しの連続です。
並行承認を含められますか？
はい。並行担当、完了条件、判断競合の解決、エスカレーション時点、保存する証跡を定義します。
ファイルはJodooに保存すべきですか？
要件を満たせば添付できます。SharePoint、Drive、Box、Dropboxなどに保管する場合、Jodooは承認済み場所を記録し、周辺の依頼、判断、フォローを管理します。
誰がワークフローを変更できますか？
訓練済みJodoo業務管理者が、項目、選択肢、レビュー段階、権限、ロール画面、ダッシュボードを調整できます。正式な承認規則、通知、連携は必要に応じて設定・テストします。
受信箱では処理できない経路を構築
不完全、差し戻し、期限超過が多い文書を一つ選び、詳細、判断、担当、復旧経路が見えることを確認します。