ドラフトから廃止までの工程を構築
システムが支えるライフサイクル、ロール、証跡、例外経路、発行規則、現場責任を定義します。
この順序で設計し、組織に適用される法務、品質、記録、プライバシー、規制要件を加えます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
- ライフサイクルと判断のマップ
- 最小限のレコード・ロール設計
- 稼働前の例外テスト
8つの明確な手順で統制システムを構築
各手順が次の設定判断の土台になります。
- 01
範囲を定義
対象の文書群、拠点、工程、リスク、正本システム、適用要件を列挙します。
- 02
ロールを定義
作成者、文書責任者、レビュー者、承認者、発行者、受領者、研修者、検証者、管理者を分けます。
- 03
識別と版を設計
識別子、タイトル、種類、採番、改訂規則、変更概要、差し替え関係を定義します。
- 04
レビュー・承認ゲートを設定
準備確認、条件付き担当者、判断規則、差し戻し、期限、代理、証跡を指定します。
- 05
発行を定義
承認、発効日、対象者、アクセス、配布、研修、受領確認を調整します。
- 06
旧版を完了
使用場所を特定し、差し替えを確認し、未解決拠点・受領者を表示します。
- 07
レビューと廃止を予定
定期レビュー、更新、置換、アーカイブ、適任者による廃棄作業を作成します。
- 08
変更をテスト・統制
通常・例外ケースを実行し、管理者権限と設定判断を保存します。
各統制判断に項目、ロール、見える状態を与える
残作業を隠す状態名を避けます。
レビュー準備済みか？
文書種類、情報源、担当、改訂、変更理由、影響範囲、必要証跡
作成者と文書責任者
発行承認済みか？
レビュー判断、差し戻し解決、承認者、承認版、日付
指名レビュー者と承認者
使用準備済みか？
発効日、拠点、ロール、配布、研修、受領確認、依存関係
発行者と業務責任者
安全に廃止できるか？
差し替え、確認済み場所、未解決例外、保存判断、廃棄権限
文書、記録、工程の責任者
通常経路が壊れたときの動作を決める
例外処理は統制の一部で、後付けではありません。
緊急変更
承認者、暫定証跡、限定範囲、通常レビューの期限を定義します。
却下または差し戻し
正確な版、理由、担当、期限、解決、再開経路を保存します。
定期レビュー超過
リスクと担当を表示し、使用継続を判断し、次回日付を勝手に変えずエスカレーションします。
非統制コピーを発見
使用場所、影響業務、差し替え、検証担当、是正フォローを特定します。
図だけでなくレコードで統制を証明
実文書が依存する前に代表データを使います。
現行版の検索
権限者は発行済みの一版だけを見つけ、他は非現行と明示される
検索、権限、状態、発効日、版履歴
差し戻された改訂
理由と正確なファイルが正しい担当へ戻り、経路へ正しく復帰
判断、コメント、担当、再提出、監査履歴
拠点・ロール別発行
対象者だけに作業を配り、未確認を表示
配布、研修、受領確認、例外キュー
管理者による変更
訓練済み責任者が条件付きレビュー者を追加し、既存レコードを壊さずテスト
設定変更、テスト、権限、ロールバック計画
各統制を観察可能に
組織は文書が現在状態へ至った経緯を示せる必要があります。
文書統制の一般的な段階は？
ドラフト、準備確認、レビュー、差し戻し・改訂、承認、発行、配布、受領確認・研修、定期レビュー、置換、廃止が一般的です。必要な状態だけ使います。
統制文書は誰が承認すべきですか？
権限は主題、リスク、範囲、適用要件で決まります。非公式な宛先一覧ではなく、ロール規則と個人責任を定めます。
文書はどのくらいの頻度でレビューしますか？
種類、リスク、変更頻度、要件で周期を決めます。工程、設備、製品、規制、組織、証跡の変更時にもレビューします。
Jodooは文書統制ワークフローに対応しますか？
構成可能なフォーム、レコード、ワークフロー、権限、通知、画面、ダッシュボード、監査履歴に対応します。専用QMS、署名、記録、保存、規制要件は別途検証します。
全ライフサイクルを証明する最小ワークフローを構築
Jodooの例を使い、ロール、ゲート、証跡、例外、発行規則、稼働前テストを、チームが実行・確認できる工程へ変えます。