次の対応は誰が担当するか
案件の担当者と、次の作業の担当者は必ずしも同じではありません。案件に責任を持つ担当法務と、対応事項の担当者・期限を並べて表示します。担当法務が文書を作成中であるかのように見せずに、事業部門からの情報提供待ちを把握できます。
企業法務向け業務量管理ソフトウェア
担当法務ごとの未完了案件を比較し、期限を超えた対応と今後7日間の予定を確認できます。対応中の業務と、事業部門や社外弁護士の対応待ちの案件を区別して管理します。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
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担当法務ごとの件数を数える前に、対応予定を確認
同じ案件数でも、担当法務によって業務負荷は大きく異なります。台帳を手掛かりに、緊急度、作業量、他の対応への依存関係、次の判断について話し合いましょう。
今週、本当に対応が必要なのは何か
次の対応日を、優先度や背景と合わせて確認します。不足情報の回答期限超過、時間の限られた交渉、通常の規程改訂では、必要な対応が異なります。日付の近くに、緊急の理由と必要な対応を記載します。
どこで業務が止まっているか
依頼者待ちや社外弁護士待ちの案件を、社内で対応中の業務と分けて表示します。停滞している案件にも、フォローアップ担当者が必要です。同じ不足資料や外部からの成果物が未解決のままであれば、担当を変えるだけでは改善しません。
定期的なチーム確認で、より適切に担当を割り当てる
担当未定の依頼と緊急の依頼から確認する
新たな業務を割り当てる前に、入ってきた依頼を確認します。情報がそろっているか、緊急性に根拠があるか、初回回答の責任者が決まっているかを確かめます。確認が必要な依頼は、受付一覧で扱います。
次の対応予定を確認する
担当法務ごとの案件一覧と、関連する対応事項台帳を確認します。次に必要なこと、予定を動かせること、他のメンバーが支援できることを話し合います。サンプルが提供するのは、整理された一覧と期限です。法務の工数を自動予測したり、業務配分を最適化したりするものではありません。
具体的に見直す
案件や対応事項の担当変更、合意した事業上の日付の見直し、不足情報の依頼、外部への依頼範囲の絞り込みなどを行います。更新後の担当者と次の対応を記録してください。会議メモを残すだけで対応予定が更新されなければ、翌週の状況は改善しにくくなります。
次回の確認で変化を確かめる
進捗報告では、対応の完了と計画の変更を区別します。日付が繰り返し動く場合は、日付の更新を進捗と見なすのではなく、理由を話し合いましょう。報告内容は共有相手に合わせ、機微な案件情報を不必要に開示しないようにします。
同じメンバーが法務以外の業務も担当する場合は、より広い視点で次の方法も検討できます： リソース管理の進め方 →
業務量の兆候を、具体的な対応につなげる
| 兆候 | 確認すること | 有効な次の対応 |
|---|---|---|
| 1人の担当法務に複数の案件が集中 | 次の対応予定が同じ週に集中していないか。 | 優先順位を話し合い、必要に応じて具体的な業務の担当を変更します。 |
| 依頼者待ちの案件 | 具体的に何の情報が不足し、誰が提供するのか。 | フォローアップ担当者と回答希望日を確認します。 |
| 社外弁護士の成果物の提出期限 | 合意した依頼範囲は今も適切で、提出は予定どおりか。 | 進捗報告を求めるか、依頼範囲の変更を検討します。 |
| 対応事項の期限超過 | その対応は今も必要か、何かに阻まれているか、すでに完了しているか。 | レコードを修正し、次の対応予定を合意します。 |
| 審査可能な案件 | 回答が送付され、完了を妨げる作業が解消されているか。 | 手動で完了とするのではなく、標準の完了審査に提出します。 |
チームの働き方に合わせてボードを調整
部署、事業部門、業務種別、実用的な工数区分など、業務量の話し合いに役立つ情報を追加できます。Jodooなら、元の案件レコードを作り直さずに、フィールドやダッシュボードの分類を変更できます。説明も更新もできない採点方式を持ち込むことは避けましょう。
サンプルは、案件の担当と、対応予定、進捗報告、審査を関連付けます。メールの自動読み取り、法的な複雑さの見積もり、担当法務の空き状況の推定は行いません。時間記録、カレンダーに基づく対応余力、法務費用の専門データが不可欠な場合は、必要な連携を定義するか、それらを提供する製品を選んでください。
ボードはチームで状況を確認するために使い、専門家の判断も合わせて活用しましょう。複雑な少数の案件が、日常的な依頼の長い一覧より大きな負荷になることもあります。件数から根拠のない業績評価を下さず、有益な確認につなげられるよう、詳細なレコードも参照できる状態にします。
法務の業務量管理ソフトウェアに関するよくある質問
Jodooは担当法務間の業務量を自動で均等化しますか？
サンプルは、担当の可視化、一覧管理、業務量の話し合いを支援します。専門性、法的な複雑さ、カレンダーの空き状況、利益相反を自動で評価して業務を割り当てるものではありません。合意したカテゴリに応じた振り分けルールは設定できますが、担当の決定は権限を持つ人が行います。
法務の業務量は、未完了案件数だけで測るべきですか？
いいえ。業務種別、今後の対応予定、他の対応への依存関係に加え、記録している場合は実際の工数も考慮してください。案件数は依頼量や担当状況を示しますが、それだけでは担当法務の対応余力や業績を適切に評価できません。
情報待ちの案件を、対応中の業務と分けられますか？
はい。サンプルでは、依頼者待ち、社外弁護士待ち、対応中、完了審査中を区別しています。待機中のまま放置されないよう、次の対応と確認日も設定します。
業務量ボードはどの程度の頻度で確認すべきですか？
依頼量と期限に合った頻度を選びます。定期的な短い確認で通常の優先順位を調整し、本当に緊急の業務には別のエスカレーション経路を設けるとよいでしょう。会議の合間も役立つボードにするため、日付と担当を誰が更新するかを合意します。