相談内容を提出する
依頼者は、希望する結果と、その日付が重要な理由を説明します。参考資料は必要な場合にのみ求めます。法務に依頼すべきことと他の窓口に相談すべきことが分かるように、サービスの対象範囲を明示します。
社内からの依頼を明確にする法務依頼受付ソフトウェア
事業部門が法務に相談する窓口を1つにまとめます。必要な背景情報を集め、不足があれば差し戻し、指定の審査担当者が対応の可否を判断できます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
架空のサンプルを確認できます。プレビューやアプリの利用にはサインインしてください。
依頼に応じて必要な質問を表示
長い質問票を全員に課すと、日常的な依頼がしにくくなり、それでも重要な情報が抜けることがあります。共通の質問は簡潔にし、選択した依頼種別に必要な質問だけを表示します。
| 依頼種別 | 収集する背景情報 | 審査担当者が判断すること |
|---|---|---|
| 取引契約 | 相手方、取引概要、希望する結果、事業上の期限 | 審査を割り当てられるだけの範囲が明確になっているか。 |
| 労務に関する相談 | 手続き上の質問、関連する背景、求める助言 | 不要な個人情報を集めずに、法務が判断に必要な背景を把握できるか。 |
| 社内規程の審査 | 規程名、改訂内容、対象部門、変更案 | 審査対象の草案があり、規程に関する判断の責任者が明確か。 |
| その他の業務相談 | 関連する事実、希望する結果、緊急度 | 社内法務サービスの対象となる依頼か。 |
不備のある依頼を、見えない作業にしない
情報の充足状況と対応範囲を確認する
指定の審査担当者が、カテゴリ、背景、期限、希望する結果を確認します。サンプルでは、追加情報が必要とされた依頼をそのまま受理することはできません。別途メールでやり取りを始める代わりに、具体的な説明を添えて差し戻せます。
修正して再提出する
依頼者は、標準ワークフロー内の同じレコードを更新して再提出します。過去の審査履歴は依頼に紐付いたまま残ります。審査担当者は、修正された背景情報を確認してから、受理または対応辞退を判断します。
受理後の担当を明確にする
誰が対応するかを記録し、必要な場合に案件を登録します。簡単な確認であれば、新たな案件は必ずしも必要ありません。受理後に担当不在のまま滞留しないよう、引き継ぎを明確にします。
受付でよくある例外にも対応しやすく
期限が迫っているのに理由が分からない
助言が必要な業務上の予定、事業部門がその予定を把握した時期、日付を変更した場合の影響を確認します。優先順位の判断に役立つ情報です。アプリは事業上の期限を記録しますが、法令上・裁判上の期限は計算しません。
依頼に機微な個人情報が含まれている
受付では、依頼の振り分けと判断に必要な情報に絞ります。機微な元資料には、必要に応じてアクセスが制限された承認済みの共有手段を使います。実際の依頼を受け付ける前に、導入環境の権限を設定してください。サンプルには架空の情報を使用しています。
法務サービスの対象外の依頼である
理由と適切な次の相談先を示して、対応を辞退します。たとえば、個人的な法律相談を説明もなく社内業務の受付一覧に取り込むべきではありません。対応中かどうか依頼者が迷わないよう、判断を記録します。
契約に関する依頼には、次のフォームをご利用ください： 契約依頼受付フォーム →
システムを乗り換えずに受付を改善
Jodooなら、法務業務の管理者が、サービスの変化に合わせてフィールド、カテゴリの選択肢、条件付きの質問、標準の審査手順を調整できます。新しい取引プロセスに必要な情報は、その審査に関係する質問として追加し、すべての依頼者に長いフォームを求めずに済みます。
サンプルでは、入力と審査の役割を分けています。事業部門の依頼者は、開始ステップで審査担当者の受理・対応辞退を選べません。標準の差し戻し・再提出機能で同じワークフロー内で修正でき、受付一覧では依頼と不足情報をまとめて確認できます。
フォーム以外でも、サービスへの期待値を合わせましょう。受付担当者、通常の振り分け頻度、緊急の定義、依頼者からの確認方法を合意します。ソフトウェアは引き継ぎを可視化できますが、曖昧な社内サービス方針そのものを解決することはできません。
1つの依頼カテゴリと明確な引き継ぎから始める
最初に試すシナリオ
営業部門が販売代理店契約の審査を依頼し、相手方、取引概要、希望する結果、希望日を入力します。取引概要が不足していれば、審査担当者が依頼を差し戻します。修正後の依頼を受理し、法務業務の担当を割り当てます。
受付担当者が使いやすい一覧
追加情報待ちの依頼と、振り分け可能な依頼を分けて管理します。依頼を開き、事業上の期限と不足情報を確認して、明確な回答や修正依頼を返します。受理した業務を案件にする際も、担当者と元の依頼への参照を引き継ぎます。
法務依頼受付ソフトウェアに関するよくある質問
法律事務所の顧客受付システムですか？
このサンプルは、事業部門が社内の法務チームに支援を依頼するためのものです。法律事務所の見込み顧客の確認、委任契約書、本人確認、預り金会計、法律事務所向け業務管理との連携は、別の要件になります。これらが主な目的である場合は、専用ツールを検討してください。
共通の受付フィールドには何を設定すべきですか？
依頼者、部署、依頼種別、相談内容、希望する結果、希望日、緊急の理由から始めます。必要に応じて添付ファイルやカテゴリ固有の背景情報を加えます。質問をできるだけ増やすのではなく、次の判断に十分な情報を集めることが目的です。
スマートフォンでもフォームを使えますか？
Jodooはモバイルでのフォーム入力に対応しており、サンプルの依頼フォームもスマートフォンで開けます。共通の質問を簡潔にし、実際に使うカテゴリ、ファイルの扱い、権限を確認してください。モバイル画面でも同じ依頼カテゴリを選べ、関連する質問が表示されます。
依頼の受理は、元の取引の承認になりますか？
いいえ。受理は、法務がその依頼に対応するという意味です。契約の承認、取引の決裁、その他の業務判断には、別のワークフローと権限を持つ承認者が必要な場合があります。受付ステータスが実行の許可と誤解されないよう、それぞれの判断を明確に区別します。