担当者が訪問を受入
到着前に、訪問者、目的、到着時間帯、行き先、必要な準備を確認します。
承認は招待記録にひも付きます。モバイル訪問者管理アプリ
モバイルチェックインと担当者更新に対応する訪問者管理アプリ
受付、担当者、現場コーディネーターが、モバイル対応ビューから到着準備、引き渡し確認、現在の訪問更新、例外記録、退出完了を行えます。
モバイルは特定の作業を短くするために使い、受付ダッシュボード全体をスマートフォンに詰め込まないようにします。到着、担当者の応答、同行、在場更新、証明資料、退出に絞ります。
- 実用的なモバイル対応訪問フォーム
- 担当者の応答と在場更新
- デスクトップ管理ダッシュボードも利用可能
モバイル訪問者チェックイン訪問を準備し、担当者を確認し、現場から到着を更新
スマートフォンでは次の訪問者対応に集中し、受付と管理者はデスクトップで全体管理ビューを利用できます。
モバイル対応の訪問者フォームスマートフォン作業の背後にあるダッシュボード、訪問記録、例外一覧を見る
モバイルでの操作は、受付と管理者が使う同じ訪問者レコードを更新します。各ビューを開き、到着から退出までの流れを確認できます。
すべての項目ではなく次の行動をスマートフォンに表示
各役割には、正しく更新するための十分な情報を伴う小さな作業が必要です。
受付が訪問を開始
到着予定訪問者を検索し、確認結果を確かめ、バッジを発行して到着を記録します。
訪問者行を重複させません。担当者が引取を記録
訪問者が受付を離れる際に、引き渡しと現在の行き先を確認します。
待機状態が現在の在場状況になります。コーディネーターが例外を登録
問題、重大度、担当者、対応期限、次の対応を選び、必要に応じて証明資料を添付します。
問題が例外一覧に入ります。担当者が退出を完了
現在の訪問から、退出、バッジ返却、未解決のフォローアップ、完了処理を記録します。
在場者一覧が正確になります。各画面を得意な作業に使う
モバイルアプリは管理室を補完するもので、同じ機能をすべて複製する必要はありません。
| 表示する情報 | 最適な用途 | 画面に表示しないもの |
|---|---|---|
| モバイル担当者ビュー | 承認、受入、引取、行き先変更、退出確認 | 拠点全体の詳細ダッシュボードと無関係な訪問 |
| モバイル受付フォーム | 予定訪問を検索し、到着、バッジ、同行者、状況を確認 | 長期的なポリシー管理と拠点横断レポート |
| モバイル例外フォーム | 問題、重大度、担当者、対応期限、証明資料、完了処理 | 詳細な傾向分析 |
| デスクトップ受付 | 到着予定、待機中、在場中、超過、履歴、現在の対応一覧 | 混雑する到着時を想定した項目レベルの設計 |
| デスクトップ管理 | 項目、選択肢、役割、ルール、リマインダー、連携、ダッシュボード | 通常の到着更新 |
現場業務の変化に合わせてフォームを変更
モバイル定着には、フォームが実際の引き渡しに合い、役立つ情報だけを尋ねることが重要です。
固定されたモバイル業務では、現場に変更が届くまでにバックログの優先順位付け、開発、アプリテスト、展開、端末配布を待つ場合があります。
訓練を受けた管理者なら、ネイティブアプリのリリースを待たず、対象を絞った項目、選択肢、ルール、役割別ビュー、リマインダーを同じ作業時間内にテストできることがよくあります。
- 「同行者が迎えに来た」アクションを追加
- 破損して返却されたバッジの写真を必須化
- 担当者の現在の訪問者だけを表示
- 予定時刻を過ぎたら退出を促す
訪問者管理アプリに関する質問
01訪問者はスマートフォンからチェックインできますか？+
モバイル対応Webフォームで訪問情報や到着更新を収集できます。本人確認、バッジ、キオスク、入退室管理の具体的な手順は、拠点ポリシーと専用機器に合わせる必要があります。
02担当者はモバイルから訪問を承認できますか？+
はい。担当者に訪問者、目的、時間、拠点、行き先、必要証明に絞った申請を提供し、判断と差戻し理由を記録します。
03ダッシュボードはモバイル対応にすべきですか？+
現場コーディネーターに役立つなら役割別の簡潔な要約をモバイルに表示します。拠点全体の詳細な傾向・ドリルダウンは読みやすいデスクトップに残します。
04モバイル利用に別途アプリ開発が必要ですか？+
JodooのフォームとタスクビューはWebベースでモバイル対応です。訓練を受けた管理者なら、カスタムネイティブアプリをリリースせずに設定済み画面を更新できます。
05実際のスマートフォンで何をテストすべきですか？+
実際の拠点で、受付、必須項目、選択操作、日付、添付、カメラアクセス、担当者応答、通信不良、入力検証、エラー復旧、退出を試します。
実際の訪問者業務を試す
訪問者アプリを使う実際のスマートフォンで到着と例外を1件試す
現場で実際に使う端末、ネットワーク、役割、フォーム、添付、引き渡し条件で試します。