委員会管理ソフトウェア
会議、議事録、フォローアップのための委員会管理ソフトウェア
委員と任期を、議題、定足数、決定事項、議事録、担当者付きの対応事項と連携し、会議と会議の間も委員会の活動を進められます。
サンプルには、公開済みの議題、定足数を満たして終了し議事録が未作成の会議、進行できない対応事項、終了間近の任期、欠員となっている書記の役職が含まれています。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
会議、決定事項、対応事項を委員名簿と連携
会議の合間にも役立つ委員会記録を維持
委員名簿で誰が務めているかを把握し、会議記録で委員会の決定内容と対応が必要な担当者を確認できます。
議題と資料を公開
委員が準備できるよう、会議の目的、議題、関連資料を余裕を持って登録します。
出席と定足数を確認
出席予定者、実際の出席者、定足数の充足状況を記録し、決定時の状況を明確にします。
決定事項と議事録を記録
結果をメールの中に埋もれさせず、決議、簡潔な議事録、会議の状態を記録します。
対応事項を割り当て、完了まで管理
各フォローアップに担当者、期限、状態を設定し、完了した内容も次の会議に向けて残します。
名簿だけでは見えないリスクを把握
名簿でわかるのは登録されている人であり、委員会が機能できる状態かどうかまではわかりません。
役員の欠員
ガバナンス委員会の書記は欠員のままで、任期と就任資格に関するメモが記録されています。
任期満了が近い委員
Daniel Ortizのイベント委員会での任期満了を、次回の年次総会前に把握できます。
会員資格の変更
会員資格の停止や失効をきっかけに確認を開始し、過去の活動履歴はそのまま保持できます。
利益相反に関する注記
申告された関係や制限事項を、意思決定者が確認する委員の担当記録に紐づけて保持します。
会議運営と会員資格に関わるリスクをまとめて把握
必要な情報を確認できるビューで、事務局の会議準備から会議後のフォローまで支援します。
遅れている、または進められない対応は？
すべての議事録を読み返す代わりに、委員会、担当者、期限、対応状況で絞り込めます。
未完成の議事録は？
会議が終了していても議事録が未完成なら、記録を確定できるまで一覧に表示します。
この会議で議決できる？
決議を確定する前に、定足数を満たしているか、利益相反が申告されていないかを確認します。
対応が必要な任期や欠員は？
任期満了が近い委員や欠員を早めに把握し、過去の活動履歴を保持したまま後任の選定を始められます。
委員会の記録を、確認したい内容に応じて使い分ける
委員名簿、会議、対応事項を分けて管理することで、履歴を保持しながら次に必要な対応を把握できます。
| レコード | 確認できること | 職員が対応する内容 |
|---|---|---|
| 委員の役職・任期 | 誰が、どの役職を、いつまで担当する？ | 欠員、任期満了、就任資格 |
| 会議 | 委員会はいつ開催され、議題の準備はできている？ | 議題、会議資料、出席状況、進行状況 |
| 定足数と議決 | 委員会は議決できる状態にあり、何を承認した？ | 定足数の充足状況、利益相反、決議 |
| 分 | 会員が後から参照できるようにすべき内容は？ | 要約、決定の経緯、完了状況 |
| 対応事項 | フォローアップの担当者は誰で、期限はいつ？ | 未着手、保留、期限超過、完了した業務 |
Jodooで構築する理由
開発プロジェクトを待たずに、委員会運営を改善
チームが実際に使う情報、意思決定、フォローアップに合わせて、委員会運営の仕組みを構築できます。権限を持つ職員は、コードを書かずにフォーム、ワークフロー、絞り込みビュー、ダッシュボードを変更できます。
すぐに使える委員会運営アプリから始め、運営担当者がニーズの変化に合わせて項目、ワークフロー、レポートを改善できます。情報項目とルールを調整
委員会運営に必要な項目、分類、例外対応の流れを追加し、運営方針の変化に合わせて見直せます。
適切な担当者に判断を割り当てる
委員会運営で人による判断が必要な場合は、担当者を指定した審査タスク、修正のための差し戻し、権限設定を活用し、誰でもステータスを変更できる運用を防ぎます。
次に取るべき行動を把握
欠員、任期満了、関連する会員資格の変更を、組織運営に支障が出る前に把握できます。
委員会運営でJodooが役立つ場面
関連する記録の連携、判断の担当者の明確化、例外の可視化が必要な委員会運営に、Jodooを活用できます。専門製品が得意とする機能は、そのまま使い続けるか連携できます。
Jodooで管理する
委員会運営に必要なフォーム、審査ステップ、対応待ち一覧、リマインダー、ダッシュボードを職員に提供します。
正式な記録を管理するシステムと連携
委員会運営で決済、会計仕訳、一斉メール配信、認証が必要な場合は、それぞれの管理元システムで処理し、職員に必要な状況を共有します。
専用プラットフォームが適している場合
機密性の高い理事会資料、認証済み議事録、正式な投票、電子署名など、日常の委員会業務を超えるガバナンス管理には、安全性の高い理事会ポータルが必要になる場合があります。
委員会管理ソフトウェアに関する質問
委員会管理ソフトウェアでは、何を管理すべきですか？
少なくとも、委員構成と任期、会議日程、議題と会議資料、出席状況と定足数、決定事項、議事録、対応担当者、期限を管理する必要があります。
1人の会員が複数の委員会に所属する場合も管理できますか？
はい。委員の担当記録を個別に作成することで、それぞれの役職と任期を独立して管理できます。
理事会向け会議ソフトウェアの代わりになりますか？
必ずしもそうではありません。Jodooでは議題、議事録、決定事項、フォローアップをまとめて管理できますが、機密性の高い理事会資料、正式な投票、認証済み議事録、電子署名には、専用のガバナンスポータルが必要になる場合があります。
任期満了をきっかけにタスクを開始できますか？
はい。任期の終了日に合わせて、リマインダー、後任選定のタスク、確認ワークフローを設定できます。
すぐに使えるサンプルから構築
この委員会アプリを使う欠員への対応が急務になる前に、委員会の継続体制を把握
在任中、任期満了が近い委員、欠員のサンプルを確認し、組織の運営体制に合わせて役職、任期、審査ステップを調整できます。