PHẦN MỀM QUẢN LÝ BAN/ỦY BAN
Phần mềm quản lý ban/ủy ban cho cuộc họp, biên bản và công việc sau họp
Liên kết thành viên và nhiệm kỳ với chương trình họp, điều kiện đủ số người tham dự, quyết định, biên bản và công việc được giao để hoạt động của ban/ủy ban luôn tiếp nối giữa các cuộc họp.
Mẫu ứng dụng có chương trình họp đã công bố, cuộc họp đã kết thúc với đủ số người tham dự theo quy định nhưng đang chờ biên bản, công việc đang bị vướng, nhiệm kỳ sắp kết thúc và vị trí thư ký còn trống.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Liên kết cuộc họp, quyết định và công việc với danh sách thành viên ban/ủy ban
Duy trì hồ sơ ban/ủy ban hữu ích giữa các cuộc họp
Danh sách thành viên cho biết ai đang đảm nhiệm vai trò; hồ sơ cuộc họp cho biết ban/ủy ban đã quyết định điều gì và ai phải thực hiện.
Công bố chương trình và tài liệu họp
Ghi rõ mục đích cuộc họp, các chủ đề và tài liệu liên quan đủ sớm để thành viên chuẩn bị.
Xác nhận tham dự và điều kiện đủ số người theo quy định
Lưu danh sách thành viên dự kiến và thực tế tham dự cùng kết quả kiểm tra số người tối thiểu để làm rõ cơ sở ra quyết định.
Ghi nhận quyết định và biên bản
Lưu nghị quyết, biên bản ngắn gọn và trạng thái cuộc họp, thay vì chỉ để kết quả trong email.
Phân công và hoàn tất công việc
Chỉ định người phụ trách, hạn hoàn thành và trạng thái cho từng công việc sau họp, đồng thời lưu lại các việc đã hoàn thành để phục vụ cuộc họp tiếp theo.
Nhận diện những rủi ro mà danh sách thành viên đơn thuần không thể hiện
Danh sách chỉ cho biết ai có tên, chưa cho biết ban/ủy ban có đủ khả năng hoạt động hay không.
Vị trí phụ trách còn trống
Vị trí thư ký của Ủy ban Quản trị vẫn còn trống, kèm thông tin nhiệm kỳ và ghi chú về điều kiện đảm nhiệm.
Nhiệm kỳ sắp kết thúc
Nhiệm kỳ của Daniel Ortiz tại Ban Sự kiện được hiển thị để theo dõi trước đại hội thường niên tiếp theo.
Thay đổi trạng thái hội viên
Việc đình chỉ hoặc hết hiệu lực tư cách hội viên có thể dẫn đến xét duyệt lại mà vẫn giữ nguyên lịch sử đảm nhiệm đã hoàn thành.
Ghi chú về xung đột lợi ích
Lưu thông tin về mối quan hệ hoặc hạn chế đã khai báo cùng hồ sơ phân công để người ra quyết định có thể xem xét.
Nắm bắt đồng thời rủi ro của cuộc họp và tình trạng hội viên
Các chế độ xem phù hợp giúp thư ký chuẩn bị cuộc họp và theo dõi công việc sau đó.
Những công việc nào đang quá hạn hoặc bị vướng mắc?
Lọc theo ban/ủy ban, người phụ trách, hạn hoàn thành và trạng thái công việc thay vì đọc từng biên bản họp.
Những biên bản nào vẫn chưa hoàn tất?
Tiếp tục hiển thị các cuộc họp đã kết thúc nhưng chưa hoàn thiện biên bản cho đến khi hồ sơ đủ điều kiện khép lại.
Cuộc họp này có đủ điều kiện ra quyết định không?
Kiểm tra kết quả xác định số người tham dự tối thiểu và các xung đột lợi ích đã khai báo trước khi chốt nghị quyết.
Những nhiệm kỳ hoặc vị trí nào cần được quan tâm?
Phát hiện sớm các phân công sắp kết thúc và vị trí còn trống để chuẩn bị người kế nhiệm, đồng thời giữ nguyên lịch sử đảm nhiệm trước đó.
Mỗi loại hồ sơ ban/ủy ban trả lời một câu hỏi riêng
Quản lý riêng danh sách thành viên, cuộc họp và công việc giúp lưu giữ lịch sử mà vẫn nắm rõ bước tiếp theo cần thực hiện.
| Bản ghi | Câu hỏi được giải đáp | Thông tin để nhân viên xử lý công việc |
|---|---|---|
| Phân công trong ban/ủy ban | Ai đảm nhiệm vai trò nào và trong bao lâu? | Vị trí còn trống, nhiệm kỳ sắp kết thúc và điều kiện tham gia |
| Cuộc họp | Khi nào ban/ủy ban họp và chương trình họp đã sẵn sàng chưa? | Chương trình họp, tài liệu, tình hình tham dự và trạng thái |
| Điều kiện ra quyết định và quyết định | Ban/ủy ban có đủ điều kiện ra quyết định không và đã thông qua nội dung gì? | Kết quả xác định số người tham dự tối thiểu, xung đột lợi ích và nghị quyết |
| Phút | Những nội dung nào cần lưu lại để thành viên tra cứu? | Nội dung tóm tắt, bối cảnh ra quyết định và việc hoàn tất hồ sơ |
| Công việc cần thực hiện | Ai phụ trách công việc sau cuộc họp và khi nào phải hoàn thành? | Công việc chưa hoàn tất, bị vướng mắc, quá hạn và đã hoàn thành |
VÌ SAO NÊN XÂY DỰNG TRÊN Jodoo
Điều chỉnh công tác quản lý ban/ủy ban mà không phải chờ một dự án phát triển phần mềm
Thiết kế công tác quản lý ban/ủy ban theo thông tin, quyết định và công việc theo dõi mà nhóm thực sự cần. Nhân viên được cấp quyền có thể thay đổi biểu mẫu, quy trình, chế độ xem có bộ lọc và bảng tổng quan mà không cần viết mã.
Bắt đầu với một ứng dụng quản lý ban/ủy ban đã hoạt động, rồi để người trực tiếp vận hành điều chỉnh các trường thông tin, quy trình và báo cáo khi nhu cầu thay đổi.Điều chỉnh hồ sơ và quy tắc
Bổ sung các trường thông tin, nhóm phân loại và luồng xử lý ngoại lệ cần thiết cho công tác quản lý ban/ủy ban, rồi điều chỉnh khi chương trình thay đổi.
Giao quyền quyết định cho đúng người
Khi công tác quản lý ban/ủy ban cần quyết định của người có trách nhiệm, hãy sử dụng nhiệm vụ xét duyệt có người phụ trách cụ thể, bước trả lại để chỉnh sửa và phân quyền rõ ràng.
Xác định bước xử lý tiếp theo
Phát hiện các vị trí còn trống, nhiệm kỳ sắp kết thúc và thay đổi liên quan đến trạng thái hội viên trước khi chúng cản trở công tác quản trị.
Vai trò của Jodoo trong quản lý ban/ủy ban
Jodoo phù hợp khi công tác quản lý ban/ủy ban cần liên kết hồ sơ, giao trách nhiệm ra quyết định và theo dõi rõ các ngoại lệ. Kết nối hoặc tiếp tục sử dụng các sản phẩm chuyên biệt cho những chức năng chúng đã đáp ứng tốt.
Quản lý trong Jodoo
Biểu mẫu, bước xét duyệt, danh sách công việc cần xử lý, lời nhắc và bảng tổng quan phục vụ công tác quản lý ban/ủy ban.
Kết nối các hệ thống lưu trữ dữ liệu chính thức
Khi công tác quản lý ban/ủy ban cần giao dịch thanh toán, bút toán kế toán, email hàng loạt hoặc xác thực, hãy thực hiện các chức năng này trong hệ thống chuyên trách và chuyển thông tin trạng thái cần thiết về cho nhân viên.
Khi nền tảng chuyên dụng là lựa chọn phù hợp hơn
Cổng thông tin bảo mật dành cho ban lãnh đạo có thể cần thiết để quản lý bộ tài liệu mật, biên bản được chứng thực, biểu quyết chính thức, chữ ký điện tử hoặc các cơ chế kiểm soát quản trị vượt ngoài công việc thường ngày của ban/ủy ban.
Câu hỏi về phần mềm quản lý ban/ủy ban
Phần mềm quản lý ban/ủy ban nên theo dõi những gì?
Tối thiểu cần theo dõi thành viên và nhiệm kỳ của ban/ủy ban, ngày họp, chương trình và tài liệu họp, tình hình tham dự và số người tham dự tối thiểu, quyết định, biên bản, người phụ trách công việc và hạn hoàn thành.
Ứng dụng có thể theo dõi một hội viên tham gia nhiều ban/ủy ban không?
Có. Sử dụng hồ sơ phân công riêng để quản lý độc lập từng vai trò và nhiệm kỳ.
Ứng dụng này có thay thế phần mềm họp ban lãnh đạo không?
Không nhất thiết. Jodoo có thể điều phối chương trình họp, biên bản, quyết định và công việc sau cuộc họp. Tuy nhiên, bộ tài liệu mật của ban lãnh đạo, biểu quyết chính thức, biên bản được chứng thực hoặc chữ ký điện tử có thể cần một cổng quản trị chuyên biệt.
Có thể tự động tạo nhiệm vụ khi nhiệm kỳ sắp kết thúc không?
Có. Thiết lập lời nhắc, nhiệm vụ chuẩn bị người kế nhiệm hoặc quy trình xét duyệt dựa trên ngày kết thúc nhiệm kỳ.
XÂY DỰNG TỪ MẪU ĐÃ HOẠT ĐỘNG
Sử dụng ứng dụng quản lý ban/ủy ban nàyChủ động chuẩn bị nhân sự kế nhiệm trước khi vị trí trống trở nên cấp bách
Xem các ví dụ về phân công đang có hiệu lực, sắp kết thúc và vị trí còn trống, rồi điều chỉnh vai trò, nhiệm kỳ và bước xét duyệt theo mô hình quản trị của bạn.