Начните с задач, работу над которыми ваш юридический отдел хочет улучшить. Разграничьте ведение дел внутри компании и управление юридической фирмой. Затем попросите показать, как каждый из отобранных продуктов помогает принимать важные для вас решения.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Изучите пример на вымышленных данных. Войдите, чтобы просмотреть приложение или начать им пользоваться.
Опишите недавнюю ситуацию, с которой было сложно справиться. Возможно, в запросах не хватало контекста, команда не могла определить следующее действие или внешний исполнитель задержал результат, а этого никто не заметил. Укажите, кого затронула проблема, какое решение задержалось и что подходящая система помогла бы увидеть.
Затем определите, какие записи нужны и на каких этапах задачи переходят от одного участника к другому. Для простого учета работы может хватить списка дел. Отделу с большим потоком внутренних запросов могут понадобиться прием и первичная оценка запросов. Другому — контроль расходов на внешних юристов, совместная работа с юридическими документами или специальные функции для судебных дел. Эти потребности связаны, но продукты для их решения не всегда взаимозаменяемы.
Составьте короткий список обязательных требований и отдельный список пожеланий. Попросите продемонстрировать необходимый рабочий процесс на записях, характерных для вашей команды. Длинный перечень функций может скрыть несколько критичных пробелов, из-за которых команда не сможет пользоваться системой.
| Категория | Основная задача | Вопросы для оценки |
|---|---|---|
| Платформа для ведения дел корпоративного юридического отдела | Учет юридической работы внутри компании, ответственных и документов, отслеживание хода работы и подготовка отчетности | Переходит ли принятый запрос в удобное рабочее пространство дела? Сможет ли команда поддерживать его в актуальном состоянии? |
| Платформа для ведения дел и управления юридическими расходами | Связь дел с работой внешних юристов, бюджетами и электронными счетами за юридические услуги | Подходят ли вам правила выставления счетов, порядок работы с поставщиками услуг и интеграции с финансовыми системами? |
| Платформа для совместной работы юристов | Координация работы с документами, задачами, знаниями и рабочими пространствами | Как команда будет управлять созданием дел, правами доступа и версиями документов? |
| Настраиваемая бизнес-платформа | Настройка записей и рабочих процессов под задачи юридического отдела | Сможете ли вы настроить и поддерживать нужные сценарии работы и средства контроля? |
| Платформа для юридической фирмы | Организация работы с клиентами юридической фирмы, часто с учетом времени и выставлением счетов | Действительно ли ваши задачи — прием обращений клиентов, оформление отношений с ними и управление работой юридической фирмы? |
Замените пример текущего процесса описанием своего. Отделяйте обязательные требования от пожеланий и фиксируйте, что каждый поставщик действительно продемонстрировал.
Браузеру не удалось скопировать рабочий лист. Выделите и скопируйте таблицу ниже.
| Задача, которую нужно решить | Как устроено сейчас | Обязательное требование или пожелание | Что должен показать поставщик | Результат / следующий вопрос |
|---|---|---|---|---|
| Прием запросов | Запросы поступают по электронной почте | Обязательное требование | Вернуть неполный запрос на доработку и отправить его повторно без потери истории | — |
| Ответственность за дела | Ответственные ведут отдельные списки | Обязательное требование | Найти в одной карточке дела ответственного юриста, следующее действие и его срок | — |
| Загрузка команды | Распределение задач обсуждается на встречах | Обязательное требование | Оценить объем работы по ответственным и предстоящие задачи со сроками | — |
| Документы и доступ | Утвержденное хранилище и правила доступа | Обязательное требование | Показать связь с документом и проверить разрешение и запрет доступа в настроенной системе | — |
| Внешние юристы | Поручения и сообщения о ходе работы передаются по электронной почте | Пожелание | Связать с делом объем работ, ожидаемый результат и дату, когда нужно уточнить ход выполнения | — |
| Текущие изменения | Для новых категорий нужно менять настройки | Обязательное требование | Добавить вопрос для конкретной категории, проверяющего и представление для руководства | — |
| Специализированные юридические функции | Перечислите системы, которые необходимо сохранить | Обязательное требование | Проверить функции для судебной работы, учета расходов, обработки счетов или поиска и раскрытия электронных доказательств, а также их интеграцию | — |
Создайте запрос по коммерческому вопросу без краткого описания. Попросите проверяющего вернуть его на доработку, а заявителя — исправить и отправить повторно. Проверьте, понятны ли после этого исходный контекст и история запроса.
Назначьте ответственного за дело, добавьте конкретное действие и результат, который должен предоставить внешний исполнитель. Измените дату и проверьте очередь текущих задач. Уточните, что система обновляет автоматически, а какие данные ответственный должен обновлять вручную.
Проверьте, различает ли приложение решение по итогам проверки и фактический результат по делу. Посмотрите, что происходит с незавершенными задачами и можно ли позднее внести исправления и завершить процесс по предусмотренным правилам.
Проверьте настроенные роли и права доступа к записям с помощью согласованных тестовых учетных записей. Затем подготовьте отчет для руководства и убедитесь, что он не раскрывает сведения, не предназначенные для этой аудитории. Эти проверки доступа проводятся отдельно от демонстрации под учетной записью системного администратора.
Jodoo стоит рассмотреть, если отделу нужны собственные категории запросов, связанные записи, этапы проверки и дашборды, которые можно менять без традиционной разработки приложений. В примере связаны запросы, дела, действия, обновления статуса, поручения внешним юристам и проверка перед закрытием.
На примере проследите, как запрос проходит доработку и проверку, затем изучите связанное дело и следующие действия по нему. Прежде чем добавлять конфиденциальные записи, настройте права просмотра и изменения для каждого типа дел. Контроль процессуальных сроков, сохранение документов для судебных разбирательств, поиск и раскрытие электронных доказательств, учет клиентских средств на трастовых счетах и детальная обработка электронных счетов за юридические услуги остаются специализированными требованиями.
Если основная сложность вашей работы связана с одной из этих специализированных функций, начните отбор продуктов с решений, которые ее поддерживают. Если труднее всего организовать внутренние запросы при меняющихся требованиях и передачу задач, оцените пример Jodoo с этой точки зрения. Ни комплексная юридическая система, ни настраиваемая платформа не подходят по умолчанию любому отделу.
Уточните, какие работы по настройке, очистке и переносу данных, интеграции и обучению пользователей включены в стоимость. Спросите, кто проверяет ранее заведенные дела и действия после импорта. При сравнении стоимости подписок учитывайте и работу, необходимую для полноценного использования системы.
Узнайте, как команда сможет менять формы и рабочие процессы, выгружать записи и сохранять документы и историю при переходе на другую систему. Уточняйте актуальный состав тарифа и коммерческие условия напрямую у каждого поставщика: одного названия функции или устаревшего сравнения недостаточно.
Ориентируйтесь на основную задачу. Комплексная юридическая система может быть предпочтительнее, если нужны специализированные юридические функции и управление юридическими расходами в той же системе. Настраиваемая платформа подойдет, если главное — адаптировать внутренние записи и рабочие процессы, а команда готова отвечать за их настройку.
Попросите показать доработку входящего запроса на конкретном примере, связанное с ним дело и действие, просроченную сдачу результата внешним исполнителем, попытку закрыть дело и историю всех этих событий. Затем проверьте настроенные права доступа с помощью согласованных учетных записей. Такие сценарии дадут больше информации, чем один лишь обзор функций.
Сравнивайте актуальный состав тарифа, модель лицензирования пользователей, внедрение, перенос данных, интеграции, поддержку и регулярные изменения настроек. Подтвердите у поставщиков, что продукты отвечают важным для вас требованиям. В этом руководстве мы не делаем выводов о цене конкурента на основании отсутствия публичного прайс-листа.
Перейдите по ссылке к сравнению восьми решений: там указаны категории продуктов и вопросы, ответы на которые стоит уточнить на официальных сайтах. Держите рядом свою таблицу требований, чтобы оценивать сильные стороны каждого решения с учетом реальной работы отдела.
Откройте пример, изучите записи и создайте свою копию, чтобы адаптировать ее под работу команды.
Посмотреть пример ведения дел в Jodoo