Gửi yêu cầu thiếu thông tin
Dùng một yêu cầu về hoạt động thương mại còn thiếu phần tóm tắt. Yêu cầu người rà soát trả lại để người yêu cầu bổ sung rồi gửi lại. Kiểm tra xem có còn dễ hiểu bối cảnh ban đầu và lịch sử xử lý hay không.
Cách chọn phần mềm quản lý vụ việc pháp lý
Bắt đầu từ công việc mà bộ phận pháp chế cần cải thiện. Phân biệt nhu cầu theo dõi vụ việc trong doanh nghiệp với quản lý hoạt động hãng luật, rồi yêu cầu từng nhà cung cấp trong danh sách lựa chọn minh họa cách sản phẩm hỗ trợ những quyết định quan trọng.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá ví dụ với dữ liệu giả định. Đăng nhập để xem trước hoặc sử dụng ứng dụng.
Mô tả vấn đề trong công việc trước khi lập danh sách tính năng
Mô tả một tình huống gần đây mà đội ngũ gặp khó khăn khi quản lý. Có thể yêu cầu được gửi đến nhưng thiếu thông tin, đội ngũ không xác định được việc cần làm tiếp theo, hoặc bên ngoài bàn giao kết quả trễ hạn mà không ai nhận ra. Ghi lại ai bị ảnh hưởng, quyết định nào bị chậm trễ và một hệ thống hữu ích cần giúp đội ngũ nắm được thông tin gì.
Tiếp theo, xác định các bản ghi và bước bàn giao liên quan. Một danh sách vụ việc có thể đủ để giải quyết nhu cầu theo dõi đơn giản. Bộ phận nhận nhiều yêu cầu nội bộ có thể cần quy trình tiếp nhận, phân loại và đánh giá ban đầu. Bộ phận khác có thể cần kiểm soát chi phí luật sư bên ngoài, phối hợp xử lý tài liệu pháp lý hoặc các chức năng chuyên sâu về tố tụng. Những nhu cầu này có liên quan, nhưng không có nghĩa là mọi sản phẩm đều có thể thay thế cho nhau.
Lập danh sách ngắn các yêu cầu thiết yếu và tách riêng những tiêu chí mong muốn khác. Yêu cầu nhà cung cấp minh họa quy trình thiết yếu bằng các bản ghi tiêu biểu. Một danh sách dài các ô đánh dấu tính năng có thể che khuất một vài thiếu sót đủ khiến đội ngũ không thể sử dụng hệ thống.
So sánh các sản phẩm giải quyết cùng một nhóm công việc
| Nhóm sản phẩm | Công việc chính | Câu hỏi để đánh giá mức độ phù hợp |
|---|---|---|
| Nền tảng quản lý vụ việc cho pháp chế nội bộ | Theo dõi công việc pháp chế nội bộ, người phụ trách, tài liệu, thông tin cập nhật và báo cáo | Sau khi tiếp nhận, yêu cầu có được chuyển vào một không gian làm việc đáp ứng nhu cầu xử lý vụ việc không? Đội ngũ có thể duy trì hệ thống này không? |
| Nền tảng quản lý vụ việc và chi phí pháp lý | Kết nối vụ việc với luật sư bên ngoài, ngân sách và quy trình quản lý hóa đơn dịch vụ pháp lý điện tử | Các quy tắc về hóa đơn, quy trình làm việc với nhà cung cấp dịch vụ và khả năng tích hợp với hệ thống tài chính có phù hợp không? |
| Nền tảng cộng tác cho bộ phận pháp chế | Phối hợp công việc qua tài liệu, nhiệm vụ, kiến thức và không gian làm việc chung | Đội ngũ sẽ quản lý việc tạo vụ việc, quyền truy cập và phiên bản tài liệu như thế nào? |
| Nền tảng nghiệp vụ có thể tùy chỉnh | Xây dựng bản ghi và quy trình phù hợp với cách đội ngũ cung cấp dịch vụ | Bạn có thể cấu hình và duy trì cách sử dụng hệ thống cùng các biện pháp kiểm soát cần thiết không? |
| Nền tảng quản lý hoạt động của tổ chức hành nghề luật | Quản lý công việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng, thường có cả ghi nhận thời gian và lập hóa đơn | Tiếp nhận khách hàng, xác lập quan hệ cung cấp dịch vụ và quản lý hoạt động hành nghề có đúng là những công việc bạn cần giải quyết không? |
Dùng bảng xác định yêu cầu đối với phần mềm pháp chế
Thay quy trình minh họa bằng quy trình hiện tại của bạn. Tách riêng yêu cầu bắt buộc và tiêu chí ưu tiên, sau đó ghi lại những gì từng nhà cung cấp thực sự trình diễn.
Sao chép trang tính
Trình duyệt không thể sao chép trang tính. Hãy chọn và sao chép bảng bên dưới.
| Công việc cần thực hiện | Quy trình hiện tại | Bắt buộc hay ưu tiên | Nội dung nhà cung cấp cần trình bày | Kết quả / câu hỏi tiếp theo |
|---|---|---|---|---|
| Tiếp nhận yêu cầu | Yêu cầu được gửi qua email | Yêu cầu bắt buộc | Trả lại yêu cầu thiếu thông tin và gửi lại sau khi bổ sung mà vẫn giữ nguyên lịch sử | — |
| Người phụ trách vụ việc | Mỗi người phụ trách duy trì một danh sách riêng | Yêu cầu bắt buộc | Tìm luật sư phụ trách, đầu việc tiếp theo và thời hạn ngay trong cùng một vụ việc | — |
| Khối lượng công việc của đội ngũ | Việc phân công được trao đổi trong các cuộc họp | Yêu cầu bắt buộc | Xem khối lượng công việc cần xử lý và các đầu việc sắp đến hạn của từng người phụ trách | — |
| Tài liệu và quyền truy cập | Kho lưu trữ và chính sách truy cập đã được phê duyệt | Yêu cầu bắt buộc | Minh họa cách liên kết tài liệu và việc cho phép / từ chối truy cập trong cấu hình đã triển khai | — |
| Luật sư bên ngoài | Gửi hướng dẫn và thông tin cập nhật qua email | Tiêu chí ưu tiên | Gắn phạm vi công việc, kết quả cần bàn giao và ngày theo dõi tiếp với vụ việc | — |
| Điều chỉnh thông thường | Cần điều chỉnh khi thêm nhóm công việc mới | Yêu cầu bắt buộc | Thêm câu hỏi riêng cho từng nhóm công việc, người rà soát và chế độ xem dành cho quản lý | — |
| Nghiệp vụ pháp lý chuyên sâu | Liệt kê các hệ thống bạn cần tiếp tục sử dụng | Yêu cầu bắt buộc | Xác nhận các chức năng hỗ trợ công việc tại tòa án, quản lý chi phí, lập hóa đơn hoặc thu thập và cung cấp chứng cứ, cùng khả năng tích hợp tương ứng | — |
Yêu cầu trình diễn cách từng phần mềm trong danh sách rút gọn xử lý một vụ việc phức tạp
Phân công và tạo công việc phụ thuộc
Chỉ định người phụ trách vụ việc, xác định một việc cần làm cụ thể và một hạng mục do bên ngoài bàn giao. Thay đổi một mốc thời gian rồi kiểm tra danh sách công việc cần xử lý. Hỏi rõ hệ thống tự động cập nhật những gì và người phụ trách phải tự cập nhật những gì.
Thử đóng vụ việc khi công việc chưa hoàn tất
Kiểm tra xem ứng dụng có phân biệt quyết định của người rà soát với kết quả thực tế của vụ việc hay không. Xem công việc chưa hoàn tất được xử lý thế nào và liệu việc điều chỉnh sau đó có giúp hoàn thành quy trình như dự kiến hay không.
Kiểm tra trải nghiệm bằng tài khoản khác đã được cấp quyền
Dùng các tài khoản thử nghiệm đã thống nhất để kiểm tra quyền theo vai trò và quyền truy cập bản ghi đã cấu hình. Sau đó, chuẩn bị báo cáo cập nhật cho cấp quản lý và xác nhận báo cáo không để lộ những chi tiết không phù hợp với nhóm người xem này. Cần kiểm tra quyền truy cập riêng, ngoài phần trình diễn của quản trị viên hệ thống.
Chọn Jodoo khi nhu cầu chính là dễ điều chỉnh quy trình vận hành
Jodoo đáng cân nhắc khi bộ phận cần các nhóm yêu cầu, bản ghi liên kết, bước rà soát và bảng tổng quan riêng, đồng thời muốn điều chỉnh mà không phải phát triển ứng dụng theo cách truyền thống. Ứng dụng minh họa kết nối yêu cầu, vụ việc, việc cần làm, thông tin cập nhật, phiếu giao việc cho luật sư bên ngoài và bước rà soát trước khi đóng vụ việc.
Dùng ứng dụng minh họa để theo dõi một yêu cầu qua các bước chỉnh sửa và rà soát, rồi xem vụ việc cùng những việc cần làm tiếp theo. Cấu hình quyền xem và chỉnh sửa từng loại vụ việc trước khi đưa bản ghi chứa thông tin mật vào hệ thống. Thời hạn tố tụng, yêu cầu bảo toàn tài liệu phục vụ tố tụng, thu thập và xử lý chứng cứ điện tử, kế toán tài khoản ủy thác và quản lý chi tiết hóa đơn dịch vụ pháp lý điện tử vẫn là những nhu cầu cần giải pháp chuyên biệt.
Nếu khó khăn lớn nhất nằm ở một trong những chức năng chuyên biệt đó, hãy bắt đầu chọn phần mềm từ nhu cầu ấy. Nếu khó khăn lớn nhất là tổ chức các yêu cầu nội bộ thường xuyên thay đổi và bàn giao công việc, hãy đánh giá ứng dụng minh họa của Jodoo theo nhu cầu này. Không có bộ giải pháp pháp chế hay nền tảng có thể tùy chỉnh nào mặc nhiên phù hợp với mọi bộ phận.
Xem xét toàn bộ chi phí vận hành trước khi quyết định
Triển khai và chuyển dữ liệu
Làm rõ gói dịch vụ bao gồm những công việc nào về thiết lập, làm sạch dữ liệu, chuyển dữ liệu, tích hợp và đào tạo người dùng. Hỏi ai sẽ kiểm tra tính chính xác của dữ liệu vụ việc và việc cần làm trước đây sau khi nhập vào hệ thống. Khi so sánh phí thuê bao, hãy tính cả công sức cần thiết để đưa hệ thống vào sử dụng.
Điều chỉnh trong quá trình sử dụng và chuyển sang hệ thống khác
Hỏi cách đội ngũ chỉnh sửa biểu mẫu và quy trình trong quá trình sử dụng, cũng như cách xuất bản ghi và giữ lại tài liệu hoặc lịch sử nếu sau này chuyển hệ thống. Xác minh trực tiếp gói dịch vụ và điều khoản thương mại hiện hành với từng nhà cung cấp, thay vì chỉ dựa vào tên tính năng hoặc một bài so sánh đã cũ.
Câu hỏi về cách chọn phần mềm quản lý vụ việc pháp lý
Nên chọn bộ giải pháp pháp chế hay nền tảng có thể tùy chỉnh?
Hãy chọn theo công việc cốt lõi cần giải quyết. Bộ giải pháp pháp chế có thể phù hợp hơn khi bạn cần các chức năng pháp lý chuyên biệt và khả năng quản lý chi phí pháp lý tích hợp. Nền tảng có thể tùy chỉnh có thể phù hợp khi nhu cầu chính là dễ điều chỉnh bản ghi và quy trình nội bộ, đồng thời đội ngũ có thể tự quản lý cấu hình.
Nên yêu cầu trình diễn những gì thay vì chỉ xem bảng tổng quan chung?
Hãy yêu cầu trình diễn các tình huống thực tế: chỉnh sửa yêu cầu ở bước tiếp nhận, liên kết vụ việc với việc cần làm, theo dõi hạng mục bên ngoài bàn giao trễ hạn, thử đóng vụ việc và xem lịch sử ghi nhận sau đó. Tiếp theo, dùng các tài khoản được cấp quyền để kiểm tra quyền đã cấu hình. Những trải nghiệm này giúp bạn đánh giá rõ hơn so với việc chỉ xem giới thiệu tính năng.
Nên so sánh giá như thế nào?
So sánh gói dịch vụ hiện hành, cách tính phí theo người dùng, triển khai, chuyển dữ liệu, tích hợp, hỗ trợ và các điều chỉnh cấu hình trong quá trình sử dụng. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận khả năng đáp ứng những yêu cầu quan trọng. Hướng dẫn này không suy đoán giá của đối thủ khi không có bảng giá công khai.
Có thể so sánh các sản phẩm cụ thể ở đâu?
Xem bài so sánh được liên kết để tìm hiểu tám lựa chọn, nhóm sản phẩm tương ứng và những câu hỏi cần xác minh trên website chính thức của từng sản phẩm. Luôn đối chiếu danh sách rút gọn với bảng yêu cầu để đánh giá thế mạnh của từng sản phẩm theo công việc thực tế của bạn.
Khám phá ví dụ quản lý vụ việc trên Jodoo
Mở ví dụ, khám phá các bản ghi và tạo bản sao riêng để điều chỉnh cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Khám phá ví dụ quản lý vụ việc trên Jodoo