Gehen Sie von den Aufgaben aus, deren Bearbeitung Ihre Rechtsabteilung verbessern möchte. Unterscheiden Sie zwischen internem Vorgangsmanagement und Kanzleimanagement. Lassen Sie sich anschließend für jedes Produkt auf Ihrer engeren Liste zeigen, wie es die für Sie wichtigen Entscheidungen unterstützt.
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Sehen Sie sich ein fiktives Beispiel an. Melden Sie sich an, um die App in der Vorschau anzusehen oder zu nutzen.
Beschreiben Sie eine konkrete Situation aus der jüngeren Vergangenheit, die sich nur schwer steuern ließ. Vielleicht gingen Anfragen ohne Hintergrundinformationen ein, der nächste Schritt war für das Team nicht erkennbar oder eine externe Zuarbeit war überfällig, ohne dass es jemand bemerkte. Halten Sie fest, wer betroffen war, welche Entscheidung sich verzögerte und was ein hilfreiches System sichtbar gemacht hätte.
Bestimmen Sie anschließend, welche Datensätze und Übergaben beteiligt sind. Für eine einfache Nachverfolgung reicht möglicherweise eine Vorgangsliste. Eine Rechtsabteilung mit vielen internen Anfragen benötigt eventuell eine strukturierte Erfassung, Erstsichtung und Priorisierung. Eine andere braucht Funktionen zur Kontrolle der Kosten externer Kanzleien, zur gemeinsamen Bearbeitung juristischer Dokumente oder speziell für die Prozessführung. Diese Anforderungen hängen zusammen, machen die Produkte aber nicht beliebig austauschbar.
Halten Sie die Liste unverzichtbarer Anforderungen kurz und führen Sie Wünsche separat auf. Lassen Sie sich den erforderlichen Workflow anhand repräsentativer Datensätze im Produkt zeigen. Eine lange Checkliste kann die wenigen Lücken verdecken, die eine Nutzung durch das Team tatsächlich verhindern würden.
| Kategorie | Hauptaufgabe | Fragen zur Eignung |
|---|---|---|
| Plattform für das Vorgangsmanagement in Rechtsabteilungen | Interne Rechtsangelegenheiten, Zuständigkeiten, Dokumente und Statusmeldungen nachverfolgen und darüber berichten | Führt die Anfrageerfassung in einen gut nutzbaren Arbeitsbereich für die Vorgangsbearbeitung? Kann das Team die Plattform selbst pflegen? |
| Plattform für Vorgangsmanagement und Rechtskostenkontrolle | Rechtsvorgänge mit externen Kanzleien, Budgets und elektronischer Abrechnung verknüpfen | Passen die Abrechnungsregeln, die Abläufe für externe Dienstleister und die Anbindungen an Ihre Finanzsysteme? |
| Plattform für die Zusammenarbeit in der Rechtsabteilung | Dokumente, Aufgaben, Wissen und gemeinsame Arbeitsbereiche organisieren | Wie regelt das Team die Anlage von Vorgängen, die Zugriffsrechte und die Versionierung von Dokumenten? |
| Konfigurierbare Unternehmensplattform | Datensätze und Workflows auf die Leistungen des Teams abstimmen | Können Sie die benötigten Bedienoberflächen und Kontrollfunktionen konfigurieren und pflegen? |
| Kanzleisoftware | Die Arbeit an Mandaten organisieren, häufig einschließlich Zeiterfassung und Abrechnung | Gehören die Aufnahme neuer Mandanten, die Mandatierung und die Kanzleiverwaltung tatsächlich zu Ihren Aufgaben? |
Ersetzen Sie den beispielhaften Ist-Prozess durch Ihren eigenen. Trennen Sie Pflichtanforderungen von Wünschen und halten Sie fest, was die einzelnen Anbieter tatsächlich vorführen.
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| Benötigte Aufgabe | Bisheriges Vorgehen | Muss-Anforderung oder Wunsch | Was der Anbieter zeigen muss | Ergebnis / nächste Frage |
|---|---|---|---|---|
| Anfrageerfassung | Anfragen gehen per E-Mail ein | Pflichtanforderung | Eine unvollständige Anfrage zurückgeben und erneut einreichen, ohne den bisherigen Verlauf zu verlieren | — |
| Zuständigkeit für Vorgänge | Die Verantwortlichen führen getrennte Listen | Pflichtanforderung | Die zuständige Juristin oder den zuständigen Juristen, die nächste Aufgabe und den Termin im selben Vorgang finden | — |
| Teamauslastung | Die Aufgabenverteilung wird in Besprechungen abgestimmt | Pflichtanforderung | Arbeitsaufkommen und anstehende Zusagen je verantwortlicher Person prüfen | — |
| Dokumente und Zugriff | Freigegebene Dokumentenablage und geltende Zugriffsrichtlinie | Pflichtanforderung | In der eingerichteten Umgebung zeigen, wie Dokumente angebunden sind und welche Zugriffe erlaubt oder verweigert werden | — |
| Externe Kanzleien | Beauftragungen und Statusmeldungen per E-Mail | Wunsch | Auftragsumfang, erwartetes Arbeitsergebnis und Wiedervorlagetermin mit dem Vorgang verknüpfen | — |
| Laufende Anpassungen | Neue Kategorien erfordern Anpassungen | Pflichtanforderung | Eine Frage zur jeweiligen Kategorie, eine prüfende Person und eine Ansicht für die Leitung hinzufügen | — |
| Juristische Spezialfunktionen | Listen Sie die Systeme auf, die Sie weiterhin benötigen | Pflichtanforderung | Die benötigten Funktionen für Gerichtsverfahren, Kostensteuerung, Abrechnung oder die Offenlegung von Beweismitteln (Discovery) sowie deren Integration bestätigen | — |
Verwenden Sie eine Anfrage zu einem geschäftlichen Vorhaben, bei der die Zusammenfassung fehlt. Lassen Sie die prüfende Person die Anfrage zur Ergänzung zurückgeben. Anschließend soll die anfragende Person sie vervollständigen und erneut einreichen. Prüfen Sie, ob der ursprüngliche Kontext und der Verlauf nachvollziehbar bleiben.
Legen Sie für den Vorgang eine verantwortliche Person, eine konkrete Maßnahme und ein extern zu lieferndes Arbeitsergebnis fest. Ändern Sie einen Termin und prüfen Sie die Bearbeitungsübersicht. Fragen Sie nach, was das System automatisch aktualisiert und was die verantwortliche Person selbst pflegen muss.
Prüfen Sie, ob die Anwendung zwischen der Entscheidung der prüfenden Person und dem tatsächlichen Ergebnis des Vorgangs unterscheidet. Sehen Sie nach, was mit offenen Aufgaben geschieht und ob sich der vorgesehene Prozess nach einer späteren Korrektur abschließen lässt.
Testen Sie die eingerichteten Rollen- und Datensatzberechtigungen mit vereinbarten Testkonten. Erstellen Sie anschließend den Bericht für die Leitung und prüfen Sie, ob er nur Details enthält, die für diesen Empfängerkreis vorgesehen sind. Diese Zugriffsprüfungen sind gesondert durchzuführen; eine Vorführung durch die Systemadministration ersetzt sie nicht.
Jodoo kommt infrage, wenn Ihre Rechtsabteilung eigene Anfragekategorien, verknüpfte Datensätze, Prüfschritte und Dashboards benötigt und diese ohne klassische Anwendungsentwicklung anpassen möchte. Die Beispiel-App verknüpft Anfragen, Rechtsvorgänge, Maßnahmen, Statusmeldungen, Aufträge an externe Kanzleien und die Abschlussprüfung.
Verfolgen Sie im Beispiel, wie eine Anfrage korrigiert und geprüft wird. Sehen Sie sich anschließend den zugehörigen Vorgang und die nächsten Maßnahmen an. Legen Sie fest, wer die einzelnen Vorgangsarten einsehen und bearbeiten darf, bevor Sie vertrauliche Daten erfassen. Gerichtliche Fristen, Löschsperren zur Beweissicherung, E-Discovery, die Buchhaltung für Fremdgelder und die detaillierte elektronische Abrechnung anwaltlicher Leistungen erfordern weiterhin Spezialfunktionen.
Liegt Ihre größte Herausforderung bei einer dieser Spezialfunktionen, suchen Sie zunächst nach Lösungen mit diesem Schwerpunkt. Geht es vor allem darum, wechselnde interne Anfragen und Übergaben zu organisieren, prüfen Sie die Jodoo-Beispiel-App anhand dieser Aufgabe. Weder eine Software-Suite für Rechtsabteilungen noch eine konfigurierbare Plattform passt automatisch zu jeder Abteilung.
Klären Sie, welche Leistungen für Einrichtung, Datenbereinigung, Migration, Integration und Anwenderschulung enthalten sind. Fragen Sie, wer nach dem Import die übernommenen Vorgänge und Maßnahmen auf Richtigkeit prüft. Berücksichtigen Sie beim Vergleich der Abonnementpreise auch den Aufwand, der nötig ist, um das System einsatzbereit zu machen.
Fragen Sie, wie das Team Formulare und Workflows anpasst, Datensätze exportiert und bei einem späteren Systemwechsel Dokumente und Verlaufsdaten bewahrt. Lassen Sie sich das aktuelle Leistungspaket und die Vertragskonditionen direkt vom jeweiligen Anbieter bestätigen, statt sich auf eine Funktionsbezeichnung oder einen veralteten Vergleich zu verlassen.
Entscheidend ist Ihre zentrale Aufgabe. Eine Software-Suite für Rechtsabteilungen kann für juristische Spezialfunktionen und ein integriertes Rechtskostenmanagement die bessere Wahl sein. Eine konfigurierbare Plattform kann passen, wenn Sie vor allem anpassbare interne Datensätze und Workflows benötigen und Ihr Team deren Konfiguration selbst verantworten kann.
Lassen Sie sich anhand einer konkreten Anfrage zeigen, wie eine Korrektur abläuft. Prüfen Sie außerdem einen verknüpften Vorgang samt Maßnahme, ein verspätetes externes Arbeitsergebnis, einen Abschlussversuch und den daraus entstehenden Verlauf. Testen Sie anschließend die eingerichteten Berechtigungen mit autorisierten Testkonten. Solche Abläufe sagen mehr aus als eine reine Funktionsübersicht.
Vergleichen Sie das aktuelle Leistungspaket, das Nutzermodell sowie die Kosten für Einführung, Migration, Integrationen, Support und regelmäßige Konfigurationsänderungen. Lassen Sie sich vom Anbieter bestätigen, dass Ihre wesentlichen Anforderungen erfüllt werden. Dieser Leitfaden leitet aus einer fehlenden öffentlichen Preisliste keine Preise von Wettbewerbern ab.
Der verlinkte Vergleich stellt acht Optionen, ihre Produktkategorien und die Fragen vor, die Sie anhand der offiziellen Websites klären sollten. Nutzen Sie Ihre Anforderungsliste parallel zu dieser Auswahl, damit Sie die Stärken eines Produkts an Ihrer tatsächlichen Arbeit messen.
Öffnen Sie das Beispiel, sehen Sie sich die Datensätze an und erstellen Sie eine eigene Kopie, die Sie an die Anforderungen Ihres Teams anpassen können.
Das Jodoo-Beispiel für Vorgangsmanagement ansehen