Проект
Куратор, ответственный, этап, состояние, сроки, объем работ, результат и общий статус.
Контрольные точки, обновления, действия, препятствия, решения, подтверждающие материалы и отчётность по портфелю.Управление проектными задачами
Связывайте задачи проекта с этапами и решениями
Управляйте назначенными действиями, сохраняя контекст этапа проекта, контрольной точки, зависимости, препятствия, влияния, последнего обновления и управленческого решения.
Проектная задача — не изолированное дело в списке. Ее срочность и завершение зависят от обязательств по проекту, контрольной точки, зависимости и подтверждений, продвижение которых она обеспечивает.
- Проект → этап → действие или препятствие → подтверждение
- Очереди задач по ответственному, соблюдению сроков, приоритету и проекту
- Сигналы на дашборде проекта с переходом к исходной работе
Агрегируйте задачи, не скрывая записи, которые объясняют ход выполнения
Каждый уровень должен отвечать за отдельное решение.
Контрольная точка
Значимое обязательство по выполнению, целевая дата, ответственный, статус и приемка.
Действия, зависимости, блокирующие факторы, подтверждения и изменение состояния проекта.Действие или задача
Следующая подотчетная работа, ответственный, приоритет, даты, состояние, блокирующий фактор и критерии завершения.
Исходный проект и контрольная точка, обновления, подтверждающие материалы, результаты проверки и записи о решениях.Проблема или решение
Влияние, варианты, рекомендация, ответственный за решение, срок и результат.
Затронутые проекты, контрольные точки, задачи и управленческие индикаторы.Выполняйте задачи, способные изменить состояние проекта
Очереди проектных задач должны сохранять контекст проекта и этапа.
Критически важные действия по вехам
Попадает в очередь, когда
Открытые действия, связанные со следующей важной контрольной точкой или приёмкой.
Ответить до
Подтвердите ответственность, зависимость, подтверждение и план соблюдения срока.
Заблокированные проектные работы
Попадает в очередь, когда
Задача не может выполняться, а блокирующий фактор влияет на срок исполнения.
Ответить до
Назначьте действие по устранению блокировки и обновите состояние проекта.
Ожидание решения
Попадает в очередь, когда
Для продолжения задачи требуется согласование или решение.
Ответить до
Откройте варианты, влияние, ответственного и срок принятия решения.
Обновление отсутствует
Попадает в очередь, когда
У открытой проектной работы нет актуального статуса или следующего действия.
Ответить до
Обновите задачу перед обзором проекта.
Соотносите степень контроля задач со сложностью проекта
В чем разница между управлением задачами и управлением проектами?
Управление задачами контролирует индивидуальные обязательства. Управление проектами также координирует контрольные точки, зависимости, состояние проекта, объем работ, заинтересованные стороны, решения, отчетность по статусу и результаты выполнения.
Должна ли каждая задача относиться к этапу?
Нет. Связывайте работу с контрольной точкой, если она существенно способствует выполнению соответствующего обязательства по результату. Административная или межпроектная работа может оставаться на уровне проекта или команды.
Как блокировки должны влиять на статус проекта?
Определите, при какой критичности или длительности блокировки либо при каком её влиянии на контрольную точку меняется оценка состояния проекта. Сохраняйте исходную информацию о блокировке и принятых мерах, а не переносите предупреждение на слайд вручную.
Когда специализированное ПО для управления проектами подходит лучше?
Выбирайте специализированные инструменты, если ключевыми критериями покупки служат планирование критического пути, выравнивание ресурсов, метод освоенного объёма, инженерные или строительные работы, поставка ПО либо оптимизация портфеля.
Протестируйте один проект от контрольной точки до подтвержденного действия
Создайте проект и веху, назначьте задачу, сообщите о препятствии, зафиксируйте решение, обновите состояние проекта и откройте проекты и задачи, на данных которых построен дашборд.