Дело и отчетная дата
Дистрибьюторский договор для Западного региона. Отчетная дата: 20 октября. Ответственный юрист: Майя Чен. Ссылка на дело связывает сводку с полной рабочей записью, поэтому в отчете не нужно повторять историю переговоров.
Шаблон отчета по юридическим делам
Расскажите, что изменилось, какое решение требуется от получателя и что будет дальше. Вместо длинного списка действий подготовьте краткий отчет о статусе дела.
Скачать книгу для отчетности ↓Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Изучите пример на вымышленных данных. Войдите, чтобы просмотреть приложение или начать им пользоваться.
Готовьте отчет с учетом решения, которое предстоит принять получателю
По одному и тому же делу может понадобиться подробный отчет для юриста и короткая сводка для руководства. Сначала определите аудиторию, затем включите только те сведения, которые нужны для понимания предстоящего решения.
Что изменилось
Сводка коммерческих условий получена, первичная правовая проверка идет. Так получатель видит, что изменилось с предыдущего обсуждения. Одной формулировки «Все еще в работе» недостаточно, чтобы понять, есть ли продвижение или работа по-прежнему заблокирована.
Требуемое решение и следующий ключевой этап
Отделу продаж нужно подтвердить, приемлем ли предложенный срок продления с коммерческой точки зрения. Юридический отдел планирует направить сводные замечания к 23 октября. В отчете решение со стороны бизнеса отделено от следующего результата, который должны подготовить юристы.
Скачать книгу для отчетности
Включает редактируемый лист «Отчет о статусе», реестр юридических дел и журнал действий с вымышленными примерами.
Каждая часть отчета должна отвечать на один вопрос
| Часть отчета | На какой вопрос отвечает | Чего избегать |
|---|---|---|
| Ссылка на дело | О каком деле идет речь? | Слишком общего названия, по которому нельзя определить дело. |
| Изменения за период | Что изменилось с прошлого отчета? | Копирования списка всех действий за всю историю работы. |
| Требуемое решение | Кто и что должен решить? | Красного индикатора статуса без указания нужного действия. |
| Следующий ключевой этап | Какой значимый результат ожидается дальше? | Общего обещания продолжать следить за ситуацией. |
| Срок | К какому сроку нужно выполнить обязательство? | Даты, которая каждую неделю сдвигается без объяснений. |
| Аудитория | Кому нужен такой уровень детализации? | Рассылки полной записи с конфиденциальными сведениями всем получателям отчета. |
По-разному описывайте приостановленную и завершенную работу
Работа приостановлена
Укажите, каких сведений не хватает или что мешает работе, кто может устранить препятствие и что произойдет после этого. В примере с гибким режимом работы юристы не могут продолжить без сведений о месте работы и версии внутреннего положения. Полезнее запросить эти сведения, чем просто написать: «Передать вопрос на более высокий уровень».
Обязательства под угрозой срыва
Объясните, какой срок или результат под угрозой, почему и какие варианты действий есть у получателя. Различайте согласованный перенос срока и просрочку по обязательству, срок которого не менялся. Если требуется решение, прямо сформулируйте, что нужно выбрать, а не прячьте запрос в описании.
Завершенные дела
Зафиксируйте результат работы и укажите, принят ли он ответственным со стороны бизнеса. Оставляйте завершенные дела в отчете достаточно долго, чтобы получатели увидели итог, а затем используйте историю дела для справки. Статус «Закрыто» не заменяет краткого описания результата.
Сохраняйте связь отчета с текущей работой
В Jodoo отчетная запись связана с делом, поэтому не нужно заново указывать его название и ответственного в каждом отчете. В примере собраны отчетная дата, ход работы, изменения, требуемое решение, следующий ключевой этап и аудитория. Дашборд отчетности позволяет просматривать эти сведения вместе с рабочим реестром.
Настройте поля и представления отчета под ваш график обсуждений. Для еженедельного обсуждения в команде могут понадобиться ответственные за действия и сроки, а для сводки руководству — только существенные изменения и требуемые решения. Оба формата могут опираться на одни и те же дела, при этом сводка для руководства не должна становиться основным источником всех подробностей.
Определите, кто готовит и проверяет сводку. В этом примере нет автоматического составления сводок по документам, защищенным профессиональной тайной, или подготовки правовых заключений. Отчетные поля заполняются вручную. Перед передачей реальных юридических сведений проверьте состав получателей, настроенные права доступа и ссылки на документы.
Упростите регулярную подготовку отчетов
Задайте отчетный период
Укажите единую отчетную дату или период. Просите ответственных обновлять сведения о существенных изменениях и отклонениях, а не переписывать описание каждого дела еженедельно.
Проверьте, какие решения запрашиваются
Убедитесь, что понятно, кому адресован каждый запрос, и что сведений достаточно для принятия решения. Когда решение принято, уберите неактуальный запрос и зафиксируйте следующий шаг.
Переходите из отчета к исходной записи
Если получателю нужны подробности, по ссылке на дело он сможет просмотреть связанные действия и историю. Сохраняйте сводку краткой, не превращая ее во второе досье по делу.
Вопросы о шаблон отчета о статусе юридических дел
Что включать в отчет о статусе юридических дел?
Укажите ссылку на дело, отчетную дату, существенные изменения, текущую проблему, требуемое решение, следующий ключевой этап и его ожидаемую дату. Уровень детализации зависит от аудитории. Рабочий отчет для юридической команды может содержать больше подробностей, чем сводка для руководства.
Чем он отличается от отчета о загрузке юридического отдела?
Отчет о статусе показывает ход работы и необходимые решения по конкретным делам. Отчет о загрузке помогает руководителю команды обсуждать распределение ответственности, обязательства и доступные ресурсы с учетом всех дел в работе. Эти отчеты могут опираться на связанные данные, но отвечают на разные вопросы.
Нужно ли включать в еженедельный отчет все открытые дела?
Выберите правило отбора с учетом аудитории. Обсуждение в команде может охватывать всю текущую работу, а отчет руководству — только существенные изменения, отклонения и результаты. Четко сформулируйте правило, чтобы отсутствие дела в отчете не воспринималось как его завершение.
Может ли отчет рассчитывать процессуальные сроки?
Нет. Шаблон фиксирует рабочие даты и ключевые этапы, которые вводит команда. Для расчета судебных и иных установленных законом сроков с учетом конкретной юрисдикции нужны отдельный специализированный процесс и проверка.
Открыть отчет о статусе юридических дел
Откройте пример, изучите записи и создайте свою копию, чтобы адаптировать ее под работу команды.
Открыть отчет о статусе юридических дел