Vụ việc và ngày báo cáo
Thỏa thuận phân phối khu vực phía Tây. Ngày báo cáo: 20 tháng 10. Luật sư phụ trách: Maya Chen. Mã vụ việc liên kết bản tóm tắt này với bản ghi đầy đủ về quá trình xử lý, nên báo cáo không cần nhắc lại lịch sử đàm phán.
Mẫu báo cáo tình trạng vụ việc pháp lý giúp cập nhật rõ ràng hơn
Cho người đọc biết điều gì đã thay đổi, họ cần quyết định gì và bước tiếp theo là gì. Dùng báo cáo tình trạng vụ việc ngắn gọn thay vì chuyển tiếp một danh sách dài các đầu việc.
Tải bảng tính báo cáo ↓Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Khám phá ví dụ với dữ liệu giả định. Đăng nhập để xem trước hoặc sử dụng ứng dụng.
Tập trung bản cập nhật vào quyết định tiếp theo mà người đọc cần đưa ra
Cùng một vụ việc có thể cần bản cập nhật chi tiết cho luật sư và bản tóm tắt ngắn cho ban lãnh đạo. Hãy xác định người đọc trước, rồi chỉ đưa vào bối cảnh cần thiết để họ hiểu quyết định cần đưa ra.
Thay đổi trong kỳ
Đã nhận được bản tóm tắt các điều khoản thương mại và đang tiến hành rà soát pháp lý lần đầu. Nội dung này cho người đọc biết điều gì đã thay đổi so với lần rà soát trước. Chỉ ghi “vẫn đang xử lý” sẽ không cho thấy công việc đã tiến triển hay vẫn đang vướng mắc.
Quyết định cần đưa ra và mốc tiếp theo
Bộ phận kinh doanh cần xác nhận liệu thời hạn gia hạn được đề xuất có phù hợp về mặt thương mại hay không. Bộ phận pháp chế dự kiến gửi ý kiến tổng hợp chậm nhất vào ngày 23 tháng 10. Báo cáo tách bạch quyết định kinh doanh với phần việc tiếp theo mà bộ phận pháp chế cần bàn giao.
Tải bảng tính báo cáo
Gồm trang tính Báo cáo tình trạng có thể chỉnh sửa, sổ theo dõi vụ việc và nhật ký đầu việc với các ví dụ giả định.
Mỗi phần của báo cáo nên trả lời một câu hỏi
| Phần | Câu hỏi cần trả lời | Cần tránh |
|---|---|---|
| Mã vụ việc | Đây là vụ việc nào? | Tiêu đề quá chung chung, không xác định được vụ việc. |
| Cập nhật trong kỳ | Có gì thay đổi kể từ báo cáo trước? | Sao chép danh sách toàn bộ hoạt động từ trước đến nay. |
| Quyết định cần đưa ra | Ai cần quyết định điều gì? | Đánh dấu trạng thái đỏ nhưng không nêu việc cần làm. |
| Mốc tiếp theo | Kết quả cụ thể tiếp theo cần đạt là gì? | Chỉ hứa chung chung rằng sẽ tiếp tục theo dõi. |
| Hạn hoàn thành | Dự kiến hoàn thành công việc đã cam kết vào thời điểm nào? | Thời hạn thay đổi mỗi tuần mà không có giải thích. |
| Người đọc | Ai nên được xem thông tin ở mức độ chi tiết này? | Chia sẻ toàn bộ bản ghi chứa thông tin nhạy cảm với mọi người nhận báo cáo. |
Trình bày công việc đang vướng mắc và công việc đã hoàn thành theo cách phù hợp
Công việc đang vướng mắc
Nêu rõ thông tin còn thiếu hoặc điều kiện đang chờ đáp ứng, ai có thể giải quyết và bước tiếp theo khi đã có đủ thông tin hoặc điều kiện. Trong ví dụ về làm việc linh hoạt, bộ phận pháp chế chưa thể tiếp tục vì thiếu thông tin về địa điểm làm việc và phiên bản chính sách. Yêu cầu hữu ích là đề nghị bổ sung những thông tin đó, thay vì chỉ nói “chuyển vụ việc này lên cấp trên”.
Các cam kết có nguy cơ không đạt
Nêu rõ thời hạn hoặc kết quả bàn giao nào có nguy cơ không đạt, nguyên nhân và phương án người đọc có thể lựa chọn. Phân biệt thời hạn mới đã được thống nhất với cam kết đã quá hạn nhưng chưa được điều chỉnh. Nếu cần người đọc ra quyết định, hãy nêu rõ các lựa chọn thay vì để họ phải tìm trong một đoạn diễn giải dài.
Vụ việc đã hoàn thành
Ghi nhận kết quả đã bàn giao và người phụ trách phía nghiệp vụ đã chấp nhận kết quả đó hay chưa. Tiếp tục đưa công việc đã hoàn thành vào báo cáo trong khoảng thời gian đủ để làm rõ kết quả, sau đó dùng lịch sử vụ việc để tra cứu. Trạng thái “Đã đóng” không thể thay cho phần mô tả kết quả ngắn gọn.
Liên kết báo cáo với công việc thực tế
Trong Jodoo, mỗi bản cập nhật được liên kết với vụ việc tương ứng, nên không cần nhập lại tiêu đề và người phụ trách trong từng báo cáo. Ví dụ này tập hợp ngày báo cáo, tiến độ, thay đổi, quyết định cần đưa ra, mốc tiếp theo và người đọc trong cùng một bản cập nhật. Bảng tổng quan báo cáo giúp bạn xem các cập nhật này bên cạnh sổ theo dõi vụ việc.
Điều chỉnh các trường dữ liệu và chế độ xem theo lịch rà soát của bạn. Buổi rà soát hằng tuần của đội ngũ có thể cần người phụ trách từng đầu việc và thời hạn, còn bản tóm tắt cho lãnh đạo có thể chỉ cần thay đổi đáng kể và quyết định cần đưa ra. Cả hai có thể dùng dữ liệu từ cùng các vụ việc mà không cần coi bản tóm tắt cho lãnh đạo là nguồn thông tin chuẩn cho mọi chi tiết.
Xác định rõ ai lập và ai rà soát bản tóm tắt. Ví dụ này không tự động tóm tắt tài liệu được bảo vệ theo đặc quyền bảo mật giữa luật sư và khách hàng, cũng không tự đưa ra kết luận pháp lý. Nội dung trong các trường báo cáo do người dùng biên soạn. Hãy kiểm tra người đọc, quyền truy cập đã thiết lập và các tài liệu được dẫn chiếu trước khi chia sẻ thông tin pháp lý thực tế.
Giúp việc báo cáo định kỳ dễ duy trì
Xác định kỳ báo cáo
Dùng một ngày hoặc kỳ báo cáo rõ ràng. Đề nghị người phụ trách cập nhật các thay đổi đáng kể và trường hợp cần lưu ý, thay vì viết lại nội dung cho mọi vụ việc mỗi tuần.
Rà soát các nội dung cần quyết định
Kiểm tra để mỗi đề nghị đều nêu rõ người cần ra quyết định và có đủ bối cảnh để họ hành động. Khi đã có quyết định, hãy bỏ đề nghị cũ khỏi danh sách và ghi nhận bước tiếp theo tương ứng.
Tra cứu bản ghi từ báo cáo
Khi cần thông tin chi tiết, người đọc có thể dùng mã vụ việc để xem các đầu việc liên quan và lịch sử xử lý. Giữ bản tóm tắt ngắn gọn thay vì mở rộng thành một hồ sơ vụ việc thứ hai.
Câu hỏi về mẫu báo cáo tình trạng vụ việc pháp lý
Báo cáo tình trạng vụ việc pháp lý cần có những gì?
Nêu mã vụ việc, ngày báo cáo, thay đổi đáng kể, vấn đề hiện tại, quyết định cần đưa ra, mốc tiếp theo và ngày dự kiến đạt mốc đó. Mức độ chi tiết tùy thuộc vào người đọc. Báo cáo phục vụ công việc của đội ngũ pháp chế có thể có nhiều thông tin bối cảnh hơn bản tóm tắt cho lãnh đạo.
Báo cáo này khác gì với báo cáo khối lượng công việc pháp chế?
Báo cáo tình trạng giải thích tiến độ và các quyết định liên quan đến từng vụ việc cụ thể. Báo cáo khối lượng công việc giúp trưởng nhóm trao đổi về phân công, các cam kết và khả năng đáp ứng của đội ngũ trên toàn bộ vụ việc đang phụ trách. Hai báo cáo có thể dùng dữ liệu liên quan nhưng trả lời các câu hỏi khác nhau.
Có cần đưa mọi vụ việc chưa đóng vào báo cáo hằng tuần không?
Chọn quy tắc báo cáo phù hợp với người đọc. Buổi rà soát của đội ngũ có thể bao quát toàn bộ công việc đang xử lý, còn bản cập nhật cho ban lãnh đạo có thể tập trung vào thay đổi đáng kể, trường hợp cần lưu ý và kết quả. Hãy nêu rõ quy tắc để người đọc không hiểu nhầm rằng vụ việc không xuất hiện trong báo cáo là đã hoàn thành.
Báo cáo có thể tính thời hạn tố tụng không?
Không. Mẫu này ghi lại các ngày và mốc công việc do đội ngũ nhập vào. Thời hạn tố tụng và thời hạn luật định tại từng khu vực tài phán cần được xử lý và rà soát theo quy trình chuyên môn phù hợp.
Khám phá báo cáo tình trạng vụ việc pháp lý
Mở ví dụ, khám phá các bản ghi và tạo bản sao riêng để điều chỉnh cho phù hợp với đội ngũ của bạn.
Khám phá báo cáo tình trạng vụ việc pháp lý