Giữ bảng tính khi
- Tệp chủ yếu dùng cho phân tích, lập mô hình hoặc báo cáo một lần.
- Chỉ có một hoặc hai người chỉnh sửa và không có bước bàn giao để phê duyệt.
- Dữ liệu không cần truy cập theo vai trò, nhắc việc hoặc nhật ký thay đổi.
Bảng tính thành ứng dụng
Biến bảng tính thành ứng dụng quy trình
Chuyển các quy trình lặp lại trên Excel hoặc Google Sheets thành ứng dụng Jodoo AI với biểu mẫu có cấu trúc, phân quyền, phê duyệt, bảng tổng quan và nhắc việc.
Khi một bảng tính cần trở thành ứng dụng
- Các yêu cầu cần có người phụ trách, phê duyệt và thời hạn xử lý.
- Các trường dữ liệu nhạy cảm hoặc quyết định quan trọng cần được kiểm soát quyền truy cập.
- Cập nhật trạng thái cần luôn hiển thị rõ mà không phải theo dõi thủ công.
Hướng dẫn ra quyết định
Biết khi nào nên giữ bảng tính và khi nào nên xây ứng dụng
Xây ứng dụng khi
- Bảng tính dùng để tiếp nhận các yêu cầu lặp lại từ nhiều người.
- Các hàng dữ liệu cần có người phụ trách, hạn xử lý, quyết định phê duyệt, tệp đính kèm hoặc ngoại lệ.
- Các nhóm liên tục hỏi tình trạng vì bảng tính không thúc đẩy việc theo dõi tiếp.
Cấu trúc ứng dụng
Bảng tính của bạn có thêm gì khi trở thành ứng dụng
Biểu mẫu có cấu trúc
Thay các hàng dữ liệu mở bằng biểu mẫu giúp thu thập nhất quán người yêu cầu, hạng mục, số tiền, người phụ trách, hạn xử lý, tệp đính kèm và trạng thái.
Định tuyến quy trình
Chuyển bản ghi qua các bước rà soát, phê duyệt, phân công, xử lý ngoại lệ và theo dõi tiếp mà không làm mất ngữ cảnh.
Chế độ xem và bảng tổng quan
Cung cấp cho từng nhóm chế độ xem đã lọc cho công việc đang mở, hạng mục quá hạn, người phụ trách, ngoại lệ và bản ghi đã hoàn tất.
Phân quyền và nhật ký thay đổi
Giữ các trường dữ liệu nhạy cảm, quyết định phê duyệt và lịch sử cập nhật trong một ứng dụng có thể kiểm soát theo vai trò.
Lộ trình chuyển đổi
Chọn mô hình ứng dụng phù hợp với bảng tính của bạn
01
Bắt đầu từ công việc mà bảng tính đang xử lý
Xác định xem bảng tính đang dùng để tiếp nhận yêu cầu, theo dõi phê duyệt, giám sát tồn kho, quản lý nhà cung cấp hay theo dõi tiếp công việc.
01Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.Mở mẫu02Biểu mẫu yêu cầu vật tưThu thập mặt hàng, số lượng, ngày cần dùng, công việc hoặc công trường, người phê duyệt và trạng thái kho trước khi xuất hàng hoặc chuyển xử lý thiếu hụt.Mở mẫu03Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chấtThu thập chi tiết yêu cầu cơ sở vật chất, định tuyến từng yêu cầu đến đúng người phụ trách và duy trì trạng thái hiển thị rõ ràng từ khâu tiếp nhận đến theo dõi tiếp trong một quy trình có cấu trúc.Mở mẫu04Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấpThu thập biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, giấy chứng nhận và trạng thái rà soát trước khi thiết lập nhà cung cấp hoặc phê duyệt thanh toán.Mở mẫu
02
Chọn mô hình ứng dụng gần nhất
Mở một mẫu đã phù hợp với loại bản ghi, rồi điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, trạng thái và tự động hóa theo các cột trong bảng tính của bạn.
01Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.Mở mẫu02Biểu mẫu quản lý tồn khoGhi nhận cập nhật tồn kho cùng lý do điều chỉnh, thông tin mặt hàng và thay đổi số lượng để người xét duyệt có thể phê duyệt thay đổi tồn kho với đầy đủ ngữ cảnh.Mở mẫu03Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.Mở mẫu04Trình theo dõi hội nhập nhân viênTheo dõi các tác vụ hội nhập với người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái giấy tờ, mức độ sẵn sàng của thiết bị, các bước bàn giao bị chặn và rủi ro ngày bắt đầu làm việc.Mở mẫu
03
Thêm định tuyến và khả năng hiển thị
Biến các cột trạng thái trong bảng tính thành hàng chờ theo người phụ trách, bước phê duyệt, nhắc việc, bảng tổng quan và lịch sử có thể tìm kiếm.
01Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.Mở mẫu02Quy trình phê duyệt hóa đơn APĐịnh tuyến hóa đơn nhà cung cấp qua bước rà soát mã hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ, dấu vết kiểm toán và mức độ sẵn sàng để phát hành trong đợt thanh toán.Mở mẫu03Quy trình phê duyệt ngân sáchTạo quy trình phê duyệt ngân sách trực tiếp với tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hạn mức, rà soát chênh lệch, chuyển người phê duyệt và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.Mở mẫu04Quy trình phê duyệt bảng chấm côngĐịnh tuyến bảng chấm công qua phê duyệt của quản lý, rà soát giờ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa, kiểm tra mốc chốt lương và theo dõi tiếp ngoại lệ.Mở mẫu
Bảng tính so với ứng dụng
Khi ứng dụng phù hợp hơn so với việc dùng thêm một bảng tính
Mô hình bảng tínhMô hình ứng dụng Jodoo
Một bảng trộn lẫn tiếp nhận, rà soát, ghi chú của người phụ trách và trạng thái.Biểu mẫu, hàng chờ, chế độ xem chi tiết và bảng tổng quan tách biệt giúp từng công việc rõ ràng hơn.
Phê duyệt thường chỉ là một cột, bình luận hoặc tin nhắn nằm ngoài bảng tính.Quyết định của người phê duyệt, lý do trả lại, tệp đính kèm và nhật ký thay đổi đều được lưu trên bản ghi.
Mọi người đều nhìn cùng một lưới dữ liệu nếu không tự quản lý tab và quyền truy cập thủ công.Người yêu cầu, người rà soát, quản lý và nhân viên vận hành có thể làm việc trên các chế độ xem phù hợp với vai trò của mình.
Việc theo dõi tiếp phụ thuộc vào ai đó phải kiểm tra bảng tính lặp đi lặp lại.Nhắc việc, hàng chờ của người phụ trách và bảng tổng quan trạng thái tự động làm nổi bật các công việc bị tồn đọng.
Thư viện mẫu
So sánh điểm khởi đầu cho các quy trình bảng tính phổ biến
24 templates
Mẫu biểu mẫu cho doanh nghiệp
Khám phá các mẫu biểu mẫu cho doanh nghiệp dùng cho yêu cầu, tiếp nhận, phê duyệt, vận hành, nhân sự, mua sắm, tài chính và theo dõi nội bộ.
20 templatesMẫu quy trình phê duyệt
Khám phá các mẫu quy trình phê duyệt cho yêu cầu mua hàng, hóa đơn, ngân sách, hợp đồng, yêu cầu nhân sự và các phê duyệt doanh nghiệp khác.
16 templatesMẫu đơn đặt hàng
Sử dụng mẫu đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng và bàn giao trong quy trình mua sắm.
23 templatesMẫu quản lý tồn kho
Khám phá các mẫu tồn kho cho kiểm soát hàng tồn, tồn kho trong kho, biểu mẫu xuất kho, trả hàng, bổ sung hàng và theo dõi luân chuyển vật tư.
23 templatesMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
18 templatesMẫu Kho hàng & Tồn kho
Khám phá các mẫu kho hàng và tồn kho cho di chuyển tồn kho, bổ sung hàng, kiểm tra tiếp nhận, kiểm kê và kiểm soát hàng sắp hết.
20 templatesMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
12 templatesMẫu Yêu Cầu Nhân Sự Cho Nhân Viên
Khám phá các mẫu nhân sự cho yêu cầu nghỉ phép, tác vụ onboarding, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn ứng chi phí và theo dõi tiếp nhân viên.
Hướng dẫn quy trình
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Cẩm nang
Cẩm nang quy trình và phê duyệt yêu cầu mua hàng
Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu, bước phê duyệt và bàn giao trong quy trình yêu cầu mua hàng trước khi mở một mẫu mua sắm.
Cẩm nangCẩm nang phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng
Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi trong quy trình theo dõi đơn đặt hàng.
Hướng dẫnHướng dẫn quy trình yêu cầu vật tư và xuất kho
Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu về yêu cầu vật tư, xuất kho, phê duyệt, thiếu hụt và trả lại trước khi mở mẫu quy trình tồn kho.
Hướng dẫnHướng dẫn danh sách kiểm tra phê duyệt hóa đơn và công nợ phải trả
Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu phê duyệt hóa đơn, các bước rà soát AP, lý do tạm giữ, bằng chứng hạch toán và trạng thái sẵn sàng thanh toán trước khi mở mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về việc biến bảng tính thành ứng dụng
Jodoo có thể tự động biến bảng tính Excel thành ứng dụng không?
Jodoo AI có thể hỗ trợ tạo nháp cấu trúc ứng dụng từ một ý tưởng quy trình. Trang này cho thấy các mô hình ứng dụng thường thay thế công việc dựa trên bảng tính: biểu mẫu, chế độ xem, phê duyệt, bảng tổng quan và nhắc việc.
Có nên biến mọi bảng tính thành ứng dụng không?
Không. Bảng tính vẫn hữu ích cho các phân tích đơn giản. Bạn nên cân nhắc dùng ứng dụng khi bảng tính được dùng cho tiếp nhận lặp lại, phê duyệt, phân công người phụ trách, nhắc việc, theo dõi trạng thái hoặc bàn giao giữa các nhóm.
Tôi nên bắt đầu từ đâu nếu đã có sẵn Google Sheet?
Hãy bắt đầu bằng cách xác định loại bản ghi nghiệp vụ trong bảng tính, chẳng hạn như yêu cầu mua hàng, mặt hàng tồn kho, nhà cung cấp, hóa đơn, yêu cầu của nhân viên hoặc lệnh công việc. Sau đó mở mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, trạng thái và chế độ xem của mẫu.
Bước tiếp theo
Xem trước một ứng dụng đang hoạt động trước khi xây lại bảng tính của bạn
Bắt đầu với một mẫu đã có sẵn biểu mẫu, chế độ xem và trạng thái quy trình, rồi điều chỉnh theo các cột và bước bàn giao trong bảng tính hiện tại của bạn.