ซอฟต์แวร์บริหารคณะกรรมการ
ซอฟต์แวร์บริหารคณะกรรมการสำหรับการประชุม รายงานการประชุม และการติดตามงาน
เชื่อมข้อมูลสมาชิกและวาระการดำรงตำแหน่งกับวาระประชุม องค์ประชุม มติ รายงานการประชุม และงานที่มอบหมาย เพื่อให้งานคณะกรรมการเดินหน้าต่อได้ระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง
ตัวอย่างมีวาระประชุมที่เผยแพร่แล้ว การประชุมที่เสร็จสิ้นโดยครบองค์ประชุมและรอรายงานการประชุม งานที่ติดขัด วาระการดำรงตำแหน่งที่ใกล้สิ้นสุด และตำแหน่งเลขานุการที่ว่าง
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
เชื่อมการประชุม มติ และงานที่มอบหมายกับรายชื่อคณะกรรมการ
ใช้ข้อมูลคณะกรรมการให้เป็นประโยชน์ระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง
รายชื่อระบุว่าใครดำรงตำแหน่ง ส่วนบันทึกการประชุมระบุว่าคณะกรรมการมีมติอย่างไรและใครต้องดำเนินการ
เผยแพร่วาระและเอกสารประชุม
บันทึกวัตถุประสงค์การประชุม หัวข้อ และเอกสารประกอบล่วงหน้า เพื่อให้กรรมการมีเวลาเตรียมตัว
ยืนยันผู้เข้าร่วมและองค์ประชุม
เก็บรายชื่อกรรมการที่คาดว่าจะเข้าร่วมและผู้ที่มาประชุมจริง พร้อมผลการตรวจสอบองค์ประชุม เพื่อให้เห็นข้อมูลประกอบการลงมติอย่างชัดเจน
บันทึกมติและรายงานการประชุม
บันทึกมติ รายงานการประชุมแบบกระชับ และสถานะการประชุม แทนการเก็บผลการประชุมไว้เฉพาะในอีเมล
มอบหมายงานและปิดงาน
กำหนดผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด และสถานะให้กับงานติดตามแต่ละรายการ พร้อมเก็บงานที่เสร็จแล้วไว้สำหรับการประชุมครั้งถัดไป
มองเห็นความเสี่ยงที่รายชื่อเพียงอย่างเดียวไม่แสดง
รายชื่อบอกได้ว่าใครอยู่ในคณะกรรมการ แต่ยังไม่บอกว่าคณะกรรมการพร้อมดำเนินงานหรือไม่
ตำแหน่งผู้บริหารที่ว่าง
ตำแหน่งเลขานุการคณะกรรมการกำกับดูแลยังว่างอยู่ พร้อมข้อมูลวาระการดำรงตำแหน่งและหมายเหตุเกี่ยวกับคุณสมบัติ
วาระการดำรงตำแหน่งใกล้สิ้นสุด
แสดงวาระการดำรงตำแหน่งของ Daniel Ortiz ในคณะกรรมการจัดกิจกรรมให้เห็นก่อนการประชุมประจำปีครั้งถัดไป
การเปลี่ยนแปลงสถานะสมาชิก
การระงับหรือสิ้นสุดสถานะสมาชิกอาจทำให้ต้องพิจารณาการดำรงตำแหน่งอีกครั้ง โดยยังคงประวัติการปฏิบัติหน้าที่ที่ผ่านมาไว้
บันทึกผลประโยชน์ทับซ้อน
เก็บข้อมูลความสัมพันธ์หรือข้อจำกัดที่แจ้งไว้ร่วมกับข้อมูลการแต่งตั้ง เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจตรวจสอบได้
มองเห็นความเสี่ยงด้านการประชุมและสถานะสมาชิกในที่เดียว
มุมมองข้อมูลที่เหมาะสมช่วยให้เลขานุการเตรียมการประชุมและติดตามงานหลังประชุมได้สะดวก
งานใดเลยกำหนดหรือติดขัดอยู่?
กรองข้อมูลตามคณะกรรมการ ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด และสถานะงาน โดยไม่ต้องอ่านรายงานการประชุมทุกฉบับ
รายงานการประชุมใดยังจัดทำไม่เสร็จ?
แสดงการประชุมที่เสร็จสิ้นแล้วแต่รายงานยังไม่เรียบร้อยไว้ จนกว่าจะพร้อมปิดรายการ
การประชุมนี้มีอำนาจลงมติหรือไม่?
ตรวจสอบองค์ประชุมและผลประโยชน์ทับซ้อนที่แจ้งไว้ ก่อนถือว่ามติเป็นข้อสรุปที่มีผล
วาระหรือตำแหน่งใดต้องได้รับการดูแล?
เห็นการแต่งตั้งที่ใกล้หมดวาระและตำแหน่งว่างล่วงหน้า เพื่อเริ่มเตรียมผู้สืบทอดโดยยังเก็บประวัติการปฏิบัติหน้าที่เดิมไว้
ให้ข้อมูลแต่ละส่วนของคณะกรรมการตอบคำถามที่ต่างกัน
แยกข้อมูลรายชื่อกรรมการ การประชุม และงานที่ต้องดำเนินการ เพื่อรักษาประวัติและมองเห็นขั้นตอนถัดไปอย่างชัดเจน
| บันทึก | คำถามที่ข้อมูลนี้ตอบได้ | ข้อมูลที่เจ้าหน้าที่ใช้ดำเนินงาน |
|---|---|---|
| การแต่งตั้งกรรมการ | ใครดำรงตำแหน่งใด และมีวาระนานเท่าใด? | ตำแหน่งว่าง วาระที่ใกล้สิ้นสุด และคุณสมบัติ |
| การประชุม | คณะกรรมการจะประชุมเมื่อใด และวาระการประชุมพร้อมหรือยัง? | วาระการประชุม เอกสาร ผู้เข้าร่วม และสถานะ |
| องค์ประชุมและการตัดสินใจ | คณะกรรมการมีองค์ประชุมเพียงพอที่จะลงมติหรือไม่ และอนุมัติเรื่องใดบ้าง? | ผลการตรวจสอบองค์ประชุม ผลประโยชน์ทับซ้อน และมติ |
| รายงานการประชุม | สมาชิกควรสามารถย้อนกลับมาดูข้อมูลใดได้บ้าง? | สรุปการประชุม ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ และการปิดรายการ |
| งานที่ต้องดำเนินการ | ใครรับผิดชอบติดตามงาน และต้องเสร็จเมื่อใด? | งานที่ยังไม่เสร็จ ติดขัด เลยกำหนด และเสร็จสิ้นแล้ว |
เหตุผลที่ควรสร้างระบบนี้ใน Jodoo
ปรับการบริหารคณะกรรมการได้โดยไม่ต้องรอโครงการพัฒนาระบบ
ออกแบบการบริหารคณะกรรมการให้สอดคล้องกับข้อมูล การตัดสินใจ และการติดตามงานที่ทีมใช้จริง เจ้าหน้าที่ที่ได้รับสิทธิ์สามารถปรับแบบฟอร์ม ขั้นตอนการทำงาน มุมมองข้อมูลที่กรองไว้ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด
เริ่มจากแอปบริหารคณะกรรมการที่พร้อมใช้งาน แล้วให้ผู้ดูแลงานปรับช่องข้อมูล ขั้นตอนการทำงาน และรายงานตามความต้องการที่เปลี่ยนไปปรับข้อมูลและกฎการทำงาน
เพิ่มช่องข้อมูล หมวดหมู่ และขั้นตอนรองรับกรณียกเว้นที่จำเป็นต่อการบริหารคณะกรรมการ แล้วปรับเปลี่ยนได้ตามการดำเนินงาน
มอบหมายการตัดสินใจให้ผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม
กำหนดผู้รับผิดชอบงานพิจารณา ขั้นตอนส่งกลับแก้ไข และสิทธิ์การใช้งาน เมื่อการบริหารคณะกรรมการต้องอาศัยการตัดสินใจของผู้มีอำนาจ แทนการให้ใครก็ได้แก้ไขสถานะ
เห็นงานถัดไปที่ควรดำเนินการ
มองเห็นตำแหน่งว่าง วาระที่ใกล้สิ้นสุด และการเปลี่ยนแปลงสถานะสมาชิกที่เกี่ยวข้อง ก่อนจะกระทบการดำเนินงานของคณะกรรมการ
Jodoo ช่วยงานบริหารคณะกรรมการอย่างไร
ใช้ Jodoo เมื่องานบริหารคณะกรรมการต้องเชื่อมโยงข้อมูล กำหนดผู้รับผิดชอบการตัดสินใจ และแสดงกรณียกเว้นอย่างชัดเจน พร้อมเชื่อมต่อหรือใช้ผลิตภัณฑ์เฉพาะทางเดิมสำหรับงานที่ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นรองรับได้ดี
จัดการใน Jodoo
แบบฟอร์ม ขั้นตอนการพิจารณา คิวงาน การแจ้งเตือน และแดชบอร์ดที่เจ้าหน้าที่ต้องใช้ในการบริหารคณะกรรมการ
เชื่อมต่อระบบที่เป็นแหล่งข้อมูลหลัก
เมื่องานบริหารคณะกรรมการเกี่ยวข้องกับธุรกรรมการชำระเงิน รายการบัญชี การส่งอีเมลจำนวนมาก หรือการยืนยันตัวตน ให้ดำเนินงานเหล่านี้ในระบบหลักที่รับผิดชอบ แล้วส่งสถานะที่จำเป็นกลับมาให้เจ้าหน้าที่
เมื่อแพลตฟอร์มเฉพาะทางตอบโจทย์ได้ดีกว่า
อาจต้องใช้พอร์ทัลคณะกรรมการที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารการประชุมที่เป็นความลับ รายงานการประชุมที่รับรองอย่างเป็นทางการ การลงคะแนนอย่างเป็นทางการ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือการควบคุมด้านธรรมาภิบาลที่เกินขอบเขตงานคณะกรรมการประจำวัน
คำถามเกี่ยวกับ ซอฟต์แวร์บริหารคณะกรรมการ
ซอฟต์แวร์บริหารคณะกรรมการควรติดตามข้อมูลอะไรบ้าง?
อย่างน้อยควรติดตามรายชื่อกรรมการและวาระการดำรงตำแหน่ง วันประชุม วาระและเอกสารการประชุม ผู้เข้าร่วมและองค์ประชุม การตัดสินใจ รายงานการประชุม ผู้รับผิดชอบงาน และวันครบกำหนด
แอปสามารถติดตามสมาชิกที่อยู่ในหลายคณะกรรมการได้หรือไม่?
ได้ โดยแยกข้อมูลการแต่งตั้งแต่ละรายการ เพื่อให้บทบาทและวาระของแต่ละตำแหน่งเป็นอิสระจากกัน
ระบบนี้ใช้แทนซอฟต์แวร์ประชุมคณะกรรมการได้หรือไม่?
ขึ้นอยู่กับความต้องการ Jodoo ช่วยประสานงานวาระการประชุม รายงานการประชุม การตัดสินใจ และการติดตามงานได้ แต่เอกสารการประชุมที่เป็นความลับ การลงคะแนนอย่างเป็นทางการ รายงานการประชุมที่รับรองแล้ว หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ อาจต้องใช้พอร์ทัลสำหรับงานธรรมาภิบาลโดยเฉพาะ
ระบบสร้างงานเมื่อวาระใกล้สิ้นสุดได้หรือไม่?
ได้ สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือน งานเตรียมผู้สืบทอด หรือขั้นตอนการพิจารณาตามวันสิ้นสุดวาระ
เริ่มสร้างจากตัวอย่างที่พร้อมใช้งาน
ใช้แอปคณะกรรมการนี้มองเห็นความต่อเนื่องของคณะกรรมการ ก่อนต้องเร่งหาผู้ดำรงตำแหน่ง
ดูตัวอย่างการแต่งตั้งที่ยังมีผล ใกล้หมดวาระ และตำแหน่งว่าง แล้วปรับบทบาท วาระ และขั้นตอนการพิจารณาให้เหมาะกับรูปแบบการกำกับดูแลของคุณ