觸發條件
什麼事件會讓工作正式開始：送出一筆記錄、到達某個日期、超過門檻，還是另一筆記錄發生變更？
試算表工作流程自動化
負責人和結果清楚的試算表工作流程自動化
匯入試算表中的有效記錄，再以已分派工作、到期日、審核工作和可見結果取代複製資料列與狀態顏色。
只自動化團隊能夠清楚定義的環節，並持續顯示觸發條件、目前負責人、截止時間、阻塞狀態和復原步驟。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
- 以已分派工作取代共用資料列
- 原生退回與簽核路徑
- 例外狀況在解決前持續可見
12已分派的範例申請4阻塞或逾期範例1原生審核與退回路徑
保留試算表 用於計算和單一負責人分析。移轉工作流程 當工作需要負責人、截止時間、審核和復原機制時。
定義每項試算表自動化的六個要素
這些問題能揭露公式和巨集經常隱藏起來的實際工作。
脈絡
工作必須同時帶入哪些關聯記錄、附件和過往決定？
負責人
目前由誰負責？這個人或角色如何決定？
決策
負責人可以核准、退回、拒絕、分派、完成或升級哪些事項？
例外狀況
什麼情況會中斷正常路徑？由誰更正？何時視為逾期？
結果
究竟要更新哪筆記錄、保留哪些歷程，又如何衡量是否完成？
將記錄周邊的協作環節自動化
先從重複性的協調工作開始，不必一開始就涵蓋所有可能的規則。
受理與分派
驗證必要資訊、分派正確的負責人，並記錄初始到期日。
審核與退回
流轉真正的簽核工作，為審核者提供清楚的退回路徑，同時不遺失先前的工作。
提醒與升級
透過到期日、逾期檢視和已設定通知，讓未解決的工作持續呈現在負責人面前。
更新關聯記錄
取得有效結果後，準確更新該項決定所影響的客戶、資產、申請或專案。
以可見的營運管控取代熟悉的試算表訊號
使用者不必學習隱藏慣例，也能理解新系統。
| 試算表習慣 | 工作流程替代方式 | 管理者可查證的資訊 |
|---|---|---|
| 紅色底色表示逾期 | 到期日加上健康狀態規則 | 依負責人顯示的逾期佇列 |
| 移到「已核准」工作表 | 原生簽核結果 | 決策歷程 |
| 在留言中 @name | 已分派工作 | 目前負責人 |
| 複製到另一份活頁簿 | 更新關聯記錄 | 一條完整的記錄軌跡 |
| 每週手動樞紐分析 | 即時儀表板 | 可下鑽的指標 |
大規模自動化前，先讓失敗與復原過程清楚可見
只有當使用者知道如何處理資訊不完整、逾期、遭拒絕和技術失敗的工作時，工作流程才真正可靠。
送出內容不完整
阻止流程進入下一步，說明缺少哪些資訊，並將草稿留給原負責人，不要建立無法處理的工作。
決定遭退回
保留審核者的修改意見，把案件退回正確人員，並讓更正後的記錄重新進入同一條受控審核路徑。
負責人逾期
在責任明確的佇列中顯示經過時間、截止日期和升級狀態，但不要自動變更底層業務結果。
規則或整合失敗
保留含有充分脈絡的例外記錄，以便安全重試、核對關聯記錄，並避免重複觸發下游操作。
自動化明確穩定的規則，不把不確定性硬塞進自動化
應用程式應讓責任和結果更清楚。涉及風險、歧義或客戶影響時，應保留人工判斷。
適合自動化的項目
工作分派、驗證、提醒、到期日、通知、關聯記錄更新和可重複的簽核路徑。
保留人工決策
簽核、退回、例外狀況和授權應使用原生工作，不要在背景悄悄變更狀態。
上線後檢討
追蹤退回工作、逾期工作、例外狀況和完成時間，讓業務負責人能自行改善流程。
有關試算表工作流程自動化的問題
Jodoo 可以自動化 Excel 工作流程嗎？+
Jodoo 可以匯入試算表記錄，並以表單、工作分派、到期日檢視、通知、原生簽核和儀表板取代原有營運工作流程，但不會在活頁簿中執行 Excel 巨集。
應該讓試算表保持連線嗎？+
除非確實需要且有人維護整合，否則請將它作為封存檔案或受控匯入來源。避免同時存在兩套可編輯的主要記錄系統。
自動化與簽核工作流程有什麼不同？+
自動化負責執行背景規則；簽核工作流程會分派受保護的人工決策，並保留工作歷程、退回過程和最終結果。
業務使用者可以修改工作流程嗎？+
在變更管控範圍內，受過訓練的管理員不必撰寫程式碼，即可調整欄位、條件、流程和儀表板。
第一項自動化應該選擇什麼？+
選擇經常發生、負責人清楚，並有明確到期日、結果和例外路徑的交接，而不是公司規模最大的流程。
端到端自動化一次實際交接
讓下一位負責人、待做決定和截止時間清楚可見
移轉整份試算表前，先使用含範例資料的 Jodoo 應用程式測試已分派工作、退回案件、逾期例外狀況和核准結果。
開啟已設定工作流程的應用程式