Điểm kích hoạt
Sự kiện nào khiến công việc thực sự bắt đầu: một bản ghi được gửi, một ngày cụ thể, một ngưỡng hay thay đổi trong bản ghi khác?
TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH BẢNG TÍNH
Tự động hóa quy trình bảng tính với người phụ trách và kết quả rõ ràng
Nhập các bản ghi hữu ích từ bảng tính, rồi thay hàng dữ liệu sao chép và màu trạng thái bằng công việc được giao, hạn xử lý, nhiệm vụ xét duyệt và kết quả có thể theo dõi.
Chỉ tự động hóa những phần mà nhóm có thể định nghĩa rõ ràng. Luôn hiển thị điểm kích hoạt, người phụ trách hiện tại, thời hạn, trạng thái bị chặn và bước khôi phục.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Công việc được giao thay cho hàng dữ liệu dùng chung
- Quy trình trả lại và phê duyệt tích hợp sẵn
- Ngoại lệ luôn hiển thị cho đến khi được giải quyết
12yêu cầu mẫu đã được giao4ví dụ bị chặn hoặc quá hạn1quy trình xét duyệt và trả lại tích hợp sẵn
Giữ lại bảng tính cho việc tính toán và phân tích do một người phụ trách.Chuyển quy trình sang ứng dụng khi công việc cần người phụ trách, thời hạn, xét duyệt và khôi phục.
Xác định sáu thành phần của mọi quy trình tự động hóa bảng tính
Những câu hỏi này làm rõ phần việc mà công thức và macro thường để ngầm.
Ngữ cảnh
Những bản ghi liên quan, tệp đính kèm và quyết định trước đó nào phải đi cùng nhiệm vụ?
Người phụ trách
Ai đang chịu trách nhiệm lúc này, và người hoặc vai trò đó được chọn như thế nào?
Quyết định
Người phụ trách có thể phê duyệt, trả lại, từ chối, giao việc, hoàn tất hoặc chuyển cấp những gì?
Ngoại lệ
Điều gì chặn luồng xử lý thông thường, ai sẽ sửa và khi nào công việc được tính là quá hạn?
Kết quả
Chính xác bản ghi nào sẽ thay đổi, lịch sử nào được giữ lại và mức độ hoàn tất được đo ra sao?
Tự động hóa việc phối hợp xung quanh một bản ghi
Bắt đầu từ công việc phối hợp lặp lại, không phải mọi quy tắc có thể nghĩ tới.
Tiếp nhận và giao việc
Kiểm tra thông tin bắt buộc, giao đúng người phụ trách và ghi nhận hạn xử lý ban đầu.
Xét duyệt và trả lại
Chuyển một nhiệm vụ phê duyệt thực sự tới đúng người và cung cấp lối trả lại rõ ràng mà không làm mất công việc trước đó.
Nhắc việc và chuyển cấp
Dùng hạn xử lý, chế độ xem quá hạn và thông báo đã cấu hình để công việc chưa giải quyết luôn hiển thị với người chịu trách nhiệm.
Cập nhật bản ghi liên quan
Sau khi có kết quả hợp lệ, cập nhật chính xác khách hàng, tài sản, yêu cầu hoặc dự án chịu ảnh hưởng của quyết định.
Thay các tín hiệu quen thuộc trong bảng tính bằng cơ chế kiểm soát vận hành rõ ràng
Người dùng phải hiểu được hệ thống mới mà không cần học những quy ước ẩn.
| Thói quen trên bảng tính | Cách thay thế trong quy trình | Bằng chứng dành cho quản lý |
|---|---|---|
| Tô đỏ nghĩa là quá hạn | Hạn xử lý kết hợp quy tắc trạng thái | Hàng đợi quá hạn theo người phụ trách |
| Chuyển sang trang Đã phê duyệt | Kết quả phê duyệt trong hệ thống | Lịch sử quyết định |
| @tên trong bình luận | Nhiệm vụ được giao | Người phụ trách hiện tại |
| Sao chép sang tệp khác | Cập nhật bản ghi liên quan | Một dấu vết xuyên suốt cho bản ghi |
| Bảng tổng hợp thủ công hằng tuần | Bảng điều khiển cập nhật trực tiếp | Chỉ số có thể đi sâu vào dữ liệu |
Làm rõ lỗi và cách khắc phục trước khi tự động hóa trên diện rộng
Một quy trình chỉ đáng tin cậy khi người dùng biết cách xử lý công việc thiếu thông tin, quá hạn, bị từ chối hoặc gặp lỗi kỹ thuật.
Yêu cầu chưa đầy đủ
Chặn bước chuyển, giải thích thông tin còn thiếu và giữ bản nháp cho người phụ trách ban đầu thay vì tạo một nhiệm vụ không thể xử lý.
Quyết định bị trả lại
Giữ lại hướng dẫn của người xét duyệt, chuyển hồ sơ về đúng người và cho phép bản ghi đã sửa quay lại cùng quy trình xét duyệt có kiểm soát.
Người phụ trách bị quá hạn
Hiển thị thời gian chờ, thời hạn và trạng thái chuyển cấp trong hàng đợi có trách nhiệm rõ ràng mà không tự động thay đổi kết quả nghiệp vụ bên dưới.
Lỗi quy tắc hoặc tích hợp
Giữ một bản ghi ngoại lệ có đủ ngữ cảnh để thử lại an toàn, xác minh bản ghi liên quan và tránh tạo hành động trùng lặp ở bước sau.
Tự động hóa các quyết định ổn định, không tự động hóa sự bất định
Ứng dụng phải làm rõ trách nhiệm và kết quả. Hãy giữ quyết định của con người ở những nơi có rủi ro, sự mơ hồ hoặc tác động đến khách hàng.
Những việc phù hợp để tự động hóa
Giao việc, kiểm tra dữ liệu, nhắc việc, hạn xử lý, thông báo, cập nhật bản ghi liên quan và các tuyến phê duyệt lặp lại.
Giữ quyết định của con người
Dùng nhiệm vụ tích hợp sẵn cho phê duyệt, trả lại, ngoại lệ và cấp quyền thay vì âm thầm thay đổi trạng thái.
Đánh giá sau khi đưa vào sử dụng
Theo dõi công việc bị trả lại, nhiệm vụ quá hạn, ngoại lệ và thời gian hoàn tất để chủ quy trình nghiệp vụ có thể tự cải thiện tuyến xử lý.
Câu hỏi về tự động hóa quy trình trên bảng tính
Jodoo có thể tự động hóa quy trình Excel không?+
Jodoo có thể nhập bản ghi từ bảng tính và thay quy trình vận hành bằng biểu mẫu, giao việc, chế độ xem theo hạn, thông báo đã cấu hình, phê duyệt tích hợp sẵn và bảng điều khiển. Nền tảng không chạy macro Excel bên trong tệp.
Tôi có nên giữ kết nối với bảng tính không?+
Hãy giữ bảng tính làm bản lưu trữ hoặc nguồn nhập có kiểm soát, trừ khi thực sự cần một tích hợp được duy trì. Tránh có hai hệ thống bản ghi đều có thể chỉnh sửa.
Tự động hóa và quy trình phê duyệt khác nhau như thế nào?+
Tự động hóa thực hiện các quy tắc nền. Quy trình phê duyệt giao một quyết định được bảo vệ cho con người và lưu lại lịch sử nhiệm vụ, việc trả lại cùng kết quả cuối cùng.
Người dùng nghiệp vụ có thể thay đổi quy trình không?+
Quản trị viên đã được đào tạo có thể điều chỉnh trường, điều kiện, tuyến xử lý và bảng điều khiển mà không cần mã, trong phạm vi quy trình kiểm soát thay đổi của bạn.
Nên tự động hóa việc gì đầu tiên?+
Hãy chọn một bước bàn giao thường xuyên, có người phụ trách, hạn xử lý, kết quả và lối xử lý ngoại lệ rõ ràng — không nhất thiết là quy trình lớn nhất công ty.
TỰ ĐỘNG HÓA TRỌN VẸN MỘT BƯỚC BÀN GIAO
Làm rõ người phụ trách tiếp theo, quyết định và thời hạn
Dùng ứng dụng Jodoo đã có dữ liệu để thử nghiệm công việc được giao, hồ sơ bị trả lại, ngoại lệ quá hạn và kết quả đã phê duyệt trước khi di chuyển toàn bộ bảng tính.
Mở ứng dụng sẵn sàng cho quy trình