Các đội ngũ vận hành chuẩn hóa việc tiếp nhận và theo dõi tiếp biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
Gửi và theo dõi các đợt chuyển phát nội bộ giữa các phòng, tầng, tòa nhà hoặc địa điểm công ty lân cận.
Cung cấp cho nhân viên phòng thư thông tin rõ ràng về điểm nhận, điểm đến, thời gian và yêu cầu xử lý cho từng yêu cầu.
Tùy chỉnh trường dữ liệu yêu cầu, các giai đoạn giao nhận và chế độ xem hàng đợi trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình yêu cầu chuyển phát qua phòng thư đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Một quy trình yêu cầu tập trung cho hoạt động luân chuyển nội bộ qua phòng thư hoặc nhân viên chuyển phát văn phòng. Mẫu này không sắp xếp giao hàng qua đơn vị vận chuyển bên ngoài, không cung cấp dịch vụ xác nhận giao nhận, không thay thế bộ phận dịch vụ văn phòng chung, cũng không trùng lặp với điều phối vận chuyển.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý xem xét khối lượng công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các đầu việc theo dõi tiếp quá hạn.
Đội ngũ lưu trữ các bản ghi có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo và cải tiến quy trình.
Thu thập các yêu cầu có cấu trúc bằng biểu mẫu trực tuyến thay vì bảng tính hoặc tài liệu tĩnh.
Ghi nhận các trường dữ liệu bắt buộc, minh chứng, bối cảnh người phụ trách và chi tiết theo dõi tiếp trước khi xem xét.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
Ghi nhận người yêu cầu, điểm nhận, điểm đến, vật phẩm, thời gian và hướng dẫn xử lý.
Theo dõi luân chuyển nội bộ
Phân công nhân viên phòng thư và ghi nhận việc nhận hàng cũng như hoàn tất giao hàng.
Hiển thị trên bảng tổng quan
Theo dõi khối lượng, danh mục, cơ cấu trạng thái và khối lượng công việc theo dõi tiếp từ các chế độ xem trên bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
- Hàng đợi công việc giao nhận nội bộ
- Hàng đợi biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
- Bảng tổng quan biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
- Nhắc nhở theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Thông báo leo thang
- Vận hành
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp trạng thái, người phụ trách, hạn xử lý và bước tiếp theo của yêu cầu chuyển phát qua phòng thư luôn hiển thị trong một không gian làm việc chung.
- Giúp toàn bộ đội ngũ nhìn thấy rõ người phụ trách, trạng thái và bước tiếp theo.
- Lưu trữ bản ghi rõ ràng hơn để theo dõi tiếp, báo cáo và cải tiến quy trình.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
Thu thập và xem lại các bản ghi thực tế trong Biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư với các trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Nhật ký hành động
Xem Nhật ký hành động với trạng thái thực tế, người phụ trách, danh mục và bối cảnh theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan kiểm soát biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư
Theo dõi Bảng tổng quan kiểm soát biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư với tổng số, phân bổ trạng thái, danh mục và hành động tiếp theo theo thời gian thực.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong nhóm gửi bản ghi biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư kèm các thông tin bắt buộc và minh chứng.
Người phụ trách xem xét bản ghi, cập nhật trạng thái và thêm ghi chú theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan và hàng đợi hiển thị công việc đang mở, danh mục, người phụ trách và các đầu việc theo dõi tiếp quá hạn.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo và tham chiếu về sau.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Đây có phải chỉ là một mẫu biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư tĩnh không?
Không. Mẫu này bao gồm biểu mẫu, bản ghi, bảng tổng quan và chế độ xem theo dõi tiếp cho người phụ trách có thể sử dụng ngay.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và trạng thái không?
Có. Bạn có thể chỉnh sửa trường dữ liệu, trạng thái, người phụ trách, bảng tổng quan, tự động hóa và quyền.
Mẫu này phù hợp với ai?
Mẫu này hữu ích cho bộ phận vận hành và các nhóm phụ trách vận hành cần quy trình tiếp nhận và theo dõi có cấu trúc.
Mẫu Biểu mẫu yêu cầu chuyển phát qua phòng thư này bao gồm những gì?
Mẫu này bao gồm tiếp nhận yêu cầu, định tuyến cho người phụ trách, chế độ xem trạng thái và lời nhắc để đội ngũ có thể xem xét và theo dõi tiếp các yêu cầu chuyển phát qua phòng thư mà không mất ngữ cảnh.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.