Bản ghi khắc phục, không phải hộp thư chứa sự cố
Báo cáo ngoại lệ giao hàng với kết quả khắc phục đã xác minh
Chuyển điểm giao thất bại hoặc rủi ro lô hàng thành hồ sơ có người phụ trách, xác nhận, biện pháp khoanh vùng, hạn xử lý, hành động bắt buộc, lộ trình hoàn hàng và kết quả đã xác minh.
Ứng dụng mẫu có quy trình rà soát tích hợp với lộ trình trả về chỉnh sửa; không chỉ dựa vào việc đổi trạng thái thủ công.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Quy trình xử lý
Đưa ngoại lệ từ dữ kiện ban đầu đến kết quả đã xác minh
Muốn đóng hồ sơ cần nhiều hơn việc xác nhận đã đọc.
- 01
Báo cáo sự kiện
Liên kết lô hàng, loại, mức độ nghiêm trọng, thời gian, địa điểm và xác nhận.
- 02
Khoanh vùng ảnh hưởng
Bảo vệ hàng hóa, cam kết với khách hàng hoặc công việc phía sau trước khi phân tích nguyên nhân gốc.
- 03
Phân công xử lý
Chỉ rõ người phụ trách, hạn xử lý và hành động chính xác cần thực hiện.
- 04
Rà soát xác nhận
Người rà soát có thể xác minh hoặc trả bản ghi về chỉnh sửa qua quy trình tích hợp.
- 05
Đóng công việc liên quan
Cập nhật bản ghi lô hàng, hàng hoàn, nghiệm thu hoặc xử lý khách hàng bị ngoại lệ ảnh hưởng.
Phân loại ngoại lệ
Dùng các nhóm làm thay đổi cách phản ứng
Một danh sách thả xuống dài chỉ hữu ích khi mỗi lựa chọn dẫn đến quyết định khác nhau.
| Ngoại lệ | Xác nhận tức thời | Bản ghi tiếp theo có khả năng cần tạo |
|---|---|---|
| Đến muộn | Sự kiện hiện tại, ETA điều chỉnh và cam kết | Trao đổi với khách hàng và kế hoạch khắc phục |
| Giao không thành công | Thời gian, địa điểm, lý do và ảnh/ghi chú | Giao lại, tạm giữ hoặc lấy hàng hoàn |
| Hư hỏng hoặc từ chối | Xác nhận tình trạng và phản hồi của người nhận | Ngoại lệ nghiệm thu, hàng hoàn hoặc khiếu nại |
| Giao thiếu | Số lượng dự kiến/đã giao và thông tin kiện hàng | Quyết định giao phần còn lại, thay thế hoặc khiếu nại |
| Thiếu xác nhận | Điểm dừng đã hoàn tất nhưng thiếu yêu cầu bắt buộc | Chỉnh sửa xác nhận hoặc quản lý rà soát |
Màn hình quản lý
Ưu tiên theo mức độ ảnh hưởng, không theo số bản ghi
Hàng đợi phải cho thấy điều gì vẫn có thể làm tổn hại cam kết.
Nghiêm trọng và chưa được khoanh vùng
Hãy hành động trước khi phân tích nếu hàng hóa, an toàn hoặc cam kết với khách hàng vẫn đang gặp rủi ro.
Sắp đến hạn nhưng chưa có người phụ trách
Phân công trách nhiệm trước khi hết thời gian xử lý.
Đã xử lý nhưng chưa xác minh
Giữ hồ sơ mở cho đến khi xác nhận bắt buộc và kết quả liên quan được kiểm tra.
Trách nhiệm phản hồi
Chuyển ngoại lệ đến đúng người có thẩm quyền đưa ra quyết định cần thiết
Loại ngoại lệ phải làm thay đổi người phụ trách, xác nhận và bản ghi tiếp theo. Một hộp thư chung khiến việc xử lý có vẻ tập trung trong khi trách nhiệm vẫn không rõ ràng.
Cam kết trễ hoặc bị lỡ
Điều phối hoặc logistics chịu trách nhiệm kế hoạch điều chỉnh, còn dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm thông điệp đã duyệt. Giữ cam kết trước đó, sự kiện xác nhận gần nhất và cam kết khắc phục để hai đội cùng làm việc trên một hồ sơ.
Hư hỏng hoặc thiếu hụt
Lưu xác nhận số lượng và tình trạng, thông tin kiện hoặc mặt hàng và biện pháp khoanh vùng tức thời. Chuyển quyết định xử lý hàng, khiếu nại đơn vị vận chuyển, theo dõi nhà cung cấp hoặc thay thế đến vai trò có thẩm quyền.
Từ chối hoặc giao không thành công
Ghi ai có mặt, vì sao điểm giao thất bại và đang có xác nhận nào. Biến giao lại, tạm giữ, hoàn và chuyển cấp xử lý với khách hàng thành lựa chọn rõ ràng thay vì ghi chú tự do.
Thiếu xác nhận hoặc xác nhận bị tranh chấp
Giữ trạng thái giao hàng tách khỏi mức độ đầy đủ của xác nhận. Chuyển sang chỉnh sửa hoặc quản lý rà soát mà không xóa dữ liệu gửi ban đầu, rồi xác minh xác nhận đã được chấp nhận trước khi đóng hồ sơ.
Quyết định triển khai
Xác định cách tính thời gian khoanh vùng, hành động và xác minh
Giao trễ, hư hỏng, từ chối và giao thiếu cần loại xác nhận và người phụ trách khác nhau. Hãy thống nhất thời điểm bắt đầu, điều kiện tạm dừng và người có quyền xác nhận hoàn tất cho từng loại. Phân tích nguyên nhân lặp lại theo dịch vụ, địa điểm, đơn vị vận chuyển và cam kết khách hàng, đồng thời bảo đảm mỗi chỉ số đều truy ngược được đến lô hàng và hành động khắc phục tương ứng.
Câu hỏi trước khi triển khai
Báo cáo ngoại lệ giao hàng Câu hỏi thường gặp
Ngoại lệ giao hàng là gì?
Là kết quả của lô hàng hoặc điểm dừng khác kế hoạch hay cam kết và cần quyết định xử lý, chẳng hạn chậm trễ, giao thất bại, hư hỏng, từ chối, thiếu hụt, thiếu xác nhận hoặc sai địa điểm.
Báo cáo nên bao gồm gì?
Bao gồm lô hàng, sự kiện, loại, mức độ nghiêm trọng, xác nhận, biện pháp khoanh vùng, người phụ trách, hạn xử lý, hành động bắt buộc, hàng hoàn hoặc công việc khách hàng liên kết và kết quả xác minh.
Vì sao dùng quy trình thay cho trường trạng thái?
Quy trình tạo tác vụ rà soát được phân công, bảo vệ các trường quyết định và hỗ trợ trả về chỉnh sửa. Chỉ một trường trạng thái không chứng minh người rà soát đã hành động.
Nên đo hiệu quả xử lý ngoại lệ như thế nào?
Đo thời gian khoanh vùng, thời gian đến hành động có người phụ trách, xử lý quá hạn, tỷ lệ hoàn và đóng hồ sơ đã xác minh. Xác định điểm bắt đầu, tạm dừng và kết thúc của từng đồng hồ thời gian.
Khoanh vùng khác khắc phục như thế nào?
Khoanh vùng giới hạn tác động tức thời, chẳng hạn giữ hàng hoặc thông báo khách hàng. Khắc phục sửa lỗi hoặc quyết định kết quả, còn xác minh chứng nhận kết quả đã cam kết thực sự xảy ra.
Xem sản phẩm đang hoạt động
Mở ứng dụng có sẵn dữ liệu phía sau trang này
Xem các bản ghi liên kết, màn hình vận hành, một quy trình ngoại lệ thực tế và các trạng thái giao hàng mẫu gồm bình thường, có rủi ro, thất bại và hoàn tất.