Xác định các chứng từ dự kiến cho một lô hàng cụ thể.
Mẫu Trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng
Theo dõi chứng từ nào là bắt buộc cho từng lô hàng, ai cần cung cấp, khi nào được yêu cầu hoặc đã nhận, và những gì còn thiếu.
Giữ trạng thái giấy tờ và việc theo dõi tiếp theo từng lô hàng trong một bản ghi vận hành duy nhất.
Tùy chỉnh loại chứng từ, giai đoạn trạng thái, hàng chờ người phụ trách và chế độ xem lô hàng trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình Trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng giúp gắn trạng thái chứng từ bắt buộc với từng lô hàng cụ thể. Công cụ này ghi lại các mục dự kiến, đơn vị cung cấp, yêu cầu, tiếp nhận, phiên bản và theo dõi tiếp mà không hoạt động như một hệ thống quản lý tài liệu hoặc đưa ra tư vấn về hải quan, pháp lý hay quy định.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Ghi lại thời điểm từng mục được yêu cầu và ai được kỳ vọng sẽ cung cấp.
Theo dõi việc tiếp nhận, phiên bản và nhu cầu thay thế mà không diễn giải nội dung chứng từ.
Rà soát các lô hàng có chứng từ còn thiếu hoặc quá hạn.
Phù hợp cho các đội ngũ vận hành đang chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và theo dõi cho trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Sổ đăng ký lô hàng
Giữ phạm vi thu thập gắn với mã tham chiếu lô hàng và bối cảnh tuyến vận chuyển.
Theo dõi từng mục chứng từ
Theo dõi từng mục bắt buộc, đơn vị cung cấp, yêu cầu, tiếp nhận, phiên bản và trạng thái.
Theo dõi tiếp mục còn thiếu
Chỉ định người phụ trách và hành động tiếp theo cho các bộ chứng từ lô hàng chưa hoàn chỉnh.
Thành phần bao gồm
- Mã tham chiếu lô hàng
- Điểm đi
- Điểm đến
- Ngày giao hàng dự kiến
- ID mục chứng từ
- Loại chứng từ
- Bắt buộc cho lô hàng
- Đơn vị cung cấp dự kiến
- Ngày yêu cầu
- Hạn chót
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ trạng thái, người phụ trách, hạn chót và các bước tiếp theo của trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng hiển thị rõ trong một không gian làm việc chung.
- Giúp toàn bộ đội ngũ nắm rõ người phụ trách, trạng thái và các bước tiếp theo.
- Duy trì bản ghi rõ ràng hơn cho việc theo dõi tiếp, báo cáo và cải tiến quy trình.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Sổ đăng ký chứng từ lô hàng
Thu thập và rà soát các bản ghi trực tiếp trong Sổ đăng ký chứng từ lô hàng với các trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Theo dõi tiếp thu thập chứng từ
Rà soát mục Theo dõi tiếp thu thập chứng từ với trạng thái trực tiếp, người phụ trách, danh mục và bối cảnh theo dõi tiếp.
Tổng quan trạng thái thu thập
Theo dõi Tổng quan trạng thái thu thập với tổng số trực tiếp, phân bổ trạng thái, danh mục và các hành động tiếp theo.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một điều phối viên tạo bản ghi lô hàng và liệt kê các chứng từ dự kiến cho lô hàng đó.
Mỗi mục chứng từ được gán đơn vị cung cấp, ngày yêu cầu, hạn chót và người phụ trách.
Người phụ trách ghi lại ngày nhận và phiên bản, hoặc đánh dấu mục còn thiếu hay cần thay thế.
Bộ chứng từ lô hàng được kết thúc khi tất cả mục bắt buộc đã được ghi nhận là đã nhận.
Một thành viên trong nhóm gửi bản ghi trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng kèm các thông tin và minh chứng bắt buộc.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Đây có phải là một hệ thống quản lý tài liệu tổng quát không?
Không. Mẫu này theo dõi trạng thái thu thập các chứng từ gắn với từng lô hàng riêng lẻ.
Mẫu này có xác định chứng từ hải quan hoặc pháp lý nào là bắt buộc không?
Không. Đội ngũ của bạn tự xác định các mục cần có. Trình theo dõi này không cung cấp tư vấn về hải quan, pháp lý hoặc quy định.
Ai nên sử dụng mẫu này?
Mẫu này phù hợp cho các bộ phận vận hành và đội ngũ vận hành cần một quy trình tiếp nhận và theo dõi có cấu trúc.
Mẫu Trình theo dõi thu thập chứng từ lô hàng này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm các bản ghi theo dõi, chế độ xem trạng thái trực tiếp và nhắc việc để đội ngũ có thể giám sát việc thu thập chứng từ lô hàng và xử lý các đầu việc tồn đọng nhanh hơn.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.