Người đang có mặt
Lượt thăm đã check-in nhưng chưa xác nhận check-out
Đối soát với người tiếp đón khi danh sách không khớp thực tế.Hệ thống theo dõi khách
Theo dõi khách để biết ai đang có mặt ngay lúc này
Theo dõi lượt thăm đang diễn ra theo khách, người tiếp đón, điểm đến, thẻ, người hộ tống, giờ đến, giờ ra dự kiến, trạng thái hiện tại, ngoại lệ và xác nhận rời đi.
Theo dõi không phải hồ sơ trọn đời hay phân tích website. Đó là bản ghi vận hành chính xác về lượt hiện diện thực tế và các hành động cần thiết để kết thúc lượt thăm.
- Sổ người hiện đang có mặt
- Danh sách check-out quá hạn và ngoại lệ
- Lịch sử lượt thăm đã hoàn tất có thể tìm kiếm
Giữ các trường giúp lượt thăm có thể xử lý
Bản ghi đang hoạt động phải cho biết lễ tân hoặc người tiếp đón cần làm gì tiếp theo.
| Trường | Câu hỏi đã trả lời | Mục đích vận hành |
|---|---|---|
| Trạng thái lượt thăm | Dự kiến, đang chờ, tại chỗ, quá hạn, đã check-out hay đã hủy? | Xác định danh sách chờ hiện tại. |
| Người tiếp đón và điểm đến | Ai phụ trách lượt thăm và khách nên ở đâu? | Hỗ trợ bàn giao và theo dõi tiếp. |
| Giờ đến và check-out dự kiến | Lượt thăm đã hoạt động bao lâu? | Nhận biết người tiếp đón chậm và rời đi quá hạn. |
| Thẻ và người hộ tống | Khâu bàn giao trực tiếp nào vẫn chưa hoàn tất? | Hỗ trợ trách nhiệm hoàn trả và hộ tống. |
| Ngoại lệ hiện tại | Điều gì khiến lượt thăm không thể tiếp tục hoặc kết thúc? | Chuyển việc xử lý cho một người phụ trách. |
| Check-out thực tế | Đã xác nhận rời đi chưa? | Xóa người đó khỏi danh sách đang có mặt tại cơ sở. |
Đo độ chính xác và phản hồi, không giám sát
Chỉ dùng dữ liệu vận hành tối thiểu cần thiết để danh sách hiện tại và ngoại lệ luôn đáng tin cậy.
Đang chờ người tiếp đón
Lượt thăm đã đến nhưng chưa bàn giao cho người tiếp đón
Thông báo, chuyển cấp hoặc đưa hướng dẫn thay thế.Check-out quá hạn
Mở lượt thăm đã quá giờ rời dự kiến
Liên hệ người tiếp đón hoặc khách và ghi nhận kết thúc.Ngoại lệ chưa giải quyết
Mở ngoại lệ lượt thăm theo mức độ và người phụ trách
Ưu tiên xử lý phản hồi lâu nhất hoặc có tác động lớn nhất.Giữ việc theo dõi khách tập trung vào lượt thăm
Làm rõ hệ thống này xử lý gì và phần nào thuộc hệ thống khác.
Vận hành lượt thăm vật lý
Giờ đến, trạng thái tại chỗ, người tiếp đón, điểm đến, thẻ, người hộ tống, ngoại lệ, check-out và lịch sử thuộc về đây.
Phân tích khách truy cập website
Lưu lượng ẩn danh, phiên, trang, chiến dịch và chuyển đổi thuộc về phân tích website, không phải trang này.
Theo dõi vị trí nhân viên
Theo dõi liên tục vị trí hoặc chấm công nhân viên cần chính sách, mục đích và hệ thống riêng.
Sự kiện ra vào cửa
Sự kiện từ đầu đọc, thông tin xác thực và bộ điều khiển thuộc hệ thống kiểm soát ra vào vật lý; chỉ liên kết ngữ cảnh cần thiết cho lượt thăm.
Câu hỏi về hệ thống theo dõi khách
01Theo dõi khách là gì?+
Với vận hành địa điểm vật lý, điều này nghĩa là giữ chính xác trạng thái lượt thăm, người tiếp đón, điểm đến, thời gian, thẻ hoặc hộ tống, ngoại lệ, check-out và lịch sử từ lúc đến tới khi rời đi.
02Làm sao biết ai đang có mặt?+
Dùng bản ghi lượt thăm đang diễn ra với mốc giờ vào và ra rõ ràng. Không tính thư mời đã duyệt hoặc lịch hẹn chưa xác nhận là đang có mặt.
03Cần làm gì khi khách quá hạn làm thủ tục ra?+
Tạo ngoại lệ với người tiếp đón, lượt thăm, giờ dự kiến, thời gian chậm, người xử lý, hành động tiếp theo, chuyển cấp và lần rời đi hoặc kết thúc cuối cùng.
04Hệ thống có thể hiển thị vị trí hiện tại của khách không?+
Bạn có thể lưu điểm đến đã duyệt hoặc được báo gần nhất và việc bàn giao cho người tiếp đón. Định vị liên tục theo thời gian thực cần cảm biến hoặc hệ thống ra vào chuyên dụng cùng đánh giá quyền riêng tư riêng.
05Nên lưu lịch sử khách bao lâu?+
Đặt thời hạn lưu giữ theo mục đích vận hành, chính sách áp dụng, tư vấn pháp lý và nhu cầu an ninh. Chỉ thu thập và lưu dữ liệu có mục đích sử dụng rõ ràng.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Mở màn hình khách đang có mặtĐối soát một ngày lượt thăm thực tế trước khi tin vào bảng điều khiển
Đối chiếu bản ghi dự kiến, đang chờ, tại chỗ, quá hạn, đã check-out và đã hủy với những gì lễ tân và người tiếp đón thực sự quan sát.