Người yêu cầu gửi thông tin yêu cầu cấp thẻ khách với đủ bối cảnh để được xem xét nhanh.
Mẫu yêu cầu cấp thẻ khách
Thu thập thông tin yêu cầu cấp thẻ khách, định tuyến từng yêu cầu đến đúng người phụ trách và hiển thị rõ trạng thái từ tiếp nhận đến theo dõi tiếp trong một quy trình có cấu trúc rõ ràng.
Được xây dựng cho đội ngũ cơ sở vật chất, an ninh và lễ tân cần tập hợp phê duyệt từ người đón tiếp, chuẩn bị thẻ và hướng dẫn khi đến trong một quy trình cấp thẻ khách.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa cho phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình yêu cầu cấp thẻ khách, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Trưởng nhóm, người phê duyệt và đội ngũ vận hành cần một luồng tiếp nhận rõ ràng cho các yêu cầu cấp thẻ khách để người yêu cầu có thể gửi đúng thông tin chi tiết, người phụ trách có thể xem xét nhanh và trạng thái luôn hiển thị sau khi gửi.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách phân loại các yêu cầu đến và theo dõi mục nào cần được xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi số lượng yêu cầu, điểm nghẽn và hoạt động theo dõi tiếp với người yêu cầu trên toàn đội ngũ.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu cấp thẻ khách.
Thu thập các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho từng yêu cầu cấp thẻ khách.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi tiếp với người yêu cầu.
Thu thập chi tiết yêu cầu, chuyển công việc đến đúng người phụ trách và hiển thị rõ các cập nhật cho người yêu cầu khi yêu cầu được xử lý.
Cập nhật trạng thái và phối hợp.
Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc nhở và bàn giao trong một quy trình dùng chung.
Khả năng hiển thị yêu cầu cấp thẻ khách.
Cung cấp cho đội ngũ các bản ghi có thể tìm kiếm, lịch sử người phụ trách và khả năng hiển thị trạng thái để báo cáo và xử lý các yêu cầu lặp lại.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu cấp thẻ khách
- Nhật ký theo dõi tiếp người yêu cầu
- Danh sách yêu cầu cấp thẻ khách
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái người yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở nộp yêu cầu
- Nhắc nhở trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ trạng thái, người phụ trách và các bước tiếp theo của yêu cầu cấp thẻ khách luôn hiển thị rõ trong một quy trình dùng chung.
- Cung cấp cho người yêu cầu một cách rõ ràng để gửi thông tin yêu cầu cấp thẻ khách mà không mất ngữ cảnh sau khi tiếp nhận.
- Giữ thông tin người phụ trách, trạng thái hàng đợi và hoạt động theo dõi tiếp với người yêu cầu hiển thị rõ tại một nơi.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách yêu cầu cấp thẻ khách.
Xem xét các yêu cầu cấp thẻ khách theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo trong một hàng đợi duy nhất.
Yêu cầu cấp thẻ khách.
Thu thập thông tin yêu cầu cấp thẻ khách, tệp đính kèm và bối cảnh của người yêu cầu trước khi xem xét hoặc xử lý.
Hàng đợi trạng thái người yêu cầu.
Theo dõi số lượng yêu cầu, thời gian tồn đọng, khối lượng công việc của người phụ trách và các việc theo dõi tiếp đang chờ xử lý từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu cấp thẻ khách kèm các thông tin mà người phụ trách cần để xem xét hoặc xử lý.
Người phụ trách được phân công xem xét yêu cầu, yêu cầu làm rõ khi cần và chuyển yêu cầu sang đúng trạng thái.
Các hàng đợi và lời nhắc giúp người yêu cầu và người phụ trách luôn thống nhất về những gì đang chờ xử lý, đã được phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ xử lý lặp lại, kiểm tra và theo dõi mức độ dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu cấp thẻ khách này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm phần tiếp nhận yêu cầu, định tuyến đến người phụ trách, các chế độ xem trạng thái và lời nhắc để đội ngũ có thể xem xét và theo dõi tiếp các yêu cầu cấp thẻ khách mà không mất ngữ cảnh.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu tiếp nhận, định tuyến đến người phụ trách, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn.
Đội nhóm có thể sử dụng mẫu trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, xem xét và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái ở cùng một nơi không?
Có. Đội ngũ có thể phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái hiển thị cho người yêu cầu, ghi lại quyết định và kích hoạt lời nhắc để các yêu cầu không bị bỏ quên sau khi tiếp nhận.
Mẫu này phù hợp nhất với những đội nhóm nào?
Mẫu phù hợp cho trưởng nhóm, người phê duyệt và đội ngũ vận hành cần quy trình tiếp nhận từ người yêu cầu rõ ràng hơn, định tuyến đến người phụ trách và hiển thị trạng thái cho các yêu cầu cấp thẻ khách.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình cấp thẻ khách của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Bộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang
Cẩm nang quy trình phê duyệt yêu cầu truy cập
Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu yêu cầu truy cập, định tuyến phê duyệt, ngữ cảnh rủi ro, phạm vi truy cập, thời hạn hết hiệu lực và bằng chứng hoàn tất trước khi mở một mẫu truy cập.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý khách đến và kiểm soát chìa khóa
Lập kế hoạch quản lý khách đến, phê duyệt của người tiếp đón, đăng ký nhận chìa khóa, bàn giao, ngày phải trả và các trường dữ liệu hoàn tất trước khi chọn một mẫu kiểm soát ra vào.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.