Quy trình thẻ trong Jodoo
Nhu cầu là yêu cầu, phê duyệt, trả lại, khu vực, hướng dẫn cấp thẻ, kích hoạt khi đến, ngoại lệ, hết hạn, hoàn trả, bảng điều khiển và bản ghi liên quan có thể cấu hình.
Yêu cầu cấp thẻ khách
Yêu cầu thẻ khách từ phê duyệt đến kích hoạt, hết hạn và hoàn trả
Kết nối khách, người yêu cầu, người tiếp đón, địa điểm, ngày, mục đích, khu vực ra vào, phê duyệt, thẻ, hộ tống, đến, hết hạn, check-out, hoàn trả và ngoại lệ.
Yêu cầu thẻ chưa kết thúc khi được duyệt. Quy trình hữu ích phải nối quyết định với kích hoạt khi đến, lượt thăm hiện tại, hết hạn, hoàn trả và kết thúc.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
- Yêu cầu, xem xét, trả lại, từ chối, phê duyệt hoặc hủy
- Cơ sở, khu vực, thẻ hoặc giấy ra vào, người hộ tống, kích hoạt và hết hạn
- Check-out, hoàn trả, ngoại lệ và kết thúc
Giữ thẻ được liên kết sau phê duyệt
Tách yêu cầu, quyết định, kích hoạt, sử dụng hiện tại và đóng hồ sơ để mỗi trạng thái phản ánh đúng thực tế.
- 01
Yêu cầu
Ghi nhận khách, người yêu cầu, người tiếp đón, địa điểm, mục đích, ngày, thời lượng, điểm đến, khu vực và bằng chứng.
Một yêu cầu được đánh số tự động. - 02
Xem xét
Phê duyệt, trả lại, từ chối, hủy hoặc chuyển cấp theo loại lượt thăm, thời gian, khu vực và bằng chứng.
Quyết định, người duyệt, lý do và mốc thời gian. - 03
Chuẩn bị
Đưa yêu cầu đã duyệt vào danh sách khách đến cùng thẻ, hộ tống, điểm đến và hướng dẫn cấp.
Lễ tân hoặc cổng bảo vệ biết cần cấp gì. - 04
Kích hoạt
Khi đến, xác nhận người và kết quả kiểm tra, cấp thẻ, ghi nhận kích hoạt và tạo lượt thăm hiện tại.
Không còn nhầm phê duyệt với việc đã đến. - 05
Kiểm tra
Luôn hiển thị người tiếp đón, khu vực, hộ tống, trạng thái hiện tại, check-out dự kiến, hết hạn và ngoại lệ.
Quyền ra vào quá hạn hoặc thay đổi tạo ra tác vụ xử lý. - 06
Hoàn trả và đóng hồ sơ
Ghi nhận giờ ra, trả thẻ, cách xử lý ngoại lệ và bằng chứng đóng hồ sơ.
Thẻ đang mở và lượt thăm tại chỗ được đối soát.
Dùng trạng thái cho biết điều gì có thể xảy ra tiếp theo
Trường chung “đang chờ/đã duyệt” không đủ cho thẻ có thể được trả lại, kích hoạt, hết hạn hoặc thất lạc.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động tiếp theo được phép |
|---|---|---|
| Nháp | Người yêu cầu chưa gửi đầy đủ đề nghị cấp thẻ | Chỉnh sửa hoặc hủy |
| Đang chờ xem xét | Người xét duyệt phụ trách chưa đưa ra quyết định | Phê duyệt, trả lại, từ chối, chuyển cấp |
| Đã trả lại | Thông tin hoặc bằng chứng cụ thể cần chỉnh sửa | Sửa và gửi lại |
| Đã duyệt, chưa hoạt động | Thẻ có thể đã chuẩn bị nhưng khách chưa đến | Kích hoạt khi xác nhận đến hoặc hủy |
| Đang hoạt động | Thẻ đã cấp và lượt thăm hiện tại đang mở | Cập nhật khu vực hoặc người hộ tống, tạo ngoại lệ, làm thủ tục ra |
| Đã hết hạn hoặc quá hạn | Đã quá thời gian dự kiến nhưng chưa đóng lượt thăm | Liên hệ người tiếp đón, thu hồi thẻ, ghi nhận ngoại lệ |
| Đã trả và đã đóng | Đã xác nhận rời đi và trả thẻ | Lưu giữ lịch sử |
| Bị mất hoặc chưa xử lý | Chưa thu hồi thẻ hoặc còn vấn đề khác | Chuyển cấp và kết thúc kèm bằng chứng |
Điều phối yêu cầu thẻ trong khi thông tin xác thực vẫn ở hệ thống kiểm soát ra vào
Giữ yêu cầu, phê duyệt, thông tin xác thực và điều khiển cửa trong hệ thống dành cho từng trách nhiệm.
Hệ thống ra vào vật lý
Mã hóa thông tin xác thực, thông tin di động, đầu đọc, cửa, thang máy, cổng xoay, thu hồi và sự kiện ra vào quyết định quyền vào vật lý.
Nền tảng danh tính hoặc an ninh
Xác minh tài liệu, danh sách theo dõi, quyết định an ninh và sàng lọc theo quy định quyết định lựa chọn.
Câu hỏi về yêu cầu cấp thẻ khách
01Yêu cầu cấp thẻ khách nên gồm những gì?+
Bao gồm khách, người yêu cầu, người tiếp đón, địa điểm, mục đích, ngày và thời lượng, điểm đến, khu vực ra vào, bằng chứng, người duyệt, quyết định, hướng dẫn cấp, hộ tống và yêu cầu kết thúc.
02Thẻ đã duyệt có giống khách đã check-in không?+
Không. Phê duyệt chỉ cho phép chuẩn bị. Chỉ tạo hoặc kích hoạt lượt thăm hiện tại sau khi khách đến và hoàn tất bước kiểm tra bắt buộc.
03Nên xử lý thẻ hết hạn thế nào?+
Hiển thị thẻ đã duyệt nhưng chưa dùng, đang hoạt động quá hạn và chưa trả trong các hàng đợi ngoại lệ riêng, kèm người tiếp đón, người phụ trách, bước xử lý tiếp theo, chuyển cấp và đóng hồ sơ.
04Jodoo có điều khiển cửa không?+
Không. Jodoo điều phối yêu cầu nghiệp vụ, quyết định, lượt thăm, ngoại lệ và kết thúc. Thông tin xác thực và điều khiển cửa vẫn ở hệ thống ra vào vật lý.
05Quy trình có hỗ trợ thay đổi tạm thời không?+
Có. Ghi lại khu vực, thời gian, người hộ tống, người xét duyệt, lý do, thời hạn hiệu lực và đóng hồ sơ đã thay đổi thay vì ghi đè phê duyệt ban đầu mà không có lịch sử.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng quy trình cấp thẻ kháchThử trường hợp thẻ đã duyệt nhưng không được trả
Chạy thử các trạng thái bản nháp, trả lại, đã duyệt, kích hoạt, đổi khu vực, hết hạn, thất lạc, hoàn trả và đóng trước khi triển khai.