Người yêu cầu gửi thông tin khách, người đón, thời gian đến và mục đích vào khu vực để được duyệt nhanh.
Mẫu yêu cầu thẻ ra vào cho khách
Thu thập chi tiết yêu cầu thẻ ra vào cho khách, chuyển đến đúng người phụ trách và giữ trạng thái luôn rõ ràng trong một quy trình có cấu trúc.
Dành cho đội ngũ lễ tân, an ninh và cơ sở vật chất cần phê duyệt người đón, chuẩn bị thẻ và hướng dẫn khách đến trong cùng một quy trình.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình yêu cầu thẻ ra vào cho khách, sau đó tùy chỉnh biểu mẫu, trạng thái, vai trò duyệt và thông báo cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ lễ tân, an ninh và vận hành cần một luồng tiếp nhận rõ ràng để người yêu cầu gửi đủ thông tin, người phụ trách duyệt nhanh hơn và trạng thái thẻ khách luôn hiển thị sau khi gửi.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Lễ tân hoặc an ninh phân loại yêu cầu mới, chuẩn bị thẻ và theo dõi các mục cần xử lý tiếp.
Quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và các yêu cầu còn chờ phản hồi trên toàn đội.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu thẻ khách.
Thu thập thông tin khách, người đón, thời gian đến, khu vực cần vào, người phụ trách và các ghi chú hỗ trợ cần thiết.
Định tuyến phê duyệt và theo dõi người yêu cầu.
Chuyển yêu cầu đến đúng người phụ trách, ghi lại quyết định và giữ cập nhật trạng thái hiển thị cho người yêu cầu.
Cập nhật trạng thái và phối hợp.
Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc việc và bàn giao trong một quy trình dùng chung.
Lịch sử thẻ khách có thể tìm kiếm.
Giữ hồ sơ khách, người phụ trách, trạng thái và lịch sử xử lý để phục vụ báo cáo, kiểm tra và các lần ghé thăm sau.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu thẻ ra vào cho khách
- Nhật ký theo dõi người yêu cầu
- Danh sách yêu cầu thẻ khách
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái cho người yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc gửi yêu cầu
- Nhắc trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ trạng thái, người phụ trách và bước tiếp theo của yêu cầu thẻ khách trong một quy trình dùng chung.
- Cho người yêu cầu một cách gửi thông tin rõ ràng mà không mất bối cảnh sau bước tiếp nhận.
- Giữ thông tin người phụ trách, trạng thái hàng đợi và theo dõi người yêu cầu hiển thị tại một nơi.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách yêu cầu thẻ khách.
Xem các yêu cầu thẻ ra vào theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo trong một hàng đợi.
Yêu cầu thẻ ra vào cho khách.
Thu thập thông tin khách, người đón, tệp đính kèm và bối cảnh cần thiết trước khi duyệt hoặc thực hiện.
Hàng đợi trạng thái cho người yêu cầu.
Theo dõi số lượng yêu cầu, thời gian chờ, khối lượng của người phụ trách và các mục cần theo dõi tiếp trên một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu thẻ khách với đầy đủ thông tin mà người phụ trách cần để xem xét hoặc thực hiện.
Người phụ trách được giao xem xét yêu cầu, yêu cầu làm rõ khi cần và chuyển yêu cầu sang đúng trạng thái.
Hàng đợi và lời nhắc giúp người yêu cầu và người phụ trách cùng nắm rõ mục nào đang chờ xử lý, đã duyệt hoặc đang bị chặn.
Yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ công việc lặp lại, kiểm tra và theo dõi mức độ dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu thẻ ra vào cho khách bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm biểu mẫu tiếp nhận, định tuyến đến người phụ trách, chế độ xem trạng thái và lời nhắc để đội ngũ duyệt và theo dõi yêu cầu thẻ khách mà không mất bối cảnh.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường tiếp nhận, cách định tuyến người phụ trách, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn.
Đội ngũ có thể dùng trên di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, xem xét và cập nhật hồ sơ từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật ở một nơi không?
Có. Đội ngũ có thể phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái hiển thị cho người yêu cầu, ghi lại quyết định và kích hoạt lời nhắc để yêu cầu không bị bỏ sót.
Mẫu này phù hợp nhất cho ai?
Mẫu này hữu ích cho lễ tân, an ninh, cơ sở vật chất và đội ngũ vận hành cần quy trình tiếp nhận, phê duyệt và theo dõi thẻ khách rõ ràng hơn.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho cách đội ngũ của bạn quản lý thẻ khách.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Bộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang
Cẩm nang quy trình phê duyệt yêu cầu truy cập
Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu yêu cầu truy cập, định tuyến phê duyệt, ngữ cảnh rủi ro, phạm vi truy cập, thời hạn hết hiệu lực và bằng chứng hoàn tất trước khi mở một mẫu truy cập.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý khách đến và kiểm soát chìa khóa
Lập kế hoạch quản lý khách đến, phê duyệt của người tiếp đón, đăng ký nhận chìa khóa, bàn giao, ngày phải trả và các trường dữ liệu hoàn tất trước khi chọn một mẫu kiểm soát ra vào.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.