Người dùng có thể hiểu trang trong mười giây không?
Giữ
Dự án, chủ sở hữu, ngày đến hạn, trạng thái, tình trạng và hành động tiếp theo
Tránh
Nhãn phương pháp hoặc kiểm soát quản trị trên chế độ xem cộng tác viên
Phần mềm quản lý dự án đơn giản
Làm rõ hành động tiếp theo của dự án
Bắt đầu với một bản ghi dự án nhỏ, hàng đợi công việc được giao và chế độ xem ngoại lệ—mà không từ bỏ khả năng thêm phê duyệt, vai trò, lời nhắc và báo cáo sau này.
Sự đơn giản đến từ hệ thống phân cấp thông tin tập trung, không phải từ việc che giấu các điều khiển còn thiếu đằng sau một giao diện rõ ràng.
- Chỉ giữ các trường dự án và hành động mà nhóm thật sự cần
- Một hàng đợi cho công việc quá hạn, bị chặn và đang chờ quyết định
- Bổ sung dần trường, quy trình và báo cáo khi nhu cầu thay đổi
Loại bỏ xích mích mà không loại bỏ trách nhiệm giải trình
Một công cụ đơn giản phải dễ sử dụng ngay từ ngày đầu tiên và vẫn làm rõ quyền sở hữu, các trường hợp ngoại lệ và lịch sử.
Người quản lý có thể tìm ra điều gì cần chú ý không?
Giữ
Bộ lọc quá hạn, bị chặn, cũ và chờ quyết định
Tránh
Một bảng điều khiển có đầy đủ các biện pháp không mở công việc đằng sau chúng
Quá trình này có thể phát triển dần dần?
Giữ
Các biểu mẫu, quy tắc, vai trò, lời nhắc và chế độ xem tùy chọn
Tránh
Một công cụ nhẹ, cứng nhắc buộc phải di chuyển ở lần phê duyệt hoặc báo cáo đầu tiên
Nhóm có thể ngừng sử dụng bảng tính phụ không?
Giữ
Đủ các trường và bản ghi liên quan để giữ lại bối cảnh hiện tại
Tránh
Đơn giản hóa quá mức để đẩy các vấn đề, quyết định và bằng chứng trở lại email
Tạo, gán, cập nhật, đánh giá và đóng
Mỗi bước có một kết quả có thể nhìn thấy được.
- 01
Tạo nên
Ghi lại kết quả, chủ sở hữu, ngày tháng và tiêu chí chấp nhận tối thiểu.
Một dự án mà mọi người đều có thể xác định - 02
Đề xuất
Cung cấp cho mỗi hành động tiếp theo một chủ sở hữu chịu trách nhiệm và ngày đến hạn.
Hàng đợi công việc cá nhân tập trung - 03
Cập nhật
Ghi lại tiến trình, bằng chứng và các điểm chặn trong hồ sơ nguồn.
Sự thật hiện tại mà không theo đuổi trạng thái - 04
Xem xét
Công việc mở muộn, bị chặn, cũ hoặc chờ quyết định.
Chương trình quản lý ngắn gọn - 05
Đóng
Xác nhận hoàn thành hoặc chấp nhận và giữ lại kết quả cuối cùng.
Xóa lịch sử khóa sổ
Thêm một biện pháp kiểm soát khi có vấn đề thực sự cần thiết
Trải nghiệm của người đóng góp có thể vẫn đơn giản trong khi người quản lý thêm các biện pháp kiểm soát mà nhóm đã có được.
Một công cụ cố định nhẹ thường vẫn đơn giản bằng cách loại trừ phê duyệt, tiếp nhận có cấu trúc, quyền hoặc báo cáo hữu ích.
Quản trị viên được đào tạo có thể thêm và kiểm tra trường tập trung, chế độ xem, lời nhắc, phê duyệt hoặc trang tổng quan mà không cần thay thế ứng dụng dự án trực tiếp.
- Thêm sự chấp nhận của khách hàng sau khi chuyển giao bị bỏ lỡ
- Thêm danh mục chặn sau khi bị trì hoãn định kỳ
- Tạo chế độ xem chỉ dành cho người quản lý cho các dự án nhạy cảm
- Thêm lời nhắc cập nhật mới
“Đơn giản” nghĩa là gì trong quyết định mua hàng
Phần mềm quản lý dự án đơn giản nhất là gì?
Sự phù hợp đơn giản nhất phụ thuộc vào công việc. Một bảng có thể đủ cho một luồng thẻ rõ ràng; hệ thống hồ sơ có thể định cấu hình sẽ tốt hơn khi các dự án cần thông tin đầu vào, ngoại lệ, phê duyệt, chế độ xem vai trò hoặc dữ liệu kinh doanh được kết nối.
Một mẫu dự án đơn giản nên có bao nhiêu trường?
Bắt đầu với các trường bắt buộc để xác định dự án, chủ sở hữu, ngày tháng, kết quả, trạng thái, tình trạng và quyết định tiếp theo. Chỉ thêm trường khi ai đó sử dụng trường đó để định tuyến công việc, lọc chế độ xem, thực thi quy tắc hoặc đưa ra quyết định.
Phần mềm đơn giản có thể hỗ trợ nhiều loại dự án không?
Đúng. Giữ một danh tính dự án chung nhỏ, sau đó chỉ hiển thị các trường hoặc chế độ xem dành riêng cho loại dự án ở những nơi công việc thực sự khác biệt.
Khi nào một công cụ đơn giản trở nên quá hạn chế?
Khi các nhóm chuyển các phê duyệt, ngoại lệ, bằng chứng, cập nhật khách hàng hoặc báo cáo sang các hệ thống bên cạnh vì công cụ dự án không thể lưu giữ chúng một cách rõ ràng.
Kiểm tra xem hành động tiếp theo có rõ ràng đối với người dùng mới không
Nếu người dùng có thể cập nhật tác phẩm, đưa ra trình chặn và tìm đúng chủ sở hữu mà không cần giải thích thì mô hình bắt đầu là đủ đơn giản.