Chăm sóc khách hàng→Cấp phép
Đơn hàng, sản phẩm, lý do, bằng chứng, kết quả mong muốn, bối cảnh chính sách và cam kết khách hàng.
Ngoại lệKhông rõ đơn hàng, yêu cầu ngoài hạn, tín hiệu an toàn khẩn cấp hoặc ngoại lệ giá trị cao.
Vận hành trả hàng
Phần mềm quản lý trả hàng từ yêu cầu đến kết quả
Xử lý trả hàng từ điều kiện và cấp phép, qua vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra, xử lý, hoàn tiền hoặc đổi hàng đến xác nhận khách hàng.
Mỗi yêu cầu trả hàng vừa là cam kết với khách hàng vừa kéo theo việc luân chuyển hàng thực tế. Hãy lưu bối cảnh đơn hàng, chính sách, hành trình hàng hóa, bằng chứng kho, quyết định tài chính và trao đổi trong cùng một hồ sơ.
- Một hồ sơ xuyên suốt dịch vụ, kho, chất lượng, tài chính và chăm sóc khách hàng
- Ngoại lệ rõ ràng về điều kiện, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra và thực hiện
- Lý do, chính sách, kết quả, hàng đợi, lời nhắc và bảng điều khiển có thể cấu hình
Làm cho mọi trạng thái trả hàng có thể quan sát và hành động
Xem cấp phép, hậu cần, kiểm tra, tiền và trao đổi là những quyết định riêng được liên kết bằng một hồ sơ.
- 01
Yêu cầu và định danh
Ghi nhận khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, số sê-ri hoặc lô, ngày mua, lý do, kết quả mong muốn và bằng chứng.
Đây có phải đúng đơn hàng và sản phẩm không, và đã đủ thông tin để đánh giá yêu cầu chưa? - 02
Kiểm tra điều kiện
Áp dụng thời hạn trả hàng, tình trạng sản phẩm, bảo hành, kênh, ngoại lệ và quy tắc phê duyệt.
Phê duyệt, từ chối, yêu cầu bằng chứng hay chuyển sang rà soát bảo hành? - 03
Cấp phép và vận chuyển
Cấp phương thức hoặc nhãn trả hàng và theo dõi trạng thái đang vận chuyển, đã giao, ngoại lệ hoặc không cần trả lại.
Sản phẩm nên đi đâu và ai phụ trách ngoại lệ vận chuyển? - 04
Tiếp nhận và kiểm tra
Đối chiếu sản phẩm dự kiến, đánh giá tình trạng và hỏng hóc, ghi nhận bằng chứng và đề xuất cách xử lý.
Nhập lại kho, sửa chữa, thay thế, cách ly, thanh lý, trả nhà cung cấp hay điều tra thêm? - 05
Giải quyết và xác nhận
Phê duyệt kết quả tài chính hoặc đổi hàng, thực hiện, thông báo và ghi nhận xác nhận khách hàng.
Kết quả đã hứa đã được thực hiện và hồ sơ có thể đóng chưa?
Không để hồ sơ trả hàng bị bỏ sót khi chuyển giữa dịch vụ, kho và tài chính
Mỗi lần bàn giao phải mang theo công việc đã nhận, quyết định, hạn và ngoại lệ, không chỉ là tin nhắn được chuyển tiếp.
Cấp phép→Hậu cần
Phương thức đã phê duyệt, điểm đến, định danh sản phẩm, nhãn hoặc lấy hàng và hạn gửi.
Ngoại lệHàng nguy hiểm, sản phẩm quá khổ, vận chuyển xuyên biên giới hoặc quyết định không cần trả lại.
Tiếp nhận→Kiểm tra
Thời gian nhận, đối chiếu định danh, tình trạng, bộ phận còn thiếu và bằng chứng.
Ngoại lệSai sản phẩm, gói rỗng, hư hỏng vận chuyển hoặc vấn đề chuỗi kiểm soát.
Quyết định→Tài chính hoặc thực hiện
Biện pháp đã phê duyệt, số tiền, người phụ trách, ngày hứa, yêu cầu bằng chứng và thông báo khách hàng.
Ngoại lệSản phẩm thay thế không có sẵn, thanh toán thất bại, rà soát gian lận hoặc kết quả bị phản đối.
Cung cấp cho quản lý các câu hỏi phía sau bảng điều khiển
Số liệu chỉ có ý nghĩa khi nhóm có thể mở hồ sơ bị ảnh hưởng và hành động.
Lượt trả hàng đã cấp phép nào chưa di chuyển?
Ngày cấp phép, phương thức trả hàng, trạng thái theo dõi, hạn gửi và cập nhật khách hàng.
Lượt tiếp nhận nào chưa thể quyết định xử lý?
Đối chiếu định danh, tình trạng, mã hỏng, trạng thái kiểm tra, bằng chứng thiếu và người phụ trách.
Kết quả khách hàng nào bị trễ?
Quyết định, số tiền được duyệt, người phụ trách thực hiện, ngày hứa, trở ngại và xác nhận.
Lý do trả hàng nào đang tăng?
Lý do, sản phẩm, kênh, tình trạng, hỏng hóc đã xác nhận, cách xử lý và tái diễn.
Điều chỉnh quy trình trả hàng theo sản phẩm và kênh
Jodoo cho phép quản trị viên được đào tạo thêm hoặc đổi hồ sơ và chế độ xem có kiểm soát khi hoạt động phát triển.
| Thay đổi vận hành | Điều chỉnh trong Jodoo | Giữ lại |
|---|---|---|
| Lý do hoặc kết quả trả hàng mới | Lựa chọn, trường có điều kiện, quy tắc, hàng đợi, thông báo và phân đoạn bảng điều khiển | Lịch sử trả hàng và khả năng truy xuất sản phẩm hiện có |
| Luồng kho hoặc sửa chữa mới | Điểm đến, danh sách kiểm tra, tuyến xử lý, chế độ xem người phụ trách và logic hạn | Hồ sơ khách hàng và quyết định cấp phép |
| Phê duyệt ngoại lệ mới | Ngưỡng, người phê duyệt, yêu cầu bằng chứng, chuyển cấp và dấu vết kiểm toán | Yêu cầu gốc và kết quả cuối cùng của khách hàng |
Đo chi phí và trải nghiệm khách hàng phía sau lượng trả hàng
Dùng chỉ số liên kết hồ sơ để nhóm có thể điều tra hồ sơ phía sau từng con số.
Thời gian từ yêu cầu đến cấp phép
Thời gian từ yêu cầu đầy đủ đến quyết định phê duyệt, từ chối hoặc cần bằng chứng.
Tìm vướng mắc chính sách hoặc rà soát trước khi sản phẩm di chuyển.Thời gian từ cấp phép đến tiếp nhận
Thời gian từ cấp phép đến khi kho nhận và đối chiếu sản phẩm.
Tách chậm trễ do khách hàng và đơn vị vận chuyển khỏi xử lý nội bộ.Thời gian từ tiếp nhận đến xử lý
Thời gian từ tiếp nhận đến quyết định nhập lại kho, sửa chữa, thay thế, hoàn tiền, thanh lý hoặc trả nhà cung cấp đã được duyệt.
Quản lý tồn đọng kiểm tra và khả năng cung ứng hàng tồn.Tình trạng cam kết kết quả
Kết quả mở: đến hạn, có rủi ro, quá hạn, đã hoàn tất và đã được khách hàng xác nhận.
Bảo vệ giải pháp đã hứa với khách hàng.Lập kế hoạch vận hành ngoài cổng trả hàng
Phần mềm quản lý trả hàng làm gì?
Phần mềm liên kết yêu cầu trả hàng, điều kiện, cấp phép, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra, xử lý, hoàn tiền hoặc đổi hàng, trao đổi khách hàng và báo cáo.
Quản lý trả hàng khác phần mềm RMA như thế nào?
Quản lý trả hàng thường bao quát trả hàng thương mại điện tử và khách hàng nói chung. Phần mềm RMA thường nhấn mạnh mã cấp phép chính thức cùng quy trình kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế kỹ thuật.
Jodoo có thể tích hợp với thương mại điện tử, vận chuyển hoặc ERP không?
Jodoo có thể kết nối qua tích hợp và API. Xác nhận chính xác nền tảng, sự kiện, quyền sở hữu dữ liệu, xử lý lỗi và khối lượng trong phạm vi triển khai rõ ràng.
Nhóm nghiệp vụ có thể thay đổi lý do và chính sách trả hàng không?
Có. Quản trị viên được đào tạo có thể điều chỉnh trường, lựa chọn, điều kiện quy trình, chế độ xem vai trò, lời nhắc và bảng điều khiển mà vẫn giữ lịch sử.
Thử trả hàng với ngoại lệ thực tế
Sử dụng ứng dụng trả hàngQuản lý cam kết với khách hàng và luồng hàng trả trong cùng một hồ sơ
Dùng ứng dụng đã có dữ liệu để thử điều kiện, di chuyển, kiểm tra, xử lý, thực hiện và các ngoại lệ thường rơi giữa các hệ thống.