Bộ quy trình xử lý khiếu nại khách hàng

Bộ quy trình xử lý khiếu nại khách hàng

Kết nối tiếp nhận khiếu nại, phân loại, điều tra, phê duyệt RMA, rà soát bảo hành, hoàn tiền và theo dõi tiếp hành động khắc phục.

Bộ này dành cho các đội ngũ hỗ trợ, vận hành, chất lượng và tài chính cần xử lý vấn đề của khách hàng từ khiếu nại ban đầu sang điều tra, phê duyệt trả hàng, quyết định bảo hành hoặc hoàn tiền và theo dõi tiếp phòng ngừa mà không làm gián đoạn trách nhiệm theo dõi của người phụ trách.

Đội ngũ hỗ trợ cần theo dõi trạng thái khiếu nại và theo dõi tiếp với khách hàng tại một nơi.Đội ngũ chất lượng sử dụng khiếu nại, hàng trả về và yêu cầu bảo hành như tín hiệu lỗi.Đội ngũ tài chính và vận hành kiểm soát hoàn tiền, thay thế và kết thúc xử lý RMA.
01Tiếp nhận và phân loại khiếu nại02Phê duyệt trả hàng hoặc rà soát bảo hành03Phê duyệt hoàn tiền hoặc thay thế04Ngăn ngừa vấn đề tái diễn

Cách các mẫu được kết nối trong toàn bộ quy trình

01

Tiếp nhận và phân loại khiếu nại

Thu thập thông tin khách hàng, bối cảnh vấn đề, sản phẩm hoặc đơn hàng, mức độ nghiêm trọng, bằng chứng và người phụ trách đầu tiên trước khi vụ việc được chuyển sang điều tra.

02

Phê duyệt trả hàng hoặc rà soát bảo hành

Xác định xem vấn đề có cần RMA, rà soát yêu cầu bảo hành, tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hay xử lý trực tiếp hay không.

03

Phê duyệt hoàn tiền hoặc thay thế

Đảm bảo trạng thái phê duyệt hoàn tiền, quyết định thay thế, trao đổi với khách hàng và mức sẵn sàng của bộ phận tài chính luôn được hiển thị rõ trước khi xử lý xong.

04

Ngăn ngừa vấn đề tái diễn

Kết nối các khiếu nại lặp lại, hàng hóa bị trả về và tín hiệu bảo hành với nguyên nhân gốc rễ và theo dõi tiếp hành động khắc phục.

Giữ nhất quán thông tin quan trọng từ yêu cầu đến theo dõi tiếp

  • Thông tin khách hàng, loại vấn đề, bằng chứng, mức độ nghiêm trọng và người phụ trách được chuyển từ khâu tiếp nhận khiếu nại sang bước phân loại.
  • Sản phẩm, đơn hàng, bảo hành, lý do trả hàng và trạng thái RMA kết nối bộ phận hỗ trợ khách hàng với quy trình xử lý trả hàng.
  • Số tiền hoàn, quyết định phê duyệt, trạng thái thay thế và cập nhật cho khách hàng được chuyển tiếp sang bước xử lý.
  • Nguyên nhân gốc rễ, người phụ trách hành động khắc phục, ngày đến hạn và bằng chứng xác minh giúp công tác phòng ngừa luôn được theo dõi rõ ràng.

Chọn mẫu đầu tiên theo điểm nghẽn

  • Bắt đầu với theo dõi khiếu nại nếu vấn đề của khách hàng đang được tiếp nhận theo cách thiếu cấu trúc.
  • Bắt đầu với RMA khi việc phê duyệt trả hàng và tiếp nhận hàng hóa chưa rõ ràng.
  • Bắt đầu với phê duyệt hoàn tiền khi kiểm soát tài chính và xử lý cho khách hàng là điểm nghẽn.

Các mẫu hỗ trợ gói quy trình này

Khám phá các tình huống sử dụng đằng sau quy trình này

So sánh các gói quy trình tương tự

10 mẫu

Bộ quy trình phê duyệt thanh toán

Kết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.

01 Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02 Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03 Kiểm soát giải ngân thanh toán04 Theo dõi tiếp thanh toánMẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấpBiểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP
9 mẫu

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấpBiểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung
15 mẫu

Bộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Đưa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.

01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và xử lý tiếpMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấpQuy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu cầu hóa đơn
8 mẫu

Bộ quy trình công nợ phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán

Kết nối tiếp nhận hóa đơn AP, phê duyệt mã hạch toán, kiểm soát phát hành ACH, trạng thái thanh toán và lịch thanh toán gắn với hợp đồng.

01 Thu thập hóa đơn và ngữ cảnh thanh toán02 Định tuyến mã hạch toán AP và phê duyệt hóa đơn03 Chuẩn bị phát hành thanh toán có kiểm soát04 Theo dõi tuổi nợ AP và nghĩa vụ theo hợp đồngMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắmTrình theo dõi công nợ phải trả / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACH
14 mẫu

Bộ quy trình vận hành hiện trường xây dựng

Điều phối các quy trình báo cáo hằng ngày tại công trường, xếp lịch đội thi công, RFIs, hồ sơ đệ trình, lệnh thay đổi, danh sách việc tồn, công cụ và tồn kho tại công trường.

01 Lập kế hoạch công việc hiện trường và đội thi công02 Ghi nhận bản ghi hiện trường hằng ngày03 Xử lý RFIs, hồ sơ đệ trình và thay đổi04 Hoàn tất công việc và kiểm soát nguồn lực công trườngMẫu vận hành xây dựng / Mẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu chất lượng & an toànPhần mềm lập lịch đội thi công / Biểu mẫu báo cáo công việc hằng ngày công trường / Biểu mẫu tiếp nhận dự án
16 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp & đánh giá năng lực nhà cung cấp

Kết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát năng lực, so sánh, kiểm tra và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm tra và theo dõi hành động khắc phụcMẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp
17 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận hàng vào kho & kiểm soát tồn kho

Kết nối yêu cầu vật tư, kiểm tra tiếp nhận, xuất kho, hàng trả lại, cảnh báo sắp hết hàng, bổ sung hàng, kiểm tra và điều chỉnh tồn kho.

01 Yêu cầu và xuất vật tư02 Tiếp nhận và kiểm tra hàng nhập kho03 Kiểm soát hàng trả lại và ngoại lệ04 Bổ sung hàng và đối soát khoMẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu chất lượng & an toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư / Biểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư Trường Học
38 mẫu

Bộ quy trình điều phối dịch vụ hiện trường và bảo trì

Kết nối yêu cầu công việc, điều phối, lên lịch kỹ thuật viên, theo dõi bảo trì, dịch vụ tòa nhà và các quy trình lịch hẹn theo từng ngành nghề.

01 Tiếp nhận nhu cầu dịch vụ02 Điều phối và phân công công việc03 Lên lịch hẹn theo ngành nghề04 Theo dõi tiếp công việc bảo trìMẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu vận hành xây dựng / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu chất lượng & an toànPhiếu yêu cầu công việc / Phần mềm điều phối lệnh công việc / Điều phối dịch vụ
32 mẫu

Bộ mẫu quy trình hành động khắc phục về chất lượng và an toàn

Kết nối đánh giá mối nguy, quan sát an toàn, bản ghi SDS, giấy phép, CAPA, kiểm soát thay đổi, hướng dẫn công việc và hoạt động theo dõi tiếp cho bản ghi lô.

01 Xác định rủi ro và quan sát02 Kiểm soát bản ghi an toàn và giấy phép03 Định tuyến hành động khắc phục04 Cập nhật công việc được kiểm soátMẫu chất lượng & an toàn / Mẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu vận hành xây dựngBiểu mẫu đánh giá mối nguy / Biểu mẫu quan sát an toàn / Biểu mẫu phân tích mối nguy công việc
12 mẫu

Bộ mẫu quy trình kiểm soát yêu cầu truy cập & bảo mật

Kết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách ra vào và bàn giao chìa khóa.

01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của kháchMẫu quy trình truy cập và bảo mật / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu chất lượng & an toànBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN
6 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hợp đồng

Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng.

01 Tiếp nhận yêu cầu hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và mốc thời gian04 Quản lý kéo dài thời hạn và gia hạn hợp đồngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Theo dõi hợp đồng
10 mẫu

Bộ mẫu quy trình yêu cầu của nhân viên & tiếp nhận nhân viên mới

Kết nối các quy trình yêu cầu nghỉ phép, tác vụ tiếp nhận nhân viên mới, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn trả chi phí, chấm công và thiết lập quyền truy cập.

01 Tiếp nhận yêu cầu của nhân viên02 Định tuyến phê duyệt của quản lý và HR03 Quản lý mức độ sẵn sàng tiếp nhận nhân viên mới04 Theo dõi đào tạo và công việc theo dõi tiếp với nhân viênMẫu yêu cầu nhân sự cho nhân viên / Mẫu phê duyệt tài chính / Mẫu quy trình truy cập và bảo mật / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Trình theo dõi hội nhập nhân viên / Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới

Các câu hỏi thường gặp về gói quy trình này

Bộ quy trình này có phải là một hệ thống hỗ trợ khách hàng không?

Không. Bộ này tập trung vào quy trình vận hành để xử lý khiếu nại: bản ghi khiếu nại, RMA, bảo hành, hoàn tiền, điều tra, hành động khắc phục và kết thúc xử lý. Bộ này có thể dùng song song với các công cụ hỗ trợ khách hàng khi đội ngũ cần kiểm soát quy trình chặt chẽ hơn.

RMA nằm ở đâu trong quy trình xử lý khiếu nại?

RMA được áp dụng khi khiếu nại yêu cầu trả hàng, kiểm tra, sửa chữa, thay thế, hoàn tiền hoặc quyết định bảo hành trước khi vụ việc có thể được đóng lại.

Khi nào khiếu nại nên tạo hành động khắc phục?

Hãy tạo hành động khắc phục khi khiếu nại lặp lại, cho thấy lỗi trong quy trình, có mức độ nghiêm trọng cao hoặc cần công việc phòng ngừa được xác minh.

Bắt đầu từ mẫu phù hợp nhất, rồi điều chỉnh quy trình

Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu khởi đầu