Người tham gia
Bắt đầu từ
Việc được giao cho tôi, sắp đến hạn, bị chặn và bị trả lại.
Thực hiện bằng cách
Cập nhật đúng tình hình, yêu cầu trợ giúp, đính kèm bằng chứng và gửi kết quả hoàn thành.
Quản lý công việc nhóm
Biến công việc chung thành cam kết rõ ràng trong toàn nhóm
Thay danh sách cá nhân bị che khuất và bàn giao qua chat bằng công việc có người phụ trách, hành động tiếp theo hiện tại, hàng đợi nhóm, bằng chứng hoàn thành và bước rà soát của quản lý.
Quản lý công việc nhóm thành công khi mọi người thấy được cam kết của mình mà không mất bối cảnh liên nhóm phía sau một trở ngại hoặc bàn giao.
- Tập trung cá nhân và khả năng quan sát của nhóm từ cùng một hệ thống bản ghi
- Bàn giao có bên gửi, bên nhận, ngày đến hạn và xác nhận
- Màn hình dành cho trưởng nhóm về tải công việc, việc quá hạn và ngoại lệ
Cung cấp cho mỗi vai trò thông tin cần cho quyết định tiếp theo
Cùng nhìn thấy thông tin không có nghĩa là mọi người cần cùng một màn hình hoặc quyền hạn.
Trưởng nhóm
Bắt đầu từ
Công việc chưa phân công, quá hạn, bị chặn, lâu chưa cập nhật và quá tải trong toàn nhóm.
Thực hiện bằng cách
Phân loại xử lý, cân bằng lại, tháo gỡ ràng buộc và xác minh kết quả.
Người yêu cầu
Bắt đầu từ
Các công việc tôi yêu cầu và trạng thái chấp nhận của chúng.
Thực hiện bằng cách
Làm rõ nhu cầu, trả lời câu hỏi và xác nhận kết quả khi phù hợp.
Quản lý vận hành
Bắt đầu từ
Khối lượng công việc, tình trạng hạn, tuổi trở ngại, tỷ lệ trả lại và ngoại lệ định kỳ.
Thực hiện bằng cách
Thay đổi quy tắc, năng lực, trách nhiệm và thiết kế quy trình.
Ghi lại việc bàn giao ngay trên bản ghi công việc
Người nhận không nên phải tự dựng lại những thông tin mà người gửi đã biết.
Chờ chấp nhận
Được đưa vào khi
Công việc đã được đề xuất hoặc giao nhưng người phụ trách chưa nhận trách nhiệm.
Cách xử lý
Chấp nhận, trả lại hoặc chuyển lại tuyến kèm lý do.
Đang chờ nhóm khác
Được đưa vào khi
Tiến độ phụ thuộc vào một nhóm hoặc cá nhân được nêu rõ.
Cách xử lý
Tạo quan hệ phụ thuộc có người phụ trách và ngày phản hồi.
Công việc bị trả lại
Được đưa vào khi
Quá trình xác minh phát hiện một thiếu sót cụ thể.
Cách xử lý
Khắc phục phần thiếu mà vẫn giữ lịch sử rà soát.
Quyết định về năng lực
Được đưa vào khi
Công việc đến hạn vượt quá năng lực người phụ trách.
Cách xử lý
Xếp lại ưu tiên, phân công lại, chia nhỏ hoặc thương lượng lại cam kết.
Thay đổi cách bàn giao khi cả nhóm còn nhớ rõ sự cố
Không nên chờ đến đợt phát hành hệ thống hằng quý chỉ để điều chỉnh nhỏ về định tuyến hay chế độ xem.
Việc thêm trạng thái xác nhận, trường bên nhận, tuyến chuyển cấp và màn hình trưởng nhóm có thể mất 3–10 ngày làm việc trong hàng đợi sản phẩm cố định hoặc phát triển.
Quản trị viên nhóm được đào tạo thường có thể cấu hình và kiểm tra thay đổi bàn giao tập trung đó trong 30 phút–2 giờ.
- Thêm bước xác nhận của bên nhận
- Chuyển trở ngại đến người phụ trách phần phụ thuộc
- Tạo hàng đợi công việc bị trả lại
- Hiển thị việc đến hạn theo nhóm và người phụ trách
Cách phối hợp mà không quản lý vi mô
Nhóm có thể chia sẻ công việc mà không tạo quá nhiều quản trị bằng cách nào?
Giữ bản ghi công việc gọn nhẹ, tự động bổ sung bối cảnh lặp lại, dùng hàng đợi theo vai trò và chỉ yêu cầu cập nhật khi trạng thái, trở ngại, hành động tiếp theo, ngày hạn hoặc bằng chứng thay đổi.
Thành viên nhóm có nên thấy mọi công việc không?
Không nhất thiết. Hãy cung cấp khả năng quan sát cần thiết để phối hợp, đồng thời dùng quyền theo vai trò và bản ghi cho công việc nhạy cảm hoặc không liên quan.
Nên theo dõi bàn giao thế nào?
Ghi người gửi, người nhận, kết quả kỳ vọng, ngày hạn, công việc nguồn, trạng thái chấp nhận và mọi trở ngại. Không coi một tin nhắn là việc bàn giao đã hoàn tất.
Trưởng nhóm nên rà soát những gì?
Công việc chưa phân công, cam kết quá hạn, tuổi trở ngại, cập nhật cũ, kết quả hoàn thành bị trả lại, tải công việc tập trung và ngoại lệ định kỳ.
Điều hành buổi rà soát nhóm tiếp theo từ hàng đợi chung
Dùng bản ghi công việc thực tế để giao việc, giải quyết một lần bàn giao, cân bằng lại cho một người phụ trách và xác minh một kết quả mà không cần bảng trạng thái riêng.