客户或合作伙伴
会议负责人、办公室、房间、到访时段、前台备注和访客体验。
办公室访客管理系统
让前台更从容、接待人交接更快的办公室访客管理
在到达前为客户、候选人、供应商、承包商、配送和活动嘉宾做好准备，并持续显示等候、会议地点、访客证、接待人响应和离场情况。
办公室接待不只是签到。实用的系统会提前准备会议、联系接待人、说明等候情况、区分配送与承包商，并妥善结束来访。
- 客户、候选人、供应商、承包商、配送和活动来访
- 接待人响应与会议地点交接
- 等候与逾期未签退异常
不要强迫所有办公室访客填写同一张通用表单
共享来访记录可根据各到访类型分支到所需字段和核验。
面试候选人
人力团队接待人、面试日程、到访联系人、等候指引和注重隐私的备注。
供应商或承包商
工作目的、现场联系人、证明材料、通行区域、陪同、设备和结束处理。
交付
接收人、部门、装卸或接待点、编号、交接和完成情况。
活动嘉宾
活动、场次、到访时段、团体指引、接待团队和参与者状态。
让访客持续获得指引，同时明确接待人责任
良好的到访体验会明确显示当前负责人和下一步指引。
- 01
准备来访
接待人或协调人提交目的、站点、目的地、到访时段和特殊指引。
访客出现前，前台已能看到已批准来访。 - 02
迎接并确认
前台查找预计来访、确认必要信息并创建当前来访记录。
无需重复录入，也不会产生重复记录。 - 03
通知并记录交接时长
接待人收到到达通知，系统记录开始等候的时间。
接待人响应变得可衡量。 - 04
处理会议或服务流程
按来访类型记录目的地、访客证、陪同、配送或承包商指引。
前台能回答下一步会发生什么。 - 05
结束来访
确认离场、访客证归还、未解决的后续事项和完整历史。
在场视图始终可信。
随工作场所变化调整接待规则
新增办公室、访客类型、活动方案、承包商政策和混合办公模式，不应都等待定制软件发版。
使用固定产品或定制门户时，新增字段、审批、站点视图、提醒和报表可能都要排入供应商或开发队列。
经过培训的工作场所管理员通常可在同一班次内测试一项明确的接待调整，检查受影响的角色和权限后即可发布。
- 新增面试候选人的到访流程
- 创建楼宇专属前台视图
- 接待人延迟十分钟后升级处理
- 审批前要求承包商提交证明材料
办公室访客管理常见问题
01接待人可以预登记办公室访客吗？+
可以。为接待人提供聚焦的来访表单，包含访客、目的、站点、到访时段、目的地，以及政策要求的准备或证明材料。
02接待人迟到时，前台应如何处理？+
进入清晰可见的等候状态，通知接待人，显示备用联系人或指引，并在超过约定响应时间后升级处理。
03配送人员可以使用同一套系统吗？+
可以，但应为配送设置不同分支，包含接收人、部门、编号、交接地点、完成和异常字段，而不是使用完整会议流程。
04能否支持多个办公室？+
可以。统一管理站点、目的地、当地接待人、指引和地点专属规则，再提供筛选后的前台视图和集中管理仪表板。
05能与会议室预订集成吗？+
Jodoo 可以保存会议目的地或关联其他记录。原生房间可用性、日历交换和会议室显示屏可能需要预订产品或集成。
测试真实访客运营
使用办公室访客应用测试办公室最繁忙的到访时段
让同一前台团队处理客户、候选人、承包商、配送、接待人迟到和逾期未签退场景。