使用定制表单或固定产品时，新增字段、校验、审批路径、角色视图和报表可能都要排入开发或供应商发布队列。
访客登记表
帮助接待人和前台提前准备的访客登记表
先采集访客、目的、站点、接待人、到访时段、目的地、审批、通行指引和证明材料，再把提交记录转为预计来访。
登记表只有在提交后能进入审批决策、预计到访队列、接待人交接及后续在场来访时才有价值，而不是止步于电子表格收件箱。
- 访客、目的、站点、接待人、时间、目的地和证明材料
- 提交 → 审核 → 预计到访 → 当前来访
- 适配移动端，并可由业务管理员配置
只询问会影响准备或审批的信息
不要仅仅因为其他访客表单有某个字段就照搬。
| 字段组 | 实用字段 | 作用 |
|---|---|---|
| 访客 | 姓名、组织，以及需要时的联系方式 | 识别预计到访人员，并支持既定沟通目的。 |
| 来访 | 来访目的、访客类型、站点、日期、到访时段和预计离场 | 决定适用政策、队列和准备工作。 |
| 接待人与目的地 | 接待人、部门、目的地和备用负责人 | 让准备和交接责任可追踪。 |
| 政策与证明材料 | 必要确认、文件、通行区域和特殊指引 | 支持审批和站点专属准备。 |
| 决策 | 审批状态、审核人、退回原因和处理指引 | 将提交记录转入预计到访或修正流程。 |
将登记转为可执行的来访记录
表单应是访客流程的起点，而不是终点。
- 01
核验提交内容
核对必填的访客、目的、接待人、站点、时间、目的地和证明材料。
信息不完整的记录会附带原因退回。 - 02
分派审批决定
根据访客类型、站点、时间或目的地，将申请发送给负责的接待人或审核人。
保留审批结果及决定时间。 - 03
准备预计到访
将已批准来访放入相应前台队列，并附上访客证、陪同、目的地和指引。
前台在访客到达前已做好准备。 - 04
创建当前来访记录
访客到达时沿用已批准信息，并补充核验结果、访客证、当前状态和预计签退时间。
无需重复登记。 - 05
关闭或跟进
记录签退、通行证归还、未解决异常和历史。
当前访客名单保持准确。
让运营团队自行更新一项明确的字段或流程
访客类型、站点、证明材料、审批和目的地规则会不断变化。
经过培训的管理员通常能在同一次工作中完成一项明确的表单或流程调整并进行测试。
- 新增面试候选人分支
- 承包商来访必须提交证明材料
- 将非工作时间申请转给第二名审核人
- 显示站点专属前台队列
访客登记表常见问题
01访客登记表应包含哪些内容？+
只保留为准备或决定来访所需的访客、目的、站点、接待人、到访时段、目的地、审批、证明材料和指引字段。
02表单应由访客还是接待人填写？+
访客或接待人都可发起。先确定谁掌握必要信息，再在到达前将记录交给负责的接待人或审核人。
03表单可以在移动端使用吗？+
可以。保持移动表单聚焦，使用合适的选项与日期控件，明确显示校验，并在真实手机上测试附件和错误恢复。
04提交后会发生什么？+
核验后批准或退回，创建预计到访记录，通知前台和接待人，并在签到时沿用已批准数据。
05应如何处理个人数据？+
只采集实现既定目的所需的最少数据，限制角色访问，明确保留期限，并避免将敏感信息放入通用仪表板或导出文件。
测试真实访客运营
使用访客登记表用信息不完整并被退回的来访测试表单
发布表单前，使用真实接待人、站点、访客类型、证明材料要求、退回原因、审批、到达和签到交接进行测试。