哪些申請應由法務處理？
用簡短文字說明服務內容，並採用業務團隊熟悉的分類。說明個人法律諮詢、無關的行政申請，以及需由專家處理的工作，應向何處提出。清楚界定服務範圍，才能避免精心設計的表單成為全組織所有未解問題的集中入口。
如何設計讓同仁容易遵循的法務進件流程
實用的法務進件流程，應讓同仁容易提出需求，也讓下一步由誰處理一目了然。建立表單前，先定義服務內容、要詢問的問題，以及需要做出的決定。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
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先確認服務範圍，再選擇表單欄位
誰負責進件後的第一個決定？
指定進件負責人，或訂明審查人員的指派規則。確認負責人不在時由誰代理，以及申請涉及多個法律專業領域時如何處理。避免形成人人都看得到，卻沒有人負責查看的共用待辦清單。
受理代表什麼？
將受理工作與核准相關業務行動明確區分。受理合約審查申請，不代表已授權簽約、支出或上線。請明確列出後續需要做出的決定，以及有權決定的人員。
建立精簡流程，明確安排退回補件與重新提交的步驟
了解業務問題
先收集申請人、部門、所需協助類型、希望達成的結果與相關日期，並詢問該日期為何重要。依申請類別收集所需背景資料，不必讓每位申請人都回答所有可能的法律問題。
確認資料是否齊全、申請是否符合服務範圍
審查人員應判斷申請資料是否足以開始處理。若缺少草稿、商務條件摘要或必要事實，應退回該筆記錄，並具體說明需要補充的內容。團隊還在釐清申請內容時，不應未作說明就開始處理。
在原申請中補正資料
讓申請人更新原有記錄後重新提交，並保留審查歷程及相關背景資料。補正流程應比另開電子郵件討論串、處理不同版本的申請更容易追蹤。
指派工作並約定下一步
決定是否受理申請、記錄決定，並指定下一步的負責人。若工作需要持續留存處理記錄，就建立案件。部分簡短問題可直接解決，不必建立完整案件。
上線後檢討服務流程
檢視申請退回原因、常見的分類錯誤，以及權責不清之處。調整反覆造成困擾的表單問題與填寫說明。增加必填欄位，不代表流程就會更好。
訂好例外處理方式，減少來回寄信追問
| 情況 | 需要決定的事項 | 應向申請人說明的內容 |
|---|---|---|
| 急件但背景資料不足 | 誰可以提出加急處理？哪些事實仍不可缺少？ | 為何需要說明急迫原因，以及由誰評估。 |
| 申請資料不完整 | 由誰退回、缺少哪些資料，以及如何重新提交？ | 恢復審查所需的具體資料。 |
| 涉及多個團隊 | 由誰統籌協調回覆？ | 明確告知由誰負責落實約定的下一步。 |
| 不在法務服務範圍內 | 由誰決定不受理或轉交其他單位？ | 簡要說明原因，並提供合適的後續處理方式。 |
| 涉及敏感原始資料 | 應透過什麼管道提供？誰可以存取？ | 說明經核准且設有存取限制的提交管道，不要只憑資料上的標籤就作出保護承諾。 |
| 已受理但尚未指派的申請 | 由誰留意並處理尚未指派的問題？ | 由誰處理，以及預計何時提供下一次進度更新。 |
若後續還需要核准文件，請將此流程銜接至 文件審查工作流程 →
讓申請人清楚了解法務的服務安排
| 服務安排 | 與業務單位議定的事項 | 讓服務承諾具體實用 |
|---|---|---|
| 首次回覆 | 由誰確認法務已收到申請，以及何時確認 | 清楚區分收件確認與提供法律意見。 |
| 一般案件 | 資料完整的申請如何排入一般處理佇列 | 告知下次更新日期，不要只提供未加說明的狀態。 |
| 急件 | 哪些業務情況符合加急條件，以及由誰決定 | 即使調整原有處理順序，仍應有一位明確的負責人。 |
| 待補資料 | 由誰要求補充缺漏資料並持續追蹤 | 明確告知申請人，補齊哪些內容後即可恢復處理。 |
| 已提供法律意見 | 業務單位如何確認法務提供的成果符合需求 | 完成回覆及後續工作後，再將案件結案。 |
用服務指標找出具體改善方向
依原因追蹤資料不完整的申請、已受理但尚未指派的工作，以及已承諾但須等待業務單位補充資料才能推進的工作。這些指標有助於找出需要調整的表單問題、權責規則或交接環節。報告回應時間前，請先定義起算與結束的事件；提交申請、進件分流、提供法律意見與案件結案，都是不同的時間點。
Jodoo 讓團隊調整欄位、選項、依條件顯示的問題、內建審查步驟及佇列檢視，無須從頭重建服務流程。透過進件佇列找出缺漏資料，並在案件檢視中掌握已受理工作所約定的下一步。
先邀請少數申請人與審查人員試行流程。使用虛構範例，蒐集他們提出的問題，並簡化容易造成混淆的部分。擴大使用前，再依組織要求設定正式使用的權限、資料保留方式及文件處理規則。
法務進件流程常見問題
所有法律問題都應使用同一份進件表單嗎？
統一申請入口可以是有效的做法，但表單問題應依申請類別調整。保留精簡的共通問題，只有在有助於審查人員評估該申請時，才顯示額外欄位。
急件應跳過進件流程嗎？
應為真正的急件訂定加急處理管道，同時保留採取行動所需的基本事實與明確權責。即使使用獨立的急件管道，也應留下可追溯的申請記錄與約定的下一步，避免工作無從追蹤。
已受理的申請何時應建立為案件？
當工作需要持續有人負責、追蹤待辦事項、管理文件、更新進度或保留審查歷程時，就應建立案件。簡短的釐清問題可能不需要完整的案件管理流程。請先議定規則，避免不同審查人員採用不一致的建檔方式。
最值得優先改善的是什麼？
通常是指定明確的進件負責人，並訂好具體的退回補件流程。單靠表單，無法解決申請佇列無人負責的問題。先確立交接方式，再調整那些反覆讓申請難以審查的表單問題。