Proses intake yang baik memudahkan orang meminta bantuan tim hukum dan memperjelas siapa yang harus bertindak selanjutnya. Tentukan layanan, pertanyaan, dan keputusan yang diperlukan sebelum menuangkan prosesnya ke dalam formulir.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Jelajahi contoh fiktif. Masuk untuk melihat pratinjau atau menggunakan aplikasi.
Tuliskan deskripsi singkat layanan dan kategori yang mudah dikenali tim bisnis. Jelaskan ke mana permintaan nasihat pribadi, permintaan administratif yang tidak terkait, dan pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus harus diarahkan. Cakupan layanan yang jelas mencegah formulir yang sudah tertata baik menjadi tempat menampung semua pertanyaan organisasi yang belum terjawab.
Tentukan owner intake atau aturan untuk menetapkan penelaah. Tetapkan siapa penggantinya saat penanggung jawab tidak tersedia dan apa yang perlu dilakukan jika permintaan mencakup lebih dari satu bidang hukum. Hindari antrean bersama yang dapat dilihat semua orang tetapi tidak ada yang bertanggung jawab memeriksanya.
Bedakan penerimaan pekerjaan dari persetujuan atas tindakan bisnis yang mendasarinya. Permintaan yang diterima untuk penelaahan kontrak tidak berarti kontrak, pengeluaran, atau peluncuran sudah diizinkan. Sebutkan keputusan lanjutan yang diperlukan dan pihak yang berwenang mengambilnya.
Mulai dengan informasi tentang pengaju, departemen, jenis bantuan, hasil yang diharapkan, dan tanggal yang relevan. Tanyakan mengapa tanggal tersebut penting. Minta informasi pendukung sesuai kategori, alih-alih menampilkan semua kemungkinan pertanyaan hukum kepada setiap pengaju.
Penelaah menentukan apakah permintaan sudah siap ditangani. Jika draf, ringkasan aspek komersial, atau fakta penting belum tersedia, kembalikan record disertai penjelasan yang spesifik. Jangan mulai bekerja tanpa memberi tahu pengaju sementara tim sendiri masih berusaha memahami maksud permintaan.
Pengaju harus dapat memperbarui dan mengirim ulang record yang sama. Pertahankan riwayat penelaahan dan konteks pendukungnya. Proses perbaikan ini harus lebih mudah diikuti daripada memulai rangkaian email baru dengan versi permintaan yang berbeda.
Terima atau tolak permintaan, catat keputusannya, lalu tentukan siapa yang bertanggung jawab atas langkah berikutnya. Buat record urusan hukum jika pekerjaan perlu dicatat secara berkelanjutan. Beberapa pertanyaan singkat dapat diselesaikan tanpa membuat record urusan hukum yang lengkap.
Tinjau alasan permintaan dikembalikan, kesalahan pemilihan kategori yang sering terjadi, dan bagian yang belum jelas penanggung jawabnya. Perbaiki pertanyaan dan panduan yang berulang kali menimbulkan kendala. Menambah field wajib tidak otomatis memperbaiki proses.
| Situasi | Keputusan yang perlu dibuat | Informasi yang perlu disampaikan kepada pengaju |
|---|---|---|
| Permintaan mendesak dengan konteks terbatas | Siapa yang boleh mengeskalasikan permintaan, dan fakta apa yang tetap harus tersedia? | Mengapa alasan permintaan mendesak perlu dijelaskan dan siapa yang akan menilainya. |
| Permintaan belum lengkap | Siapa yang mengembalikan permintaan, apa yang kurang, dan bagaimana cara mengirim ulang? | Informasi spesifik yang diperlukan agar penelaahan dapat dilanjutkan. |
| Melibatkan beberapa tim | Siapa yang bertanggung jawab mengoordinasikan respons? | Satu owner yang jelas untuk tindak lanjut yang dijanjikan. |
| Di luar cakupan layanan tim hukum | Siapa yang menolak atau mengarahkan permintaan ke pihak yang tepat? | Alasan singkat dan langkah berikutnya yang sesuai. |
| Materi sumber yang sensitif | Melalui saluran apa materi harus disampaikan, dan siapa yang boleh mengaksesnya? | Saluran berakses terbatas yang telah disetujui, bukan jaminan yang hanya didasarkan pada label. |
| Permintaan telah diterima untuk ditangani, tetapi belum ada penanggung jawab | Siapa yang mendeteksi dan mengatasi belum adanya penanggung jawab? | Siapa yang menangani pekerjaan dan kapan pengaju dapat mengharapkan kabar berikutnya. |
Jika keputusan pada tahap berikutnya berupa persetujuan dokumen, hubungkan prosesnya dengan workflow penelaahan dokumen →
| Ketentuan layanan | Sepakati dengan tim bisnis | Pastikan komitmen layanan membantu pengaju |
|---|---|---|
| Respons awal | Siapa yang mengonfirmasi bahwa permintaan telah masuk ke tim hukum, dan kapan konfirmasi diberikan | Bedakan konfirmasi penerimaan dari penyampaian saran hukum. |
| Pekerjaan rutin | Bagaimana permintaan yang sudah lengkap masuk ke antrean reguler | Berikan tanggal pembaruan berikutnya, bukan hanya status tanpa penjelasan. |
| Pekerjaan mendesak | Kejadian bisnis apa yang menjadi dasar eskalasi dan siapa yang memutuskannya | Pertahankan satu owner yang bertanggung jawab meskipun urutan penanganan berubah. |
| Menunggu informasi | Siapa yang meminta fakta yang belum tersedia dan menindaklanjutinya | Jelaskan secara spesifik kepada pengaju apa yang diperlukan agar pekerjaan dapat dilanjutkan. |
| Saran hukum telah disampaikan | Bagaimana tim bisnis mengonfirmasi bahwa hasil yang diterima bermanfaat | Tutup urusan hukum setelah respons disampaikan dan pekerjaan tindak lanjut selesai. |
Pantau permintaan yang belum lengkap beserta alasannya, pekerjaan yang telah diterima tetapi belum memiliki penanggung jawab, serta tindak lanjut yang telah dijanjikan tetapi masih menunggu informasi dari tim bisnis. Metrik ini dapat menunjukkan pertanyaan, aturan penetapan penanggung jawab, atau proses handoff yang perlu diubah. Tentukan titik awal dan akhir pengukuran sebelum melaporkan waktu respons; pengajuan, triase, penyampaian saran hukum, dan penutupan urusan hukum merupakan tahapan yang berbeda.
Dengan Jodoo, tim dapat menyesuaikan field, pilihan jawaban, pertanyaan bersyarat, tahap penelaahan bawaan, dan tampilan antrean tanpa merancang ulang seluruh layanan. Gunakan antrean intake untuk menemukan informasi yang belum lengkap dan tampilan urusan hukum untuk memastikan pekerjaan yang telah diterima tetap terhubung dengan tindak lanjut yang dijanjikan.
Perkenalkan proses ini kepada sekelompok kecil pengaju dan penelaah. Gunakan contoh fiktif, kumpulkan pertanyaan mereka, dan sederhanakan bagian yang membingungkan. Sebelum layanan dibuka secara luas, terapkan pengaturan izin akses, retensi, dan penanganan dokumen untuk penggunaan nyata sesuai ketentuan organisasi Anda.
Satu pintu pengajuan dapat berjalan efektif, tetapi pertanyaannya perlu disesuaikan dengan kategori permintaan. Gunakan beberapa pertanyaan inti yang singkat untuk semua kategori, lalu tampilkan field tambahan hanya jika membantu penelaah menilai permintaan tersebut.
Tetapkan jalur eskalasi untuk kebutuhan yang benar-benar mendesak, dengan tetap memastikan fakta minimum dan penanggung jawab tersedia agar pekerjaan dapat ditangani. Kanal khusus permintaan mendesak tetap harus mencatat permintaan dan tindak lanjut yang dijanjikan agar dapat ditelusuri, bukan membuat pekerjaan luput dari pemantauan.
Buat record urusan hukum jika pekerjaan memerlukan penanggung jawab, tindakan, dokumen, pembaruan, atau riwayat penelaahan yang dikelola secara berkelanjutan. Klarifikasi singkat mungkin tidak memerlukan seluruh tahapan tersebut. Sepakati aturannya agar pencatatan tetap konsisten meskipun ditangani oleh penelaah yang berbeda.
Sering kali, perbaikan awal yang paling bermanfaat adalah menetapkan owner intake yang jelas dan prosedur khusus untuk mengembalikan permintaan yang perlu dilengkapi. Formulir saja tidak akan menyelesaikan masalah antrean tanpa penanggung jawab. Tetapkan proses handoff, lalu perbaiki pertanyaan yang berulang kali menghambat penelaahan yang efektif.
Buka contoh, jelajahi record, lalu buat salinan sendiri untuk disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.
Jelajahi contoh intake tim hukum