讓文件流轉時的下一位處理人一目瞭然
用清晰可見的提交、完整性檢查、審核、退回、核准、釋出及異常處理路徑，取代反覆在收件箱裡催辦。
好的自動化不只是轉發檔案，還會保留業務記錄、準確版本、處理決定，以及下一步所需的憑證。
Jodoo 免費版最多支援五位使用者，無需信用卡。
- 審核環節和決定與文件記錄儲存在一起
- 退回、逾期和待確認事項清晰可見
- 按文件編號和版本組織待辦佇列
圍繞業務決定設計流程，而不是圍繞郵件收件人
每次狀態轉換都應說明發生了什麼、下一步由誰負責，以及需要哪些憑證。
- 觸發
收到提交或修訂
透過表單、匯入、業務事件或整合建立記錄，同時保留已核准檔案的位置和目前版本。
- 檢查
確認已具備審核條件
審核開始前，要求填寫文件型別、背景、負責人、版本、支援檔案及適用的條件性憑證。
- 審核
由合適的人作出決定
根據文件型別、風險、金額、地區、地點或業務單元安排所需的審核環節。
- 恢復
退回和延誤始終可見
在記錄中保留退回原因、修訂負責人、升級處理方式和截止日期的變更歷史。
- 結束
結果到達應去的位置
更新狀態、通知相關人員、建立後續任務，並把最終憑證儲存在文件申請記錄中。
只有負責人和失敗處理路徑明確時，才自動執行交接
可靠的工作流程會把人工決定、記錄更新、通知和系統整合連結起來，同時讓錯誤保持可見。
指派審核人
負責人隨文件型別、風險、地區或部門而變化
審核人不在崗，或規則沒有匹配到任何人
退回修改
文件不完整或不符合要求
作者重新提交時沒有解決明確指出的問題
傳送提醒
到期事項仍未處理
重複提醒只會增加干擾，卻沒有升級處理
呼叫其他系統
原始檔或業務物件存放在其他系統中
身份驗證、欄位對映、超時、重複或衝突錯誤
讓每個角色都能看到自己下一項需要作出的決定
一個龐大的文件列表並不等於工作流程。角色檢視應按職責和狀態篩選同一組記錄。
提交人
草稿、缺失資訊、退回修訂和已完成申請，並顯示每種狀態的原因。
審核人
我的待審任務、受託任務、所需憑證、並行審核進度和歷史決定。
流程負責人
按流程檢視未指派、已逾期、反覆退回、整合失敗和長期未結事項。
管理者
檢視工作量、週期階段、異常構成和瓶頸，並能深入查看到具體記錄，而不是隻看裝飾性圖表。
執行那些工作流程演示通常會避開的情況
只跑通順利核准的路徑，幾乎不能說明流程可靠。正式使用前應載入有代表性的異常情況。
提交內容不完整
審核無法開始，或應帶著具體原因退回
校驗結果、退回決定、負責人和重新提交軌跡
並行審核意見不一致
流程按預先定義的決定規則繼續
個人決定、意見、最終結果和審計記錄
審核人不在崗
轉交或升級處理時仍能明確責任
原負責人、新負責人、變更原因和時間
整合失敗
記錄進入可以恢復處理的異常狀態
請求資料引用、錯誤資訊、重試決定和最終結果
自動記錄決定過程，而不只是自動傳送通知
檔案、後設資料、流程狀態和下一步操作應始終關聯在一起。
什麼是文件工作流程？
文件工作流程是由觸發、檢查、指派、審核、決定、更新和交接組成的過程，讓文件相關記錄從提交走向明確結果。
文件工作流程可以包含並行審批嗎？
可以。需要明確誰並行審核、怎樣才算完成、意見衝突如何解決、何時升級處理，以及保留哪些憑證。
檔案必須存放在 Jodoo 中嗎？
如果符合要求，可以直接作為附件儲存。若檔案存放在 SharePoint、Google Drive、Box、Dropbox 或其他資料庫中，Jodoo 可以記錄已核准檔案的位置，並管理相關申請、決定和後續事項。
誰可以修改工作流程？
經過培訓的 Jodoo 業務管理員可以調整欄位、選項、審核環節、權限、角色檢視和儀表板。流程如需正式審批規則、提醒或系統整合，則應在設定後充分測試。
建立收件箱難以應對的流程
選擇一份經常資料不全、被退回或逾期的文件，確認其詳情、決定、負責人和恢復路徑始終清晰可見。