今日預計到訪
到訪時段為今天的已批準邀請
準備接待人、目的地、訪客證和必要核驗。訪客管理系統
從邀請到離場登記始終保持最新的訪客管理
連線預登記、接待人核准、抵達、接待櫃檯報到、在場人員追蹤、異常、離場登記和可檢索的來訪歷史。
當接待櫃檯能看到誰預計到訪、誰在等候、誰在現場、什麼已逾期，以及每項指標背後的具體來訪記錄時，系統才真正有用。
- 預計到訪、等候中、在場、逾期和已完成來訪
- 接待人、目的地、訪客證、陪同、核准和異常責任歸屬
- 由業務團隊維護的欄位、狀態、檢視、提醒、角色和儀錶板
從會改變下一步行動的指標開始
每個統計數字都應能定位背後的來訪、接待人、目的地、截止時間和處理結果。
等待接待人
已抵達但尚未完成接待人交接的訪客
通知接待人、記錄響應，並在等候超過服務目標時升級處理。當前在場
已報到但尚未完成離場登記的來訪
持續顯示當前位置、接待人、預計離場登記和陪同狀態。逾期未離場登記
檢視超過預計離場時間的來訪
聯系接待人或訪客，並記錄離場或異常。讓來訪依次完成七項明確交接
不要把核准、抵達、在場狀態和結束情況都塞進一條自由文字記錄。
- 01
邀請或預登記
採集訪客、公司、來訪目的、站點、接待人、到訪時段、通行區域和補充資訊。
使用一個邀請 ID，並明確負責的接待人。 - 02
檢視來訪
核准、退回、拒絕或取消申請，並保留原因和審核人。
讓決定清晰可見，而不是埋在郵件往來中。 - 03
準備接待櫃檯接待
將已批準來訪放入今日預計到訪佇列，並附上訪客證、陪同和目的地指引。
接待櫃檯在人員抵達前就知道應如何處理。 - 04
報到
確認訪客、建立當前來訪記錄、發放訪客證或訪客證，並記錄接待人交接。
包含抵達時間的當前在場記錄。 - 05
響應異常
為接待人遲到、缺少核准、陪同缺位、到訪不符和逾期未離場登記等異常指定負責人。
一個負責人、嚴重程度、響應截止時間和下一步操作。 - 06
領用
記錄離場、訪客證歸還、結束處理和未解決的後續事項。
在場名單恢復準確。 - 07
檢視歷史
按訪客、接待人、站點、目的、日期和異常搜尋已完成來訪。
無需重建電子表格即可保留運營歷史。
讓每類訪客管理記錄各司其職
獨立記錄既能保留責任歸屬，又能讓整次來訪保持關聯。
邀請
負責訪客、原因、接待人、站點、到訪時段、核准、通行區域和準備指引。
生成預計到訪佇列。當前來訪
負責抵達、核驗結果、訪客證、陪同、位置、當前狀態、預計離場登記和實際離場。
回答當前誰在現場。異常
負責問題、嚴重程度、響應負責人、截止日期、操作、升級處理和關閉證明。
避免接待櫃檯問題無人跟進。接待人與目的地
負責站點、目的地、接待人、預設通行區域、到訪指引和審核日期。
保持目的地和接待人責任一致。無需等待軟體發版即可調整一項明確的訪客規則
新增訪客型別、核准路徑、目的地規則、異常狀態、角色檢視或儀錶板篩選器時，應遵循運營團隊的政策變更週期。
固定訪客產品或定製門戶的改動可能要經歷需求確認、供應商排期、開發、測試和部署，通常需約 5–20 個工作日。
經過培訓的 Jodoo 管理員通常可在約 30 分鐘至 4 小時內配置並測試一項明確的欄位、選項、規則、角色檢視、提醒或儀錶板改動。
- 新增需提交必備證明的承包商來訪型別
- 將高風險來訪交給第二名審核人
- 為一個站點建立接待櫃檯檢視
- 訪客逾期未離場登記時通知接待人
當訪客運營需要適配業務時使用 Jodoo
如果硬體、身份、安全或監管能力決定採購，應繼續使用專業產品。
Jodoo 訪客運營
重點是可配置表單、核准、佇列、接待人交接、異常、行動裝置更新、儀錶板和業務團隊頻繁自主調整。
專業訪客安全平臺
如果原生觀察名單、身份核驗、訪客證硬體、門禁、應急功能或企業安全認證決定成敗，應選擇專業平臺。
工作場所體驗套件
如果訪客到訪必須與原生工位預訂、會議室顯示、空間佔用或更廣泛工作場所平臺一起採購，應選擇相應套件。
訪客管理系統常見問題
01什麼是訪客管理系統？+
它是管理預計來訪、核准、抵達、報到、接待人交接、在場狀態、異常、離場登記和歷史的運營系統。真正有用的系統會連線這些步驟，而不只是儲存一行報到記錄。
02訪客可以在抵達前預登記嗎？+
可以。接待人或訪客可以在抵達前提交來訪資訊，接待櫃檯則從已批準的預計到訪佇列開展工作。
03接待櫃檯能看到當前誰在現場嗎？+
可以。使用當前來訪記錄和儀錶板管理已報到、在場、逾期未離場登記和已離場登記狀態，並持續顯示預計離場登記和當前目的地。
04Jodoo 原生支援訪客證列印或身份核驗嗎？+
Jodoo 可以保留訪客證編號、核驗結果、核准和來訪狀態。專用列印機、身份核驗、觀察名單和物理門禁可能需要專業硬體或整合。
05流程可以多快調整？+
經過培訓的管理員通常能在同一次工作中新增一項明確的欄位、狀態、選項、提醒、角色檢視或儀錶板指標。涉及許可權或整合的改動應在上線前測試。
06該系統可以跨多個站點使用嗎？+
可以。納入站點、目的地、接待人、通行區域和地點專屬指引，為各接待櫃檯團隊提供篩選檢視，同時讓管理層檢視整體運營。
測試真實訪客運營
使用訪客管理應用程式開啟帶有示例資料的訪客運營應用程式，並追蹤一項異常直至關閉
從今日到訪開始，開啟一條等候中或逾期來訪，測試團隊如何分派、解決並保留處理記錄。