使用定製表單或固定產品時，新增欄位、校驗、核准路徑、角色檢視和報表可能都要排入開發或供應商發布佇列。
訪客登記表
幫助接待人和接待櫃檯提前準備的訪客登記表
先採集訪客、目的、站點、接待人、到訪時段、目的地、核准、通行指引和證明材料，再把提交記錄轉為預計來訪。
登記表只有在提交後能進入核准決策、預計到訪佇列、接待人交接及後續在場來訪時才有價值，而不是止步於電子表格收件箱。
- 訪客、目的、站點、接待人、時間、目的地和證明材料
- 提交 → 審核 → 預計到訪 → 當前來訪
- 適配行動裝置，並可由業務管理員配置
只詢問會影響準備或核准的資訊
不要僅僅因為其他訪客表單有某個欄位就照搬。
| 欄位組 | 實用欄位 | 作用 |
|---|---|---|
| 訪客 | 姓名、組織，以及需要時的聯系方式 | 識別預計到訪人員，並支援既定溝通目的。 |
| 來訪 | 來訪目的、訪客型別、站點、日期、到訪時段和預計離場 | 決定適用政策、佇列和準備工作。 |
| 接待人與目的地 | 接待人、部門、目的地和備用負責人 | 讓準備和交接責任可追蹤。 |
| 政策與證明材料 | 必要確認、檔案、通行區域和特殊指引 | 支援核准和站點專屬準備。 |
| 決策 | 核准狀態、審核人、退回原因和處理指引 | 將提交記錄轉入預計到訪或修正流程。 |
將登記轉為可執行的來訪記錄
表單應是訪客流程的起點，而不是終點。
- 01
核驗提交內容
核對必填的訪客、目的、接待人、站點、時間、目的地和證明材料。
資訊不完整的記錄會附帶原因退回。 - 02
分派核准決定
根據訪客型別、站點、時間或目的地，將申請傳送給負責的接待人或審核人。
保留核准結果及決定時間。 - 03
準備預計到訪
將已批準來訪放入相應接待櫃檯佇列，並附上訪客證、陪同、目的地和指引。
接待櫃檯在訪客抵達前已做好準備。 - 04
建立當前來訪記錄
訪客抵達時沿用已批準資訊，並補充核驗結果、訪客證、當前狀態和預計離場登記時間。
無需重復登記。 - 05
關閉或跟進
記錄離場登記、訪客證歸還、未解決異常和歷史。
當前訪客名單保持準確。
讓運營團隊自行更新一項明確的欄位或流程
訪客型別、站點、證明材料、核准和目的地規則會不斷變化。
經過培訓的管理員通常能在同一次工作中完成一項明確的表單或流程調整並進行測試。
- 新增面試候選人分支
- 承包商來訪必須提交證明材料
- 將非工作時間申請轉給第二名審核人
- 顯示站點專屬接待櫃檯佇列
訪客登記表常見問題
01訪客登記表應包含哪些內容？+
只保留為準備或決定來訪所需的訪客、目的、站點、接待人、到訪時段、目的地、核准、證明材料和指引欄位。
02表單應由訪客還是接待人填寫？+
訪客或接待人都可發起。先確定誰掌握必要資訊，再在抵達前將記錄交給負責的接待人或審核人。
03表單可以在行動裝置使用嗎？+
可以。保持移動表單聚焦，使用合適的選項與日期控制元件，明確顯示校驗，並在真實手機上測試附件和錯誤恢復。
04提交後會發生什麼？+
核驗後批準或退回，建立預計到訪記錄，通知接待櫃檯和接待人，並在報到時沿用已批準資料。
05應如何處理個人資料？+
只採集實現既定目的所需的最少資料，限制角色訪問，明確保留期限，並避免將敏感資訊放入通用儀錶板或匯出檔案。
測試真實訪客運營
使用訪客登記表用資訊不完整並被退回的來訪測試表單
發布表單前，使用真實接待人、站點、訪客型別、證明材料要求、退回原因、核准、抵達和報到交接進行測試。