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Leitfäden
Leitfäden für Projektanfragen und Freigaben
Leitfaden für den Workflow zur Projektfreigabe
Leitfaden

Leitfaden für den Workflow zur Projektfreigabe

Planen Sie einen Workflow zur Projektfreigabe für Projekterfassung, Prüfung von Anfragen, Zuweisung von Verantwortlichen, Änderungssteuerung, Problemverfolgung und Status-Nachverfolgung.

Projektfreigaben lassen sich einfacher steuern, wenn jede Anfrage den geschäftlichen Bedarf, Umfang, Zeitrahmen, Auswirkungen, den zuständige Person und den Entscheidungsverlauf beschreibt, bevor die Arbeit beginnt. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Anfrage- und Prüfungslogik festzulegen, bevor Sie eine Jodoo-Vorlage für Projekte oder Arbeitsanfragen öffnen.

Felder für Projektfreigaben prüfenVorlage für Projektanfragen öffnen
Formular für ProjektanfragenStarten Sie mit: Formular für Projektanfragen
01

Mit einer vollständigen Projekterfassung starten

Ein Workflow zur Projektfreigabe braucht genug Kontext, damit Prüfende entscheiden können, ob die Arbeit startklar, finanziert, zugewiesen und sinnvoll ist.

  • Anfragende Person, Abteilung, Projekt-zuständige Person, geschäftlicher Grund, erwartetes Ergebnis, Frist und betroffenes Team.
  • Umfang, Lieferobjekte, Priorität, Abhängigkeiten, geschätzter Aufwand, Dateien und bekannte Risiken.
  • Budget- oder Ressourcenkontext, erforderliche Freigebende und ob die Anfrage geplant oder dringend ist.
02

Freigabeentscheidungen klar festhalten

Freigebende sollten ein klares Ergebnis und einen klaren Grund hinterlassen, damit die Projektanfrage ohne Unklarheiten weiterbearbeitet, zurückgegeben oder abgelehnt werden kann.

  • Freigeben, ablehnen, zur Ergänzung zurückgeben, verschieben oder an einen anderen zuständige Person weiterleiten.
  • Entscheidungs-zuständige Person, Datum, Grund, Bedingungen und angeforderte Änderungen.
  • Akzeptierter Umfang, Priorität, Fälligkeitsdatum und verantwortlicher zuständige Person für die Umsetzung.
03

Festlegen, wann Änderungen geprüft werden müssen

Nach der Freigabe sollte der Workflow zeigen, wann sich Umfang, Zeitrahmen, Kosten, Risiko oder Lieferobjekte so weit geändert haben, dass eine formale Änderungsanfrage nötig ist.

  • Grund der Änderung, angefordert von, betroffener Bereich, betroffener Meilenstein und erforderliche Entscheidung.
  • Auswirkungen auf den Zeitplan, Kosten- oder Ressourcenfolgen, Risikostufe und Freigabe durch Stakeholder.
  • Status der Änderung: freigegeben, abgelehnt, ausstehend, zurückgezogen oder umgesetzt.
04

Probleme und Abschluss sichtbar halten

Die Projektfreigabe endet nicht mit der Annahme einer Anfrage. Teams brauchen eine Möglichkeit, offene Probleme, Hindernisse und abschließende Hinweise zum Abschluss zu sehen.

  • Problem-zuständige Person, Schweregrad, Fälligkeitsdatum, Grund für die Blockade und nächste Maßnahme.
  • Nachweise zum Abschluss, Abschlussnotiz, Lessons Learned und verbleibende Nachverfolgung.
  • Dashboards für ausstehende Freigaben, überfällige Änderungen, blockierte Arbeit und abgeschlossene Anfragen.
Workflow-Felder

Felder für Projektfreigaben vor dem Aufbau des Workflows definieren

Verwenden Sie diese Felder, damit Prüfung von Anfragen, Änderungssteuerung und Abschlussentscheidungen verbunden bleiben.

FeldbereichWas erfasst werden solltePrüffrageVerantwortliche Person
AnfragekontextAnfragende Person, Grund, Umfang, Frist, betroffenes Team.Warum sollte diese Arbeit starten?Anfragende Person
FreigabeFreigebende Person, Entscheidung, Grund, Bedingungen, akzeptierter zuständige Person.Ist die Anfrage bereit?Management oder Projekt-zuständige Person
AuswirkungenBudget, Ressourcenbedarf, Risiko, Abhängigkeiten, Priorität.Was ändert sich dadurch?Prüfende Person
ÄnderungssteuerungGrund der Änderung, Auswirkungen auf den Zeitplan, Kostenauswirkungen, Status.Muss sich der freigegebene Umfang ändern?Projekt-zuständige Person
AbschlussAbschlussnotiz, Nachweise, offene Probleme, Endstatus.Ist die Arbeit tatsächlich abgeschlossen?Verantwortliche Person
Vorlagen

Freigabe mit Änderungssteuerung verknüpfen

Nutzen Sie den Leitfaden, um Erfassung, Prüfung, Freigabe, Änderungsanfragen, Zuständigkeiten für Probleme und Abschlussstatus zu verbinden, bevor Sie den Workflow aufbauen.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Formular für Projektanfragen

Starten Sie hier, wenn Ihr Team einen Anfragedatensatz für Projektkontext, Freigabestatus, Zuweisung von Verantwortlichen und Nachverfolgung benötigt.

Formular zur ProjekterfassungFormular zur ProjekterfassungErfassen Sie Projektanfragen, Umfang, Ziele, Budgetkontext, Priorität, Stakeholder, zuständige Person-Prüfung und Nachverfolgungsstatus in einem Formular.Formular für ProjektanfragenFormular für ProjektanfragenVorlage für ein Formular für Projektanfragen, um Anfragedetails zu erfassen, Aufgaben an den richtigen zuständige Person zu routen und den Status von der Erfassung bis zur Nachverfolgung sichtbar zu halten.Formular für ProjektänderungsanfragenFormular für ProjektänderungsanfragenVerwenden Sie ein Formular für Projektänderungsanfragen, um Änderungen am Leistungsumfang, Kosten- oder Terminfolgen, Begründung, zuständige Person-Prüfung, Freigabestatus und nächste Schritte zu erfassen.Projektmängel-TrackerProjektmängel-TrackerVerwenden Sie einen Projektmängel-Tracker, um Mängel vor Ort, zuständige Person, Fälligkeitstermine, Eskalationsnotizen, Lösungsstatus, Nachweise und Projektauswirkungen zu verwalten.Formular für ArbeitsanfragenFormular für ArbeitsanfragenErfassen Sie interne Arbeitsanfragen mit Angaben zur anfragenden Person, Priorität, Standort, Kategorie, Zuweisung, Fälligkeitsdatum, Status, Nachweisen und Abschlussnotizen.Digitales Arbeitsauftrags-AnfrageformularDigitales Arbeitsauftrags-AnfrageformularNutzen Sie ein digitales Arbeitsauftrags-Anfrageformular, um Asset, Standort, Problem, Priorität, Fotos, Sicherheitskontext, Triage, Zuweisung und Status zu erfassen.VertragsänderungsanfrageVertragsänderungsanfrageVerwenden Sie eine Vertragsänderungsanfrage, um vorgeschlagene Änderungen von Bedingungen, Projektauswirkungen, Nachweise, zuständige Prüfer, den Freigabestatus und die Nachverfolgung zu erfassen.NachtragsprotokollNachtragsprotokollVerwenden Sie ein Nachtragsprotokoll, um Änderungen am Leistungsumfang, Kostenauswirkungen, Auswirkungen auf den Terminplan, Freigabestatus, Entscheidungshistorie, Umsetzung und Abschluss nachzuverfolgen.
Häufige Fragen

Fragen zu Workflows für Projektfreigaben

Was ist ein Workflow zur Projektfreigabe?

Das ist der Prozess, um eine Projektanfrage zu erfassen, den geschäftlichen Hintergrund und die Auswirkungen zu prüfen, die Arbeit freizugeben oder zurückzugeben und Änderungen oder Probleme nach der Freigabe nachzuverfolgen.

Sollten Änderungsanfragen Teil desselben Workflows sein?

Sie sollten miteinander verbunden sein. Eine Projektanfrage definiert die freigegebene Arbeit, während Änderungsanfragen spätere Änderungen an Umfang, Zeitplan, Kosten oder Risiko dokumentieren.

Kann das auch interne Arbeitsanfragen unterstützen?

Ja. Interne Arbeitsanfragen und Projektanfragen können dieselben Erfassungsfelder und Warteschlangen nach Zuständigkeit nutzen und sich dann nach Kategorie, Freigabebedarf und Auswirkungen unterscheiden.

Nächster Schritt

Vorlage für Projektanfragen oder Änderungssteuerung öffnen

Sehen Sie sich eine Vorlage als Ausgangspunkt an und passen Sie dann Anfragefelder, Freigabeschritte, Änderungsfolgen, Warteschlangen nach Zuständigkeit und Status-Dashboards für Ihr Team an.

Vorschau dieser Vorlage