Cẩm nang

Hướng dẫn quy trình phê duyệt dự án

Lập kế hoạch cho quy trình phê duyệt dự án để tiếp nhận dự án, rà soát yêu cầu, phân công người phụ trách, kiểm soát thay đổi, theo dõi vấn đề và theo dõi tiếp trạng thái.

Việc phê duyệt dự án sẽ dễ quản lý hơn khi mỗi yêu cầu nêu rõ nhu cầu kinh doanh, phạm vi, thời gian, tác động, người phụ trách và lịch sử quyết định trước khi bắt đầu công việc. Dùng hướng dẫn này để xác định logic yêu cầu và rà soát trước khi mở mẫu dự án hoặc yêu cầu công việc trong Jodoo.

Xem các trường phê duyệt dự ánMở mẫu yêu cầu dự án

Bắt đầu từ: Biểu mẫu yêu cầu dự án

Bắt đầu với bước tiếp nhận dự án đầy đủ

Quy trình phê duyệt dự án cần đủ ngữ cảnh để người rà soát quyết định liệu công việc đã sẵn sàng, có nguồn lực, có người phụ trách và đáng để bắt đầu hay chưa.

Người yêu cầu, phòng ban, người phụ trách dự án, lý do kinh doanh, kết quả mong đợi, thời hạn và đội ngũ bị ảnh hưởng.
Phạm vi, hạng mục bàn giao, mức độ ưu tiên, phụ thuộc, khối lượng công việc ước tính, tệp đính kèm và rủi ro đã biết.
Bối cảnh ngân sách hoặc nguồn lực, người cần phê duyệt và yêu cầu này là theo kế hoạch hay khẩn cấp.

Làm rõ quyết định phê duyệt

Người phê duyệt nên để lại kết quả và lý do rõ ràng để yêu cầu dự án có thể được tiếp tục, trả lại hoặc từ chối mà không gây mơ hồ.

Phê duyệt, từ chối, trả lại để bổ sung thông tin, hoãn hoặc chuyển cho người phụ trách khác.
Người ra quyết định, ngày quyết định, lý do, điều kiện và các thay đổi được yêu cầu.
Phạm vi đã chấp thuận, mức độ ưu tiên, hạn hoàn thành và người phụ trách thực hiện.

Xác định khi nào thay đổi cần được rà soát

Sau khi được phê duyệt, quy trình nên thể hiện khi nào phạm vi, tiến độ, chi phí, rủi ro hoặc hạng mục bàn giao thay đổi đủ nhiều để cần một yêu cầu thay đổi chính thức.

Lý do thay đổi, người đề xuất, hạng mục bị ảnh hưởng, mốc tiến độ bị ảnh hưởng và quyết định cần đưa ra.
Ảnh hưởng đến tiến độ, ảnh hưởng đến chi phí hoặc nguồn lực, mức độ rủi ro và phê duyệt của các bên liên quan.
Trạng thái thay đổi: đã phê duyệt, đã từ chối, đang chờ, đã rút lại hoặc đã triển khai.

Giữ vấn đề và kết thúc công việc luôn hiển thị

Việc phê duyệt dự án không nên kết thúc khi một yêu cầu được chấp thuận. Đội ngũ cần cách theo dõi các vấn đề đang mở, điểm nghẽn và ghi chú hoàn tất cuối cùng.

Người phụ trách vấn đề, mức độ nghiêm trọng, hạn xử lý, lý do bị chặn và hành động tiếp theo.
Minh chứng hoàn thành, ghi chú kết thúc, bài học kinh nghiệm và các việc theo dõi tiếp còn lại.
Bảng tổng quan cho các yêu cầu chờ phê duyệt, thay đổi quá hạn, công việc bị chặn và yêu cầu đã hoàn thành.

Trường dữ liệu quy trình

Các trường phê duyệt dự án cần xác định trước khi xây dựng quy trình

Dùng các trường dữ liệu này để liên kết việc rà soát yêu cầu, kiểm soát thay đổi và quyết định kết thúc công việc.

Nhóm trường dữ liệuCần ghi nhậnCâu hỏi rà soátNgười chịu trách nhiệm

Bối cảnh yêu cầuNgười yêu cầu, lý do, phạm vi, thời hạn, đội ngũ bị ảnh hưởng.Vì sao công việc này nên bắt đầu?Người yêu cầu

Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, lý do, điều kiện, người phụ trách được giao.Yêu cầu đã sẵn sàng chưa?Quản lý hoặc người phụ trách dự án

Tác độngNgân sách, nhu cầu nguồn lực, rủi ro, phụ thuộc, mức độ ưu tiên.Việc này sẽ thay đổi điều gì?Người rà soát

Kiểm soát thay đổiLý do thay đổi, ảnh hưởng đến tiến độ, ảnh hưởng đến chi phí, trạng thái.Phạm vi đã phê duyệt có cần thay đổi không?Người phụ trách dự án

Hoàn tấtGhi chú hoàn thành, minh chứng, vấn đề còn mở, trạng thái cuối cùng.Công việc đã thực sự hoàn tất chưa?Người chịu trách nhiệm

Mẫu

Kết nối phê duyệt với kiểm soát thay đổi

Dùng hướng dẫn này để kết nối bước tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, yêu cầu thay đổi, người phụ trách xử lý vấn đề và trạng thái hoàn tất trước khi xây dựng quy trình.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu yêu cầu dự án

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ cần một bản ghi yêu cầu để lưu bối cảnh dự án, trạng thái phê duyệt, phân công người phụ trách và theo dõi tiếp.

Biểu mẫu tiếp nhận dự ánThu thập yêu cầu dự án, phạm vi, mục tiêu, bối cảnh ngân sách, mức độ ưu tiên, các bên liên quan, rà soát của người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp trong một biểu mẫu.

Biểu mẫu yêu cầu dự ánMẫu biểu mẫu yêu cầu dự án để thu thập chi tiết yêu cầu, định tuyến công việc đến đúng người phụ trách và giữ trạng thái luôn hiển thị từ khâu tiếp nhận đến theo dõi tiếp.

Biểu mẫu Yêu cầu Thay đổi Dự ánSử dụng biểu mẫu yêu cầu thay đổi dự án để ghi nhận tiếp nhận thay đổi phạm vi, tác động đến chi phí hoặc tiến độ, lý do, rà soát của người phụ trách, trạng thái phê duyệt và các bước tiếp theo.

Trình Theo dõi Vấn đề Dự ánSử dụng trình theo dõi vấn đề dự án để quản lý các vấn đề tại công trường, người phụ trách, hạn xử lý, ghi chú leo thang, trạng thái xử lý, bằng chứng và tác động đến dự án.

Biểu mẫu yêu cầu công việcTiếp nhận yêu cầu công việc nội bộ với thông tin người yêu cầu, mức độ ưu tiên, địa điểm, danh mục, phân công, hạn hoàn thành, trạng thái, bằng chứng và ghi chú hoàn tất.

Biểu mẫu yêu cầu lệnh công việc sốDùng biểu mẫu yêu cầu lệnh công việc số để ghi tài sản, vị trí, sự cố, mức ưu tiên, ảnh, bối cảnh an toàn, phân loại, giao việc và trạng thái.

Yêu cầu thay đổi hợp đồngSử dụng yêu cầu thay đổi hợp đồng để ghi nhận các thay đổi điều khoản được đề xuất, tác động đến dự án, bằng chứng hỗ trợ, người phụ trách rà soát, trạng thái phê duyệt và theo dõi tiếp.

Nhật ký lệnh thay đổiSử dụng nhật ký lệnh thay đổi để theo dõi thay đổi phạm vi, tác động chi phí, tác động tiến độ, trạng thái phê duyệt, lịch sử quyết định, triển khai và hoàn tất.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các quy trình yêu cầu dự án liên quan

Mẫu quản lý yêu cầu công việc Phần mềm quy trình phê duyệt Mẫu vận hành xây dựng

Quy trình liên kết

Xem quy trình tiếp nhận dự án và kiểm soát thay đổi

Bộ quy trình tiếp nhận dự án và kiểm soát thay đổi

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình phê duyệt dự án

Quy trình phê duyệt dự án là gì?

Đó là quy trình thu thập yêu cầu dự án, rà soát cơ sở kinh doanh và tác động, phê duyệt hoặc trả lại công việc, đồng thời theo dõi thay đổi hoặc vấn đề sau khi phê duyệt.

Yêu cầu thay đổi có nên nằm trong cùng một quy trình không?

Nên được kết nối với nhau. Yêu cầu dự án xác định công việc đã được phê duyệt, còn yêu cầu thay đổi ghi nhận các thay đổi phát sinh sau đó về phạm vi, tiến độ, chi phí hoặc rủi ro.

Có thể dùng cho yêu cầu công việc nội bộ không?

Có. Yêu cầu công việc nội bộ và yêu cầu dự án có thể dùng chung các trường tiếp nhận và hàng đợi người phụ trách, sau đó tách theo danh mục, nhu cầu phê duyệt và mức độ tác động.

Bước tiếp theo

Mở mẫu yêu cầu dự án hoặc kiểm soát thay đổi

Xem trước một mẫu khởi đầu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu yêu cầu, bước phê duyệt, tác động thay đổi, hàng đợi người phụ trách xử lý và bảng tổng quan trạng thái cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá