Servicegrundlage
Umfang, Servicestufe, Verantwortliche, Kontakte, Termine, Erfolgskriterien und das vom Team zu verantwortende Mandantenergebnis definieren.
- Vereinbarte Leistung
- Klar verantwortliche Person
- Prüf- und Verlängerungstermine
Leitfaden für Systeme zur Mandantenverwaltung
Leitfaden für Systeme zur Mandantenverwaltung
Entwerfen Sie ein Mandantenmanagementsystem für Serviceumfang, Zusagen, Blockaden, Nachweise, Überprüfungen, Leistungszustand, Verlängerungen und klar verantwortliche Personen.
Ein System zur Mandantenverwaltung sollte Leistungsumfang, Zusagen, Interaktionen, Hindernisse, Nachweise, Lieferstatus, Reviews und Verlängerungsmaßnahmen in einer klar verantworteten Mandantenbeziehung zusammenführen. Überfällige Zusagen und Korrekturmaßnahmen müssen sichtbar sein, bevor Führungskräfte den Status in Besprechungen mühsam rekonstruieren.
Mandantendatensatz an der nächsten Verpflichtung des Teams ausrichten
Ein Mandantensystem wird dann nützlich, wenn Leistungsumfang, Zusagen, Abhängigkeiten, Leistungsnachweise, Hindernisse und Review-Entscheidungen mit der Beziehung verknüpft bleiben.
Zusagenregister
Versehen Sie jede Zusage oder jedes Arbeitsergebnis mit verantwortlicher Person, Fälligkeit, Priorität, Blockade, Mandantenbestätigungsstatus und Nachweis.
- Fällige und überfällige Arbeit
- Status „Warten auf Mandant“
- Abschlussbeleg
Beziehungsprüfung
Führen Sie Leistungsstatus, offene Probleme, Mandantenfeedback, Entscheidungen, Verbesserungsmaßnahmen und Verlängerungsbereitschaft zusammen.
- Nachvollziehbarer Zustand
- Servicestabilisierung
- Verlängerungsvorbereitung
Mandantenausnahmen nach der erforderlichen Reaktion weiterleiten
Unterschiedliche Probleme erfordern unterschiedliche Verantwortliche und Nachweise. Ein einzelner roter Status reicht nicht aus, um die Stabilisierung zu koordinieren.
MandantensignalErforderliche ReaktionAbschlussnachweis
Arbeitsergebnis ist überfälligHindernis, Korrekturverantwortliche, neues Datum und Mandantenkommunikation bestätigenStabilisierungsentscheidung, verantwortliche Person, Bestätigung und Abschlussnachweis
Warten auf MandanteninformationenAbhängigkeit, angeforderte Information, Kontakt, Erinnerung und Eskalationsschwelle erfassenAnfrageverlauf, Reaktion, Auswirkung und überarbeitete Zusage
Beziehungsstatus verschlechtert sichÜberprüfung von Leistung, ungelösten Problemen, Stimmung und Unterstützung der Geschäftsleitung öffnenQuelldatensätze, Prüfentscheidung, Verbesserungsmaßnahme und verantwortliche Person
Verlängerungsvorbereitung ist verspätetFühren Sie Ergebnisse, offene Risiken, Zusagen, Stakeholder und das nächste Gespräch zusammenVerlängerungsempfehlung, Nachweis, entscheidungsverantwortliche Person und Datum
Einen Mandanten durch Leistungserbringung und Überprüfung pilotieren
Eine echte Zusage und einen echten Ausnahmefall verwenden, damit der Pilot die Koordination und nicht nur die Datensatzerstellung testet. Eine vom Mandanten abhängige Aufgabe, einen versäumten Termin, eine Prüfentscheidung und eine Verlängerungsmaßnahme einbeziehen, damit das Team erkennt, ob der Kontext jede Übergabe übersteht. Den für Leistungserbringung, Account und Prüfung verantwortlichen Personen ihre üblichen Berechtigungen geben und anschließend sicherstellen, dass jede Person den für eine Entscheidung benötigten Kontext sehen kann, ohne unbeteiligte Mandanteninformationen offenzulegen.
- 01
Servicegrundlage festlegen
Mandantenprofil mit Umfang, Verantwortlichen, Kontakten, Zielen, Terminen und aktuellem Zustand erstellen.
Ein abgestimmter Mandantendatensatz - 02
Zusage verfolgen
Erfassen Sie Zusage, Datum, Status, Hindernis, Bestätigung und unterstützende Nachweise.
Eine vollständige Historie aller Zusagen - 03
Ausnahmefall stabilisieren
Einen überfälligen oder blockierten Punkt an die richtige reaktionsverantwortliche Person weiterleiten und die gegenüber dem Mandanten kommunizierte Entscheidung festhalten.
Ein geschlossener Wiederherstellungsprozess - 04
Überprüfung durchführen
Leistungsergebnisse, Probleme, Status und offene Aktionen verwenden, um den nächsten Service- oder Verlängerungsschritt zu entscheiden.
Eine Review-Entscheidung mit verantwortlicher Person und Fälligkeit
Das Konzept praktisch umsetzen
Servicezyklus von der Zusage über Nachweise bis zur Prüfung steuern
Bilden Sie die Mandantenreise von der Serviceeinrichtung über Zusagen, Blockadenbehebung, Nachweise und Prüfentscheidungen bis zur Vorbereitung der Vertragsverlängerung ab.
Bester Datensatz für den ersten TestKonzept mit einem aktuellen Mandanten testen
Erstellen Sie einen echten Mandanten, erfassen Sie eine Leistungszusage samt verantwortlicher Person und Fälligkeit, fügen Sie ein internes oder mandantenseitiges Hindernis hinzu, hängen Sie einen Abschlussnachweis an, dokumentieren Sie die Bestätigung und übernehmen Sie das Ergebnis ins nächste Review.
Das Konzept in einem funktionsfähigen Mandantenverwaltungssystem umsetzen
Nächsten Beziehungsworkflow entdecken
Häufige Fragen
Fragen zum Leitfaden für Mandantenverwaltungssysteme
Was ist ein Mandantenmanagementsystem?
Sie verknüpft Mandantenprofil und Serviceumfang mit Zusagen, Leistungsverantwortlichen, fälliger Arbeit, Blockaden, Interaktionen, Prüfergebnissen, Beziehungs- und Leistungszustand sowie Verlängerungsentscheidungen.
Wie sollten Mandantenzusagen modelliert werden?
Versehen Sie jede Zusage mit eigener verantwortlicher Person, Fälligkeit, Priorität, Status, Blockade, Abschlussnachweis und Bestätigungsstatus. Verknüpfen Sie sie mit dem Mandanten und übernehmen Sie ungelöste Elemente in die nächste Überprüfung.
Wie unterscheiden Sie Mandantenverzögerungen von internen Verzögerungen?
Eindeutige Blockadearten wie fehlende Mandanteninformationen, interne Abhängigkeit, Genehmigung, Umfangsentscheidung oder Kapazität verwenden. Die für die nächste Nachverfolgung verantwortliche Person zuweisen und die Eskalationsschwelle erfassen.
Wie unterscheidet sich Mandantenmanagement von CRM?
Mandantenverwaltung betont aktive Leistungserbringung, Zusagen, Probleme, Reviews und Verlängerungen. CRM betont meist den Geschäftsverlauf; Kanzlei-, Abrechnungs-, Projekt- oder Customer-Success-Tools können Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Ressourcenplanung oder Nutzungsanalysen ergänzen.
Welche Nachweise gehören in eine Mandantenprüfung?
Führen Sie offene Zusagen, erbrachte Ergebnisse, ungelöste Probleme, Zielfortschritt, Leistungs- und Beziehungsstatus, Verlängerungszeitpunkt, Entscheidung und nächste klar zugewiesene Aktion zusammen.