Software für Gästeanfragen im Hotel – bis zur bestätigten Lösung
Erfassen Sie Anfragen, die telefonisch, per Nachricht oder an der Rezeption eingehen. Legen Sie die zuständige Abteilung, eine verantwortliche Person und die Fälligkeit fest. Halten Sie den Gast auf dem Laufenden und prüfen Sie das Ergebnis vor dem Abschluss.
Die Beispielübersicht enthält eine Handtuchanfrage mit Zeitvorgabe, ein Problem mit der Kühlung in einem belegten Zimmer, eine überfällige Lärmbeschwerde und eine abgeschlossene Anfrage für einen Late-Check-out.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Die Beispiele enthalten fiktive Hoteldatensätze. Öffnen Sie eine beliebige Ansicht und sehen Sie sich die Felder, Statusänderungen und Entscheidungen im Hotelalltag an, bevor Sie die App an Ihr Haus anpassen.
Jede Anfrage von der Zuweisung bis zur bestätigten Lösung verfolgen
Der Datensatz hält sowohl die interne Bearbeitung als auch die Zusage an den Gast fest.
Zutrittsbeschränkungen und Zeitvorgaben beachten
„Nach 17:00 Uhr“ und „Nicht betreten“ sind verbindliche Vorgaben für die Ausführung und dürfen nicht als bloße Notizen untergehen.
Die Lösung abteilungsübergreifend koordinieren
Eine Beschwerde zu Heizung, Lüftung oder Klimaanlage kann an die Haustechnik gehen, während die Rezeption für das zugesagte Ersatzzimmer verantwortlich bleibt.
Messen, was beim Gast ankommt
Reaktion, Zwischenmeldung und bestätigte Lösung zählen mehr als die Geschwindigkeit, mit der ein Ticket formal geschlossen wurde.
Die passende Maßnahme aus Sicht des Gastes wählen
Die Anfragenübersicht soll zum Handeln anleiten und nicht nur die Anzahl der Tickets anzeigen.
| Was hat sich geändert? | Was das Team wissen muss | Nächste Entscheidung |
|---|---|---|
| Zimmer 411 ist weiterhin zu warm | Der Gast wartet; die Haustechnik ist im Zimmer und Ersatzzimmer 415 wird freigehalten | Innerhalb von 20 Minuten reparieren und erneut prüfen oder einen Zimmerwechsel veranlassen |
| Lärmbeschwerde aus Zimmer 225 ist überfällig | Kontrolle durch den Sicherheitsdienst angefordert, Rückruf jedoch nicht bestätigt | Die diensthabende Führungskraft prüft jetzt den Flur und kontaktiert den Gast |
| Zimmer 106 wünscht Handtücher nach 17:00 Uhr | Vorher kein Zutritt; Handtücher liegen bereit | Im gewünschten Zeitfenster an die Zimmertür bringen und den Gast per Nachricht informieren |
- 01
Zusage erfassen
Erfassen Sie die Anfrage in einem übersichtlichen mobilen Formular für Mitarbeitende – einschließlich Wunschzeit des Gastes und möglicher Einschränkungen beim Zimmerzutritt.
- 02
Dringlichkeit realistisch einstufen
Unterscheiden Sie alltägliche Wünsche nach zusätzlichen Gästeartikeln von Fällen, in denen ein Gast wartet, die Sicherheit betroffen ist oder ein Servicemangel behoben werden muss.
- 03
Zuständige Abteilung zuweisen
Leiten Sie die Anfrage weiter, ohne dass Informationen der Rezeption oder die Erwartungen des Gastes verloren gehen.
- 04
Den Gast auf dem Laufenden halten
Halten Sie fest, welche Nachricht bei Fortschritten, Verzögerungen oder Änderungen der Abhilfemaßnahmen gesendet wurde.
- 05
Überprüfen Sie das Ergebnis
Schließen Sie die Anfrage erst nach einer Bestätigung durch den Gast, einer Prüfung durch Mitarbeitende oder einer dokumentierten Eskalation ab.
Nicht eingehaltene Zusagen erkennen, bevor daraus Bewertungen werden
Führungskräfte sehen überfällige Aufgaben und Fälle, in denen Gäste warten – mit den nötigen Informationen, um gezielt einzugreifen.
Mit allen nötigen Informationen eskalieren
Die übernehmende Führungskraft sieht die Anfrage, die letzte Rückmeldung, das aktuelle Hindernis und die bereits gemachte Zusage.
Warteursachen unterscheiden
Das Warten auf einen Gast, ein anderes Team oder einen Dienstleister stellt den Hotelbetrieb vor unterschiedliche Probleme.
Den Abschluss nachvollziehbar machen
Nutzen Sie eine Bestätigung des Gastes, eine Prüfung durch Mitarbeitende oder eine ausdrückliche Eskalation statt eines pauschalen „Erledigt“.
Serviceregeln auf die Zusagen Ihres Hotels abstimmen
Jedes Hotel definiert Dringlichkeit, Zuständigkeiten und den Umgang mit Servicemängeln anders. Mit Jodoo kann das Team im Hotelbetrieb diese Unterschiede direkt im System abbilden.
Der Serviceprozess lässt sich schnell anpassen, ohne das PMS auszutauschen oder auf Programmierarbeiten zu warten.- 01Fälligkeiten nach Anfrageart oder Dringlichkeit anpassen
- 02Ein Feld für ein Wiedergutmachungsangebot oder die Freigabe durch eine Führungskraft ergänzen
- 03Aufgaben nach Abteilung, Etage oder Betriebszeit weiterleiten
- 04Dashboards für überfällige Anfragen, wartende Gäste und wiederkehrende Probleme erstellen
Eine Anfrage, eine verantwortliche Person und eine klare Rückmeldung an den Gast
Nutzen Sie Jodoo für Anfragen, die Mitarbeitende entgegennehmen, für die Übergabe an andere Abteilungen und für die Ergebnisprüfung. Bei einer abgeschlossenen Aufgabe sollte nachvollziehbar sein, was erledigt und wie das Ergebnis geprüft wurde.
Gästenachrichten werden separat angebunden
Das Beispiel ist eine von Mitarbeitenden genutzte App, kein Live-Chat für Gäste und kein veröffentlichtes Zimmerportal mit QR-Code-Zugang. Binden Sie diese Kanäle gezielt an – mit Zugriffskontrollen und den erforderlichen Gastangaben.
Fragen zu Software zur Verwaltung von Gästeanfragen im Hotel
Können Mitarbeitende Gästeanfragen auch abseits der Rezeption erfassen?
Ja. Ein kompaktes mobiles Formular kann Zimmer, Anfrage, Dringlichkeit und zugesagten Termin erfassen. Die übernehmende Abteilung sieht anschließend nur die Informationen, die sie für die Bearbeitung benötigt.
Kann das Hotel Servicezusagen ohne Entwicklungsaufwand ändern?
Ja. Berechtigte Teams können Regeln für Fälligkeiten, Eskalationspunkte, Abteilungen, Felder zur Wiedergutmachung und Ansichten für Führungskräfte anpassen, wenn sich das Servicekonzept ändert.
Bietet Jodoo eine Nachrichtenfunktion für die Gästekommunikation?
Jodoo kann Kommunikationskanäle, Nachrichten und die Nachverfolgung dokumentieren und bei Bedarf an Kommunikationstools angebunden werden. Es ist keine spezialisierte Omnichannel-Plattform für die Gästekommunikation.
Können Gäste oder Mitarbeitende eine Anfrage an das Hotel über einen QR-Code einreichen?
Ja. Ein Hotel kann über einen QR-Code auf ein übersichtliches Jodoo-Formular verlinken. Gäste oder Mitarbeitende können damit Zimmer, Anfrage und Wunschzeit auf dem Smartphone erfassen. Sensible und ausschließlich für Mitarbeitende bestimmte Felder können durch entsprechende Zugriffsregeln geschützt bleiben.
Wie sollten Hotels die Bearbeitung von Gästeanfragen bewerten?
Erfassen Sie die Zeit bis zur Übernahme der Verantwortung, die Zeit bis zur zugesagten Rückmeldung, überfällige Aufgaben, bestätigte Lösungen und wiederkehrende Anfragearten. Belohnen Sie keinen schnellen Abschluss, solange noch unklar ist, ob das Anliegen des Gastes gelöst wurde.
Jede Zusage an den Gast im Blick behalten, bis sie erfüllt ist
Öffnen Sie die Beispielübersicht für Gästeanfragen und sehen Sie, wie Fälligkeiten, Rückmeldungen, abteilungsübergreifende Aufgaben und Abschlussprüfungen in einem Vorgang zusammengeführt werden.
App für Gästeanfragen öffnen