Phần mềm quản lý yêu cầu của khách từ tiếp nhận đến xác nhận kết quả
Tiếp nhận yêu cầu qua điện thoại, tin nhắn hoặc tại quầy lễ tân. Chỉ định bộ phận, người phụ trách và hạn xử lý, cập nhật tình hình cho khách và kiểm tra kết quả trước khi đóng yêu cầu.
Danh sách yêu cầu mẫu gồm yêu cầu giao khăn theo giờ hẹn, sự cố làm mát ở phòng đang có khách, khiếu nại tiếng ồn quá hạn xử lý và yêu cầu trả phòng muộn đã hoàn tất.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Các ví dụ sử dụng bản ghi khách sạn giả định. Mở bất kỳ chế độ xem nào để tìm hiểu các trường dữ liệu, cách chuyển trạng thái và các quyết định vận hành trước khi điều chỉnh ứng dụng cho khách sạn của bạn.
Theo dõi từng yêu cầu từ phân công đến xác nhận đã giải quyết
Bản ghi lưu cả công việc nội bộ lẫn cam kết đã thông báo cho khách.
Tuân thủ yêu cầu về giờ phục vụ và việc vào phòng
“Sau 17:00” và “không vào phòng” là những yêu cầu phải tuân thủ khi thực hiện công việc, không phải ghi chú có thể bỏ qua.
Phối hợp xử lý giữa các bộ phận
Phản ánh về hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí có thể được chuyển cho bộ phận kỹ thuật, trong khi lễ tân phụ trách cam kết bố trí phòng thay thế.
Đo lường những yếu tố tác động đến trải nghiệm của khách
Phản hồi, cập nhật tình hình và kết quả xử lý đã được xác minh quan trọng hơn tốc độ đóng phiếu trên hệ thống.
Chọn cách xử lý dựa trên trải nghiệm thực tế của khách
Danh sách yêu cầu cần giúp nhân viên biết phải làm gì, không chỉ hiển thị số lượng phiếu.
| Những thay đổi đạt được | Thông tin đội ngũ cần nắm | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|
| Phòng 411 vẫn còn nóng | Khách đang chờ; nhân viên kỹ thuật đang có mặt trong phòng và phòng 415 đã được giữ để thay thế | Sửa chữa và kiểm tra lại trong vòng 20 phút hoặc chuyển khách sang phòng khác |
| Khiếu nại tiếng ồn của phòng 225 đã quá hạn xử lý | Đã yêu cầu bộ phận an ninh kiểm tra nhưng chưa xác minh việc gọi lại cho khách | Quản lý trực kiểm tra hành lang và liên hệ khách ngay |
| Phòng 106 yêu cầu giao khăn sau 17:00 | Không vào phòng trước giờ đó; khăn đã được chuẩn bị sẵn | Giao khăn tại cửa trong khung giờ khách yêu cầu và nhắn tin cho khách |
- 01
Ghi nhận cam kết
Ghi yêu cầu vào biểu mẫu chuyên biệt trên điện thoại dành cho nhân viên, bao gồm thời gian khách mong muốn và mọi hạn chế về việc vào phòng.
- 02
Xác định đúng mức độ khẩn cấp
Phân biệt yêu cầu bổ sung vật dụng tiện nghi thông thường với các trường hợp khách đang chờ, vấn đề an toàn và sự cố dịch vụ cần khắc phục.
- 03
Giao bộ phận xử lý
Chuyển yêu cầu kèm đầy đủ thông tin từ lễ tân và mong đợi của khách.
- 04
Cập nhật tình hình cho khách
Ghi lại nội dung đã thông báo cho khách khi có thay đổi về tiến độ, tình trạng chậm trễ hoặc việc khắc phục sự cố.
- 05
Xác minh kết quả
Chỉ đóng yêu cầu sau khi khách xác nhận, nhân viên xác minh hoặc việc chuyển cấp xử lý đã được ghi nhận.
Nhận biết cam kết trễ hẹn trước khi khách để lại đánh giá
Quản lý nắm được các việc quá hạn và các trường hợp khách đang chờ, cùng đầy đủ thông tin để can thiệp phù hợp.
Chuyển cấp xử lý kèm đầy đủ thông tin
Quản lý tiếp nhận nắm được yêu cầu, cập nhật trước đó, vướng mắc hiện tại và cam kết đã đưa ra.
Phân biệt lý do chờ
Chờ khách, chờ bộ phận khác hay chờ nhà cung cấp là những vấn đề vận hành khác nhau.
Đóng yêu cầu có căn cứ
Cần có xác nhận của khách, xác minh của nhân viên hoặc thông tin chuyển cấp xử lý rõ ràng, thay vì chỉ ghi chung chung là “đã xong”.
Thiết lập quy tắc phục vụ theo đúng cam kết của khách sạn
Mỗi cơ sở có cách xác định mức độ khẩn cấp, người phụ trách và phương án khắc phục khác nhau. Jodoo cho phép đội ngũ vận hành trực tiếp thiết lập quy trình theo những yêu cầu riêng đó.
Có thể nhanh chóng thay đổi quy trình phục vụ mà không cần thay PMS hay chờ lập trình.- 01Điều chỉnh hạn xử lý theo loại yêu cầu hoặc mức độ khẩn cấp
- 02Thêm trường dữ liệu về đề xuất hỗ trợ khách khi có sự cố hoặc phê duyệt của quản lý
- 03Chuyển công việc theo bộ phận, tầng hoặc khung giờ vận hành
- 04Tạo bảng tổng quan về công việc quá hạn, trường hợp khách đang chờ và vấn đề tái diễn
Mỗi yêu cầu có một người phụ trách và thông tin cập nhật rõ ràng cho khách
Dùng Jodoo để quản lý yêu cầu do nhân viên tiếp nhận, chuyển giao giữa các bộ phận và kiểm tra kết quả xử lý. Khi đóng công việc, cần nêu rõ việc đã làm và cách kiểm tra kết quả.
Kênh nhắn tin với khách cần được kết nối riêng
Ứng dụng mẫu này dành cho nhân viên sử dụng, không phải kênh trò chuyện trực tiếp với khách hay cổng gửi yêu cầu qua mã QR tại phòng đã được đưa vào sử dụng. Hãy chủ động thiết lập kết nối với các kênh đó, kèm kiểm soát truy cập và thông tin khách cần thiết.
Câu hỏi về phần mềm quản lý yêu cầu của khách lưu trú
Nhân viên có thể tiếp nhận yêu cầu của khách khi không ở quầy lễ tân không?
Có. Một biểu mẫu ngắn gọn trên điện thoại có thể ghi nhận phòng, yêu cầu, mức độ khẩn cấp và thời gian đã hẹn, sau đó chỉ hiển thị cho bộ phận tiếp nhận những thông tin cần thiết để xử lý.
Khách sạn có thể thay đổi cam kết dịch vụ mà không cần lập trình không?
Có. Các bộ phận được phân quyền có thể điều chỉnh quy tắc về hạn xử lý, mốc chuyển cấp xử lý, bộ phận, trường dữ liệu về khắc phục sự cố dịch vụ và chế độ xem dành cho quản lý khi mô hình phục vụ thay đổi.
Jodoo có sẵn tính năng nhắn tin với khách không?
Jodoo có thể ghi lại kênh liên lạc, tin nhắn và hoạt động theo dõi tiếp, đồng thời kết nối với công cụ liên lạc khi phù hợp. Jodoo không phải là nền tảng chuyên biệt về nhắn tin đa kênh với khách.
Khách hoặc nhân viên có thể gửi yêu cầu cho khách sạn qua mã QR không?
Có. Khách sạn có thể dùng mã QR dẫn tới một biểu mẫu Jodoo chuyên biệt để khách hoặc nhân viên ghi nhận phòng, yêu cầu và thời gian mong muốn trên điện thoại. Các trường dữ liệu nhạy cảm và chỉ dành cho nhân viên vẫn có thể được giới hạn truy cập bằng các quy tắc phù hợp.
Khách sạn nên đo lường hiệu quả xử lý yêu cầu của khách như thế nào?
Theo dõi thời gian đến khi có người phụ trách, thời gian đến lần cập nhật đã hẹn với khách, công việc quá hạn, kết quả xử lý đã được xác minh và các loại yêu cầu lặp lại. Không nên khuyến khích đóng yêu cầu thật nhanh khi chưa rõ kết quả thực tế đối với khách.
Theo dõi mọi cam kết với khách cho đến khi hoàn tất
Mở danh sách yêu cầu mẫu để xem cách theo dõi hạn xử lý, cập nhật tình hình, phối hợp liên bộ phận và xác minh kết quả ngay trong từng yêu cầu.
Mở ứng dụng quản lý yêu cầu của khách