1. Ist der Verantwortlicher weiterhin verantwortlich?
Bestätigen Sie die Rollen Geschäftsinhaber, Koordinator, Prüfer, Genehmiger und Eskalation.
CHECKLISTE FÜR EINE FUNDIERTE ENTSCHEIDUNG
Richtlinien prüfen und fundiert entscheiden
Überprüfen Sie, ob die Richtlinie noch über einen gültigen Verantwortlicher, eine gültige Autorität, eine gültige Zielgruppe, ein gültiges Verfahren, einen gültigen Nachweis und einen Ausnahmepfad verfügt. Zeichnen Sie dann eine begründete Entscheidung zur Beibehaltung, Überarbeitung, Einstellung oder Eskalation auf.
Der ausgefüllte Überprüfungsplan zeigt fällige und überfällige Arbeiten. Die folgende Checkliste erfasst die Nachweise, das Ergebnis, die Begründung, den Verantwortlichen für die nächste Maßnahme und das Fälligkeitsdatum für jede Entscheidung.
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- Nachweise vor Ergebnis
- Behalten, überarbeiten, zurückziehen oder eskalieren
- Nächste Aktion mit Verantwortlicher und Fälligkeitsdatum
8Überprüfungsfragen4explizite Ergebnisse1eigene nächste Aktion
Acht Fragen für eine nachvollziehbare Prüfung
Nicht jede Prüfung erfordert eine Überarbeitung. Jede Prüfung sollte jedoch die Grundlage der Entscheidung sichtbar machen.
2. Ist die Rechts- und Entscheidungsgrundlage noch aktuell?
Überprüfen Sie Gesetze, Vorschriften, Verträge, Standards, Vorstandsbeschlüsse und interne Delegationen, die der Richtlinie zugrunde liegen.
3. Entspricht der Umfang der Realität?
Überprüfen Sie Standorte, Mitarbeiter, Dritte, Systeme, Produkte und Aktivitäten, die jetzt betroffen sind.
4. Funktionieren die Verfahren noch?
Bestätigen Sie die Arbeitsweise, Formulare, Systeme, Verantwortlichkeiten und Abschlussnachweise.
5. Was zeigen Nachweise?
Überprüfen Sie Fragen, Bestätigungen, Ausnahmen, Vorfälle, Audits, Schulungen und Prozessergebnisse.
6. Werden Ausnahmen kontrolliert?
Überprüfen Sie aktive, wiederkehrende, abgelaufene, risikoreiche oder schlecht abgeschlossene Ausnahmegenehmigungen.
7. Was hat sich geändert?
Identifizieren Sie organisatorische, rechtliche, technische, Kunden-, Risiko-, Prozess- und Sprachänderungen.
8. Wie lautet die Entscheidung?
Zeichnen Sie die Aufbewahrung, Überarbeitung, Einstellung oder Facheskalation mit Begründung, Verantwortlicher und Fälligkeitsdatum auf.
Ordnen Sie das Ergebnis der Überprüfung den Nachweisen zu
Eine Aktualisierung des Fälligkeitsdatums ist keine abgeschlossene Überprüfung, es sei denn, die Entscheidung und die nächste Aktion werden aufgezeichnet.
| Ergebnis | Geeignet, wenn | Erforderliche Nachverfolgung |
|---|---|---|
| Ohne Änderung beibehalten | Die Richtlinien bleiben korrekt, nutzbar und werden durch Nachweise gestützt | Notieren Sie die Begründung und den Auslöser/Datum der nächsten Überprüfung |
| Überarbeiten | Materieller Inhalt, Zielgruppe, Autorität, Verfahren oder Kontrolle müssen sich ändern | Öffnen Sie eine Revision mit Auswirkung, Prüfer, Genehmiger und Zieldatum |
| Außer Kraft setzen | Die Richtlinie ist veraltet, dupliziert oder ersetzt | Stilllegung genehmigen, Verlauf archivieren, aktive Links entfernen, Auswirkungen kommunizieren |
| Zur fachlichen Überprüfung eskalieren | Rechtliche, behördliche, technische, datenschutzrechtliche, sicherheitsbezogene oder arbeitsrechtliche Beurteilungen gehen über die Befugnisse des Prüfers hinaus | Nennen Sie den Fachfrage- und Entscheidungsinhaber |
Schauen Sie über das Dokument selbst hinaus
Eine gut geschriebene Richtlinie kann in der Anwendung dennoch scheitern.
Mitarbeiterfragen
Wiederholte Mehrdeutigkeiten können auf unklaren Umfang, unklare Definitionen, Beispiele oder Verfahrensverknüpfungen hinweisen.
Ausnahmen und Ausnahmegenehmigungen
Wiederkehrende Abweichungen können auf eine unrealistische Regel, fehlende Fähigkeiten oder eine unpassende Zielgruppeneinteilung hinweisen.
Prüfungs- und Vorfallergebnisse
Zeigen Sie, ob die Richtlinie und das Verfahren tatsächliche Ausfälle verhindern, erkennen oder darauf reagieren.
Verknüpfen Sie Richtlinienüberprüfungen mit Auditergebnissen →Prozessergebnisse
Decken Sie Verzögerungen, Nacharbeiten, inkonsistente Entscheidungen oder Nachweislücken in der von der Richtlinie geregelten Arbeit auf.
EDITIERBARER XLSX-STARTPUNKT
Laden Sie eine ausgefüllte Checkliste zur Richtlinienüberprüfung herunter
Verwenden Sie die bearbeitbare Arbeitsmappe, um Eigentum, Autorität, Zielgruppe, Verfahren, Fragen, Schulungen, Ausnahmen, Vorfälle, Maßnahmen und Zugänglichkeit zu untersuchen, bevor Sie die endgültige Entscheidung aufzeichnen.
- Beispielfeststellungen für Beibehaltung, Überarbeitung und Eskalation
- Dropdown-Listen zum Nachweisstatus und Aktionsstatus
- Formelgesteuerte Summen für abgeschlossene, fehlende, Maßnahmen, Eskalationen und offene Maßnahmen
- Endgültige Entscheidung, Entscheidungsdatum, Verantwortlicher und Fälligkeitsdatum
Eine Checkliste unterstützt die Beurteilung, ersetzt sie aber nicht.
Passen Sie die Prüfungstiefe an das Richtlinienrisiko und die geltenden Anforderungen an. Nutzen Sie bei Bedarf qualifizierte Rechts-, Compliance-, Sicherheits-, Datenschutz-, Personal- oder technische Prüfer.
Überprüfung mit geringen Änderungen
Bestätigen Sie Eigentum, Relevanz, Nachweise, Ausnahmen und aktuelle Links; Dokumentieren Sie, warum eine Aufbewahrung angemessen ist.
Materialrevision
Bewerten Sie die Auswirkungen, konsultieren Sie betroffene Rollen, genehmigen Sie die Änderung, veröffentlichen Sie eine neue Version und aktualisieren Sie Verfahren und Schulungen.
Risikoreiche Entscheidung
Erhöhen Sie die Autorität und behalten Sie den Input von Experten bei, anstatt die Checkliste in falsche Gewissheit umzuwandeln.
Praktische Fragen zu Checkliste zur Richtlinienüberprüfung
Wie oft sollten Richtlinien überprüft werden?+
Nutzen Sie rechtliche, regulatorische, vertragliche, risikobezogene und organisatorische Anforderungen sowie Änderungsauslöser. Viele Organisationen legen regelmäßige Termine fest, aber wesentliche Änderungen, Vorfälle, Audits oder wiederkehrende Ausnahmen erfordern möglicherweise eine frühere Überprüfung.
Wer sollte eine Richtlinie prüfen?+
Beziehen Sie den verantwortlichen Geschäftsinhaber und Personen mit der erforderlichen rechtlichen, Compliance-, betrieblichen, technischen, Sicherheits-, Datenschutz-, Personal- oder Fachkompetenz ein.
Welche Nachweise gehören in eine Richtlinienüberprüfung?+
Berücksichtigen Sie geltende Befugnisse, aktuelle Prozesse, Fragen, Bestätigungen, Schulungen, Ausnahmen, Vorfälle, Audits, Kennzahlen, Feedback von Stakeholdern und damit verbundene Dokumentänderungen.
Erfordert jede Prüfung eine neue Version?+
Nein. Ein Prüfer kann die aktuelle Version behalten, wenn Nachweise dafür vorliegen, sollte jedoch die Begründung und den Auslöser oder das Datum der nächsten Prüfung aufzeichnen.
Wie hilft Jodoo bei wiederkehrenden Bewertungen?+
Eine konfigurierte App kann Prüfverantwortliche, Fälligkeitstermine, Nachweise, Ergebnisse, nächste Aktionen, Erinnerungen und Dashboards zuweisen und gleichzeitig die Bewertung mit der aktuellen Richtlinie und jeder Überarbeitung verknüpfen.
PRÜFENTSCHEIDUNG TREFFEN
Führen Sie die Checkliste anhand einer Richtlinie durch, die heute von Menschen verwendet wird
Öffnen Sie die Beispielüberprüfungsdatensätze, überprüfen Sie eine frühe, durch einen Vorfall ausgelöste Überprüfung und einen überfälligen Abschluss und passen Sie dann die Fragen und die Eskalation an Ihr eigenes Governance-Modell an.
Nutzen Sie die Checkliste zur Richtlinienüberprüfung