Ringkasan eksekutif:
Apa yang berubah, mengapa hal ini penting, dan apa yang harus diketahui oleh sponsor sekarang?
Status proyek saat ini, ramalan, pembaruan terbaru, dan catatan pengecualian material.Template pelaporan manajemen proyek
Templat status proyek: risiko dan keputusan
Gunakan laporan status proyek yang terstruktur untuk kesehatan, pergerakan milestone, risiko, isu, keputusan yang diperlukan, tindakan berikutnya, pemilik, dan tinjauan periode pelaporan.
Laporan status yang berguna adalah dokumen keputusan, bukan daftar tugas yang ditulis ulang. Laporan ini menjelaskan apa yang telah berubah sejak laporan terakhir dan menunjuk kembali ke catatan yang mendukung pernyataan tersebut.
Berikan setiap bagian satu pertanyaan manajemen untuk dijawab.
Jaga agar laporannya ringkas dan menghubungkan setiap klaim dengan rincian proyek saat ini.
Gerakan milestone adalah sebuah gerakan yang sangat penting.
Kompromi mana yang bergerak, selesai, atau menjadi tidak pasti?
Pemilihan pemilik milestone, tanggal dasar/kini, kemajuan, penghalang, dan bukti penyelesaian.Risiko dan isu-isu yang ada.
Apa yang baru, lebih buruk, terpecahkan, atau digerakkan?
Status isu/bloker, dampak, pemilik, tanggapan, tanggal jatuh tempo, dan penutupan.Keputusan yang dibutuhkan adalah keputusan yang diperlukan.
Pilihan mana yang harus diambil, siapa yang memilikinya, dan apa yang terjadi jika menunggu?
Permintaan keputusan, opsi, pemilik keputusan, tanggal jatuh tempo, dampak, dan tanggapan yang tercatat.Tindakan selanjutnya adalah tindakan selanjutnya.
Siapa yang akan melakukan apa dan kapan sebelum laporan berikutnya? Siapa yang akan melakukan apa dan kapan sebelum laporan berikutnya?
Pemilik tindakan, tanggal jatuh tempo, status, persyaratan bukti, dan hasil yang diharapkan.Gunakan rekaman sumber yang sama untuk pembaruan stakeholder yang berbeda.
Satu model pelaporan harus mendukung setiap keluaran tanpa menyalin narasi yang sama. Tim sering membutuhkan beberapa format laporan.
Apa yang berubah minggu ini?
Kesehatan, pergerakan milestone, risiko baru atau berubah, keputusan yang harus diambil, dan tindakan selanjutnya.
Di mana intervensi diperlukan?
Pergerakan perkiraan material, paparan, permintaan keputusan, hasil yang diharapkan, dan pemilik yang bertanggung jawab.
Kompromi mana yang dialihkan atau terlewatkan?
Tanggal dasar/kini, pemilik, kemajuan, penghalang, pemulihan, dan bukti penyelesaian.
Proyek mana yang memiliki pola risiko atau penundaan yang sama?
Perbaikan proyek yang disetujui difiltrasi berdasarkan sponsor, unit bisnis, kesehatan, fase, atau periode pelaporan.
Lihat satu periode pelaporan yang ditetapkan untuk tinjauan.
Aplikasi Jodoo di atas tetap menjadi sistem kerja untuk catatan proyek saat ini, kepemilikan, tinjauan, dan dashboard drill-down. spreadsheet menjaga template portabel mudah untuk diperiksa dan diunduh.
Perubahan fakta-fakta yang telah berubah.Gerakan milestone adalah sebuah gerakan yang sangat penting.Keputusan akan diambil secepatnya.Disetujui tindakan selanjutnya yang akan diambil.
Berpindah dari pembaruan kontributor ke tampilan sponsor yang disetujui.
Laporan harus melanjutkan pekerjaan yang belum selesai tanpa menyalin bahasa yang usang.
- 01
Pemilik memperbarui detail proyek saat ini.
Pemilik menyegarkan pekerjaan, milestone, penghalang, bukti, tanggal, dan hasil yang diharapkan.
- 02
Manajer proyek menyelaraskan perubahan-perubahan tersebut.
Memisahkan item baru, berubah, terpecahkan, dan diulang; memperbaiki kesehatan dan ramalan ketika diperlukan.
- 03
Sponsor menilai keputusan.
Menanggapi permintaan keputusan eksplisit dan mencatat hasil yang diterima.
- 04
Menyelenggarakan dan menyiapkan siklus berikutnya.
Bagikan pembaruan yang disetujui, pertahankan status tinjauan, dan pindahkan hanya rekaman yang belum terpecahkan.
Tampilkan apa yang berubah sejak laporan terakhir.
Sebuah buku besar perubahan mencegah risiko dan keputusan yang sama dari ditulis ulang tanpa kemajuan.
| Ubah status Change state. | Gunakan untuk apa pun yang Anda inginkan. | Laporkan pengobatan yang dijalani. |
|---|---|---|
| Baru | Risiko, isu, pergerakan milestone, atau keputusan yang pertama kali muncul pada periode ini. | Jelaskan dampak, pemilik, tanggal jatuh tempo, dan tanggapan. |
| Perubahan | Sebuah item yang ada yang perubahannya adalah dampak, pemilik, tanggal, status, atau respon. | Uraikan perbedaannya dan mengapa hal itu penting. |
| Terpecahkan Resolved | Sebuah item yang ditutup dengan bukti atau keputusan yang diterima. | Rekam hasil dan buang dari perhatian terbuka. |
| Dipindahkan ke tahun berikutnya. | Sebuah item yang belum terpecahkan yang tetap relevan secara material. | Pertahankan konteks asli dan tambahkan kemajuan atau penundaan saat ini. |
| Tidak ada perubahan material yang terjadi. | Kerja yang stabil yang tidak memerlukan perhatian manajemen. | Simpanlah data tersebut di sistem sumber daripada mengembangkan laporan. |
Gunakan dashboard untuk sinyal langsung dan laporan untuk keputusan periodik.
Dua pandangan ini melayani momen manajemen yang berbeda.
Dashboard langsung live dashboard.
Seorang manajer membutuhkan hitungan, tren, pengecualian, dan detail proyek yang dapat diklik sepanjang minggu.
Laporan status laporan
Stakeholders membutuhkan narasi periode pelaporan yang ringkas, fakta yang berubah, permintaan keputusan, dan catatan komunikasi yang disetujui.
Keduanya sama-sama memiliki keunggulan.
Laporan ini merangkum perubahan material sementara dashboard tetap menjadi tampilan langsung dari pekerjaan saat ini.
Ubah laporan status ketika pihak-pihak yang berminat menanyakan pertanyaan yang lebih baik.
Sebuah bidang sponsor baru, status keputusan, rute tinjauan, atau tampilan portofolio tidak harus memerlukan pembuatan ulang setiap laporan.
Aplikasi pelaporan tetap dapat mengirimkan perubahan melalui persyaratan, pengembangan, pengujian, peluncuran, dan pengisian ulang manual selama 5–20 hari kerja.
Seorang administrator Jodoo yang terlatih biasanya dapat menambahkan dan menguji satu bidang laporan terbatas, pilihan, rute tinjauan, tampilan terfilter, pengingat, atau ukuran dashboard dalam waktu sekitar 30 menit–4 jam.
- Tambahkan sebuah bidang kepercayaan prediksi untuk tinjauan eksekutif.
- Memerlukan tanggal jatuh tempo keputusan ketika kesehatan menjadi merah.
- Buat tampilan portofolio unit bisnis.
- Beri tahu pemilik ketika update yang disetujui dikembalikan.
Pertanyaan pelaporan manajemen proyek.
01Berapa lamakah laporan status proyek yang harus dibuat? Berapa lama laporan status proyek yang harus dibuat?+
Pastikan narasi manajemen cukup singkat untuk dicek dengan cepat. Simpan tindakan, isu, dan bukti yang rinci dalam catatan proyek mereka; hanya termasuk fakta yang berubah, paparan material, keputusan yang diperlukan, dan tindakan selanjutnya dalam laporan.
02Berapa seringkah laporan status proyek harus dihasilkan? Berapa seringkah laporan status proyek harus dihasilkan?+
Gunakan kecepatan yang dibutuhkan siklus keputusan Anda—seringkali setiap minggu, dua minggu, atau bulanan. Perbarui rekaman proyek saat ini ketika fakta berubah daripada menunggu tanggal laporan.
03Bagaimana harus didefinisikan kesehatan proyek?+
Tentukan hijau, oren, dan merah dengan aturan yang dapat diamati seperti pergerakan ramalan, milestone terlambat, dampak penghalang, pembaruan yang tidak relevan, dan penundaan keputusan. Izinkan manajer proyek untuk menjelaskan pengecualian, tetapi tetapkan bukti sumber terlihat.
04Bisakah laporan diekspor atau dibagikan?+
Jodoo dapat menyimpan setiap laporan status sebagai rekaman bertanggal dengan tampilan berbasis peran. Sebelum diluncurkan, konfirmasikan opsi ekspor, berbagi, mempertahankan, persetujuan, dan tanda tangan yang benar-benar dibutuhkan oleh stakeholder Anda.
05Bisakah proses pelaporan yang sama mencakup beberapa proyek?+
Ya. Simpan satu catatan status-update per proyek dan periode pelaporan, lalu saring atau masukkan update yang telah disetujui untuk sponsor, unit bisnis, atau tinjauan portofolio. Simpan tautan proyek sehingga setiap pernyataan dapat membuka rincian saat ini di baliknya.
06Bagaimana perbedaan laporan status dari dashboard proyek? Bagaimana perbedaan laporan status dari dashboard proyek?+
Sebuah dashboard menunjukkan sinyal saat ini secara terus menerus. Sebuah laporan status mencatat narasi yang disetujui untuk periode tertentu: apa yang berubah, apa yang masih terpapar, keputusan mana yang harus diambil, dan apa yang terjadi selanjutnya.
Uji dengan proyek Anda sendiri.
Gunakan aplikasi pelaporan proyek untuk melaporkan proyek Anda.Buat update dari rekaman saat ini—bukan halaman kosong.
Buka proyek, baris tunggu, dan dashboard di belakang periode pelaporan, lalu rekam hanya fakta yang berubah, keputusan, dan tindakan selanjutnya yang dibutuhkan oleh pihak berwenang.