Tóm tắt của giám đốc điều hành
Điều gì đã thay đổi, tại sao nó lại quan trọng, và nhà tài trợ nên biết điều gì bây giờ?
Tình trạng dự án hiện tại, dự báo, cập nhật mới nhất và các hồ sơ ngoại lệ vật chất.Mô hình báo cáo quản lý dự án
Mẫu báo cáo tình trạng dự án cho quyết định và rủi ro
Dùng một báo cáo tình trạng dự án có cấu trúc cho sức khỏe, chuyển động cột mốc, rủi ro, vấn đề, quyết định cần thiết, hành động tiếp theo, chủ sở hữu và đánh giá giai đoạn báo cáo.
Một báo cáo tình trạng hữu ích là một tài liệu quyết định, không phải là một danh sách nhiệm vụ được viết lại. Nó giải thích những thay đổi từ báo cáo cuối cùng và chỉ về các hồ sơ hỗ trợ cho tuyên bố.
Cho mỗi phần một câu hỏi quản lý để trả lời.
Giữ cho báo cáo ngắn gọn trong khi liên kết mỗi yêu cầu với chi tiết dự án hiện tại.
Cuộc vận động Cột mốc quan trọng
Điều gì đã được chuyển động, hoàn thành hay trở nên không chắc chắn?
Cột mốc chủ sở hữu, ngày dựa trên/ngày hiện tại, tiến độ, chặn và bằng chứng hoàn thành.Rủi ro và vấn đề
Điều gì mới, tệ hơn, được giải quyết hay được tiếp tục?
Tình trạng vấn đề/bị chặn, ảnh hưởng, chủ sở hữu, phản hồi, ngày hết hạn và kết thúc.Quyết định cần thiết cần phải được đưa ra.
Lựa chọn nào là đúng, ai sở hữu nó, và điều gì sẽ xảy ra nếu nó chờ đợi?
Yêu cầu quyết định, tùy chọn, chủ quyết định, ngày hết hạn, tác động và phản hồi ghi lại.Hành động tiếp theo
Ai sẽ làm gì và khi nào trước khi có báo cáo tiếp theo?
Người thực hiện hành động, ngày hết hạn, tình trạng, yêu cầu bằng chứng và kết quả mong đợi.Dùng cùng một nguồn ghi chép cho các cập nhật của các bên liên quan khác nhau.
Một mô hình báo cáo nên hỗ trợ mỗi kết quả mà không sao chép cùng một câu chuyện.
Tuần này có gì thay đổi?
Sức khỏe, chuyển động cột mốc, rủi ro mới hoặc thay đổi, quyết định cần phải đưa ra và các hành động tiếp theo.
Điều gì cần can thiệp?
Phân tích dự báo chuyển động vật liệu, phơi nhiễm, yêu cầu quyết định, kết quả mong đợi và chủ sở hữu chịu trách nhiệm.
Những cam kết nào đã được chuyển đổi hay bỏ qua?
Ngày dự kiến/ngày hiện tại, chủ sở hữu, tiến độ, chặn, hồi phục và bằng chứng hoàn thành.
Dự án nào có cùng một mô hình rủi ro hoặc trì hoãn?
Cập nhật dự án được phê duyệt được lọc theo nhà tài trợ, đơn vị kinh doanh, tình trạng, giai đoạn hoặc thời gian báo cáo.
Xem một giai đoạn báo cáo được thiết lập để xem xét.
Ứng dụng Jodoo ở trên vẫn là hệ thống hoạt động cho các hồ sơ dự án hiện tại, quyền sở hữu, đánh giá và đào sâu bảng điều khiển.
Sự thật thay đổi.Cuộc vận động Cột mốc quan trọngQuyết định sẽ được đưa ra sớm nhất.Xác nhận các hành động tiếp theo.
Chuyển từ cập nhật của người đóng góp sang một góc nhìn của nhà tài trợ được phê duyệt.
Báo cáo nên tiếp tục công việc chưa giải quyết mà không sao chép ngôn ngữ cũ.
- 01
Các chủ sở hữu cập nhật chi tiết dự án hiện tại.
Người sở hữu cập nhật công việc, cột mốc, chặn, bằng chứng, ngày và kết quả mong đợi.
- 02
Quản lý dự án điều chỉnh các thay đổi.
Phân biệt các mục mới, thay đổi, giải quyết và chuyển tiếp; sửa chữa tình trạng và dự báo khi cần thiết.
- 03
Nhà tài trợ xem xét lại các quyết định.
Phản ứng lại các yêu cầu quyết định rõ ràng và ghi lại kết quả chấp nhận.
- 04
Công bố và chuẩn bị chu kỳ tiếp theo.
Chia sẻ bản cập nhật đã được phê duyệt, giữ trạng thái xem xét, và chỉ chuyển tiếp các ghi chép chưa giải quyết.
Hiện những thay đổi từ báo cáo cuối cùng.
Một sổ sách thay đổi ngăn chặn những rủi ro và quyết định tương tự được viết lại mà không có tiến triển.
| Thay đổi trạng thái | Dùng nó cho mục đích sau: | Báo cáo điều trị |
|---|---|---|
| New New | Một rủi ro, vấn đề, chuyển động cột mốc, hoặc quyết định lần đầu tiên xuất hiện trong giai đoạn này. | Giải thích tác động, chủ sở hữu, ngày hết hạn và phản ứng. |
| Đã thay đổi. | Một mục tồn tại mà ảnh hưởng, chủ sở hữu, ngày, trạng thái hoặc phản hồi đã thay đổi. | Hãy nêu ra sự khác biệt và tại sao nó quan trọng. |
| Đã giải quyết | Một vấn đề đã được giải quyết với bằng chứng hoặc một quyết định được chấp nhận. | Ghi lại kết quả và loại bỏ nó khỏi sự chú ý mở. |
| Tiếp tục chuyển sang năm sau. | Một mục chưa giải quyết mà vẫn còn liên quan về mặt vật chất. | Giữ ngữ cảnh ban đầu và thêm tiến độ hoặc trễ hiện tại. |
| Không có thay đổi đáng kể nào. | Công việc ổn định không cần sự chú ý của ban quản lý. | Giữ nó trong hệ thống nguồn thay vì mở rộng báo cáo. |
Dùng bảng điều khiển để xem tín hiệu trực tiếp và báo cáo để đưa ra quyết định kỳ.
Hai góc nhìn phục vụ cho các khoảnh khắc quản lý khác nhau.
Bảng điều khiển trực tiếp
Một nhà quản lý cần số liệu hiện tại, xu hướng, ngoại lệ và chi tiết dự án được truy cập trong suốt tuần.
Báo cáo tình hình hiện tại.
Các bên liên quan cần một câu chuyện ngắn gọn về thời gian báo cáo, sự thay đổi thực tế, yêu cầu quyết định và một hồ sơ liên lạc được phê duyệt.
Cả hai
Báo cáo tóm tắt các thay đổi vật chất trong khi bảng điều khiển vẫn là hình ảnh trực tiếp của công việc hiện tại.
Thay đổi báo cáo tình trạng khi các bên liên quan đặt ra một câu hỏi tốt hơn.
Một trường tài trợ mới, trạng thái quyết định, đường xem xét, hoặc nhìn tổ hợp không nên yêu cầu xây dựng lại mỗi báo cáo.
Một ứng dụng báo cáo cố định có thể hướng dẫn thay đổi thông qua yêu cầu, phát triển, thử nghiệm, triển khai và nạp lại thủ công trong vòng 5–20 ngày làm việc.
Một quản trị viên Jodoo được đào tạo có thể thêm và kiểm tra một trường báo cáo giới hạn, lựa chọn, đường xem xét, xem được lọc, nhắc nhở hoặc đo lường bảng điều khiển trong khoảng 30 phút–4 giờ.
- Thêm một trường dự đoán-tin tưởng cho đánh giá của ban điều hành.
- Cần có một ngày quyết định khi sức khỏe chuyển sang màu đỏ.
- Tạo một khung nhìn danh mục đơn vị kinh doanh.
- Thông báo cho chủ sở hữu khi một bản cập nhật được phê duyệt được trả lại.
Câu hỏi báo cáo quản lý dự án.
01Báo cáo tình hình dự án nên dài bao lâu? Báo cáo tình hình dự án nên dài bao lâu?+
Giữ các hành động chi tiết, vấn đề và bằng chứng trong các hồ sơ dự án của họ; chỉ bao gồm các sự kiện thay đổi, sự phơi bày vật chất, các quyết định cần thiết và các hành động tiếp theo trong báo cáo.
02Báo cáo tình hình dự án nên được thực hiện bao nhiêu lần?+
Cập nhật các ghi chép dự án thực tế khi thực tế thay đổi thay vì chờ đến ngày báo cáo.
03Sức khỏe của dự án nên được định nghĩa như thế nào?+
Định nghĩa màu xanh lá cây, hồng và đỏ với các quy tắc quan sát được như chuyển động dự báo, cột mốc muộn, ảnh hưởng của các yếu tố ngăn chặn, cập nhật lỗi thời và trì hoãn quyết định. Cho phép một người quản lý dự án giải thích một ngoại lệ, nhưng giữ cho bằng chứng nguồn hiển thị.
04Báo cáo có thể được xuất hoặc chia sẻ không?+
Jodoo có thể giữ mỗi báo cáo trạng thái như một ghi chép có ngày với các quan điểm dựa trên vai trò. Trước khi triển khai, xác nhận các tùy chọn xuất khẩu, chia sẻ, giữ lại, phê duyệt và ký tên mà các bên liên quan thực sự cần.
05Liệu cùng một quá trình báo cáo có thể bao gồm nhiều dự án không?+
Có. Giữ một hồ sơ cập nhật tình trạng cho mỗi dự án và giai đoạn báo cáo, sau đó lọc hoặc thu thập các cập nhật được phê duyệt cho một nhà tài trợ, đơn vị kinh doanh hoặc đánh giá quỹ. Giữ liên kết dự án để mỗi tuyên bố có thể mở các chi tiết hiện tại đằng sau nó.
06Báo cáo tình trạng khác với bảng điều khiển dự án như thế nào?+
Một báo cáo tình trạng ghi lại những câu chuyện đã được phê duyệt cho một thời gian cụ thể: những gì đã thay đổi, những gì vẫn còn bị phơi bày, quyết định nào cần phải đưa ra và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Thử nghiệm với dự án của riêng mình.
Dùng ứng dụng báo cáo dự án.Xây dựng bản cập nhật từ các ghi chép hiện tại—không phải là một trang trống.
Mở dự án, hàng đợi và bảng điều khiển đằng sau giai đoạn báo cáo, sau đó ghi lại chỉ những sự kiện, quyết định và hành động tiếp theo mà các bên liên quan cần.