Резюме
Что изменилось, почему это важно и что должен знать спонсор теперь?
Текущее состояние проекта, прогноз, последняя обновленная информация и учетные записи о существенных исключениях.Шаблон отчетности по управлению проектом
Шаблон отчёта о статусе проекта для решений и рисков
Используйте структурированный отчет о состоянии проекта для состояния, продвижения по этапам, рисков, проблем, требуемых решений, следующих действий, владельцев и обзора отчетного периода.
Полезный отчет о ходе работы – это документ, содержащий решение, а не переписанный список задач. В нем объясняется, что изменилось со времени представления последнего отчета, и указываются записи, подтверждающие это заявление.
Каждой секции дается один управленческий вопрос, на который нужно ответить.
Составляйте краткий отчет, увязывая каждое требование с текущими деталями проекта.
Движение вехи
Какие обязательства были перенесены, выполнены или стали неопределенными?
Владелец вехи, исходный уровень/текущая дата, прогресс, блокирующая сила и доказательства завершения.Риски и проблемы
Что ново, что хуже, что решено или перенесено? Что было решено, а что перенесено?
Статус проблемы/блокировщика, воздействие, владелец, ответ, срок и закрытие.Решения требовались.
Какой выбор должен быть сделан, кто его сделает и что произойдет, если он подождет?
Запрос на принятие решения, варианты, ответственный за принятие решения, сроки, последствия и зафиксированный ответ.Следующие действия
Кто что сделает и к какому сроку до следующего доклада?
Ответственный за принятие решения, сроки, статус, требования к доказательствам и ожидаемый результат.Используйте одни и те же исходные записи для обновлений различных заинтересованных сторон.
Группы часто нуждаются в нескольких форматах отчетов. Одна модель отчетности должна поддерживать каждый результат, не дублируя одну и ту же описательную часть.
Что изменилось на этой неделе?
Здоровье, продвижение к важным этапам, новые или изменившиеся риски, решения, которые должны быть приняты, и следующие действия.
Где требуется вмешательство?
Прогноз движения материалов, воздействия, запросы на принятие решений, ожидаемые результаты и ответственный владелец.
Какие обязательства были перенесены или пропущены?
Исходные/текущие даты, владелец, прогресс, блокирующая сторона, восстановление и доказательства завершения.
Какие проекты имеют одинаковые риски или задержки?
Обновленная информация об утвержденных проектах, отфильтрованная по спонсору, подразделению, состоянию, этапу или отчетному периоду.
См. один отчетный период, предусмотренный для обзора.
Приложение Jodoo, описанное выше, остается рабочей системой для текущих записей проекта, владения, обзора и углубленного анализа панели управления.
Изменились фактыДвижение вехиРешение по этому вопросу будет принято в ближайшее время.Утверждены следующие шаги.
Перейти от обновлений от авторов к представлению утвержденных спонсоров.
В докладе следует продолжить нерешенную работу, не повторяя устаревших формулировок.
- 01
Владельцы обновляют текущие детали проекта.
Владельцы обновляют работу, вехи, блоки, доказательства, даты и ожидаемые результаты.
- 02
Руководитель проекта согласовывает изменения.
Отделять новые, измененные, разрешенные и перенесенные элементы; при необходимости корректировать состояние и прогноз.
- 03
Спонсор рассматривает решения, принятые по его просьбе.
Отвечать на конкретные просьбы о принятии решения и регистрировать принятый результат.
- 04
Опубликовать и подготовить следующий цикл.
Совместное использование утвержденного обновления, сохранение состояния обзора и перенос только неразрешенных записей.
Показать, что изменилось со времени последнего отчета.
Регистр изменений предотвращает переписывание одних и тех же рисков и решений без какого-либо прогресса.
| Изменить состояние | Используйте его для для | Сообщить о лечении |
|---|---|---|
| Новая | Риск, проблема, веха в развитии или решение, которые впервые появились в этот период. | Объясните воздействие, владельца, сроки и ответные меры. |
| Изменено | Существующий элемент, влияние, владелец, дата, статус или ответ на который изменились. | Укажите разницу и почему это важно. |
| Решено | Вопрос, закрытый с доказательствами, или принятое решение. | Запишете результат и удалите его из открытого внимания. |
| Перенесено на следующий период. | Нерешенный вопрос, который остается существенно важным. | Сохраните первоначальный контекст и добавьте текущий прогресс или задержку. |
| Никаких существенных изменений не произошло. | Стабильная работа, которая не требует внимания со стороны руководства. | Сохраните его в исходной системе, а не расширяйте отчет. |
Используйте панель управления для получения сигналов в режиме реального времени и отчет для периодических решений.
Два вида обслуживают разные моменты управления.
Реальная панель управления в реальном времени
Менеджеру нужны текущие подсчета, тенденции, исключения и подробные данные о проектах, которые можно просматривать в течение недели.
Доклад о ходе работы
Заинтересованным сторонам необходимы краткая информация об отчетном периоде, изменившиеся факты, просьбы о принятии решений и утвержденный протокол обмена сообщениями.
И то, и другое.
В отчете резюмируются существенные изменения, а панель управления остается живым представлением текущей работы.
Измените отчет о состоянии, когда заинтересованные стороны задают более подходящий вопрос.
Новые поля спонсора, состояние решения, маршрут обзора или представление портфеля не должны требовать повторного создания каждого отчета.
Приложение с фиксированной отчетностью может провести изменение через требования, разработку, тестирование, развертывание и ручное заполнение в течение 5–20 рабочих дней.
Обученный администратор Jodoo может, как правило, добавить и протестировать одно ограниченное поле отчета, вариант выбора, маршрут обзора, фильтрованное представление, напоминание или показатель панели управления примерно за 30 минут – 4 часа.
- Добавить поле доверительного прогноза для исполнительного обзора.
- Требовать даты принятия решения, когда здоровье становится красным.
- Создать представление портфеля бизнес-подразделений.
- Уведомлять владельца, когда возвращается утвержденное обновление.
Вопросы отчетности по управлению проектом.
01Каков должен быть объем отчета о ходе осуществления проекта?+
В отчетах по проектам следует подробно описывать действия, проблемы и доказательства; в отчете следует указывать только изменившиеся факты, существенные раскрытия, требуемые решения и следующие действия.
02Как часто следует готовить отчет о ходе осуществления проекта?+
Используйте такие интервалы, которые требуются для вашего цикла принятия решений, зачастую раз в неделю, раз в две недели или раз в месяц. Обновляйте текущие записи проекта, когда факты меняются, вместо того, чтобы ждать даты отчета.
03Как следует определять состояние проекта?+
Определите зеленый, оранжевый и красный цвета с помощью таких наблюдаемых правил, как изменение прогноза, задержка с достижением основных этапов, воздействие блокировщика, устаревшие обновления и задержка принятия решения. Разрешите руководителю проекта объяснить исключение, но сохраните видимость доказательств источника.
04Можно ли экспортировать отчет или поделиться им?+
Jodoo может хранить каждый отчет о состоянии в качестве датированной записи с представлениями на основе ролей. Перед развертыванием подтвердите параметры экспорта, совместного использования, сохранения, утверждения и подписи, которые действительно нужны вашим заинтересованным сторонам.
05Может ли один и тот же процесс отчетности охватывать несколько проектов?+
Да. Сохраняйте одну запись обновления статуса на проект и отчетный период, а затем фильтруйте или сводите утвержденные обновления для спонсора, подразделения или обзора портфеля. Сохраняйте ссылку на проект, чтобы каждый отчет мог открыть текущие сведения за ним.
06Чем отличается отчет о состоянии от панели управления проектом?+
Отчет о состоянии регистрирует утвержденную описательную часть за определенный период: что изменилось, что остается открытым, какое решение должно быть принято и что произойдет далее.
Проверьте это на собственном проекте.
Используйте приложение для отчетности по проектам.Создавайте обновление из текущих записей, а не с чистой страницы.
Откройте проект, очередь и панель управления за отчетным периодом, а затем заносить только измененные факты, решения и следующие действия, необходимые заинтересованным сторонам.