取締役会要旨
何が変わったのか、なぜ重要なのか、今後スポンサーが知っておくべきことは何か？
プロジェクトの現状、予測、最新の更新、重要な例外記録。プロジェクト管理レポートテンプレート
リスクと意思決定のプロジェクト状況報告テンプレート
プロジェクトの健康状態、マイルストーンの動き、リスク、問題、必要な決定、次の行動、オーナ、報告期間のレビューなどに関する構造化されたプロジェクト状態報告を使用する。
役に立つ状態レポートは、改訂されたタスクリストではなく、決定文書である。最後のレポート以来何が変わったのかを説明し、その文言を支持する記録に指示する。
各部門に1つの管理上の質問を与え、それに答えるように指示する。
報告書を簡潔にしながら、各クレームを現行プロジェクトの詳細にリンクする。
マイルストーン・ムーブメント
どの取り組みが移動したか、完了したか、不確実になったか。
マイルストーンオーナ、ベースライン/現在日付、進捗、ブロッカー、完了証拠。リスクと問題点
新しいことは何か、悪いことは何か、解決したことは何か、引き継いだことは何か。
問題/ブロッカーの状態、影響、オーナー、応答、締切日、閉鎖。必要な決定を下す必要があった。
どの選択が当たり前で、誰が選択を持ち、待たなければどうなるのか。
意思決定要求、オプション、意思決定責任者、期限、影響、記録された応答。次の手順は、次の手順。
次の報告までに誰が何をいつまでに行うのか？
行動責任者、期限、状態、証拠要求、予期結果。異なるスタッフの更新に対して同じソースレコードを使用する。
チームはしばしば複数のレポートフォーマットを必要とする。同じナレーションをコピーせずに、一つのレポートモデルが各出力をサポートする必要がある。
この週何が変わったの？
健康、マイルストーンの動き、新しいリスクまたは変化したリスク、決定すべきこと、次の行動。
どこで介入が必要か？
物質予測動向、曝露、決定要請、予期結果、責任者オーナー。
どのような取り組みが移動したか、または見逃されたか。
基準/現在日時、オーナー、進捗状況、ブロッカー、回復、完了証拠。
どのプロジェクトが同じリスクや遅延パターンを共有しているのか。
プロジェクトの更新をスポンサー、事業部門、状態、フェーズ、または報告期間別にフィルタリングしたプロジェクトの更新を承認しました。
また、報告期間の一つを見てみよう。
上記のJodooアプリケーションは現在のプロジェクト記録、所有権、レビュー、ダッシュボードドリルダウンのための作業システムとして残っている。
事実の変更マイルストーン・ムーブメント決定は決定日に行われる。次の行動を承認した。
投稿者の更新から承認されたスポンサーのビューに移動
報告書は、未解決の問題を未解決のままにし、古い言葉をコピーしない。
- 01
所有者はプロジェクトの最新の詳細を更新する。
作業、マイルストーン、ブロッカー、証拠、日付、予期結果を更新する。
- 02
プロジェクトマネージャーは変更を調整する。
新規、変更、解決、引き継ぎの項目を分け、必要に応じて健康状態と予測を修正する。
- 03
スポンサーは審査決定を行う。
明確な決定要求に応じ、受け入れられた結果を記録する。
- 04
次のサイクルを公表し、準備する。
承認された更新を共有し、レビュー状態を保持し、未解決のレコードのみを引き継ぐ。
前回のレポート以来の変更点を表示します。
変更レジストリは、同じリスクや決定が進捗せずに書き直されることを防ぐ。
| 状態を変更する | これを使うと、次のことに使えます。 | 処置報告を行う。 |
|---|---|---|
| 新規 | この期間に初めて現れたリスク、問題、マイルストーンの動き、または決定。 | 影響、所有者、期限、対応について説明する。 |
| 変更 変更しました。 | インパクト、所有者、日付、状態、または応答が変更された既存のアイテム。 | 差異とその重要性を述べなさい。 |
| 解決しました | 証拠を提示して終了した項目または受け入れられた決定。 | 結果を記録し、開いた注意から取り除く。 |
| 前期に引き継ぎ。 | 実質的に関連性のある未解決の項目。 | 元の文脈を保持し、現在の進捗状況または遅延を追加します。 |
| 物質的な変更はない。 | 経営者の注意を必要としない安定した仕事。 | レポートを拡張するのではなく、ソースシステムに保持しておくこと。 |
ライブ信号はダッシュボードを、定期的な決定はレポートを使用してください。
2つのビューは異なる管理モーメントを提供する。
ライブダッシュボード
マネージャーは一週間にわたって現在の計数、トレンド、例外、クリックスループロジェクトの詳細を必要とする。
状況報告書
関係者は報告期間の簡潔な説明、変更事実、決定要求、承認されたコミュニケーション記録を必要とする。
どちらも両方とも。
材料の変更を要約するレポートが表示される一方で，ダッシュボードは現在の作業のライブビューとして残る。
関係者がより良い質問をするときに状況報告を変更する。
新しいスポンサーフィールド、決定状態、レビュールート、ポートフォリオビューは、すべてのレポートを再構築する必要がない。
固定レポートアプリケーションは要求、開発、テスト、デプロイ、手動バックフィルを通して5～20営業日にわたって変更をルーティングする。
訓練を受けたJodoo管理者は、通常、30分から4時間で1つの境界付きレポートフィールド、選択肢、レビュールート、フィルタリングビュー、リマインダー、ダッシュボード計測を追加しテストできる。
- エグゼクティブレビューの予測信頼度フィールドを追加
- 健康が赤くなるときに決定期限を要求する。
- ビジネスユニットポートフォリオビューを作成します。
- 承認されたアップデートが返されるときは、オーナに通知する。
プロジェクト管理レポートの質問
01プロジェクトの状況報告書はどれくらい長くなければならないのか。+
プロジェクト記録に詳細な行動、問題、証拠を記録し、レポートに変更された事実、物質的な暴露、必要な決定、次の行動のみを記載する。
02プロジェクトの状況報告はどのくらいの頻度で作成すべきか。+
決定サイクルに合ったペースで行うべきであり、週、2週間、月に1回のペースで行うことが多い。 事実が変わるときは、報告日を待つのではなく、プロジェクトのライブ記録を更新する。
03プロジェクトの健康をどう定義すればよいか。+
予測の動き、遅れたマイルストーン、ブロッカーの影響、過去の更新、決定の遅れなどの観測可能なルールで緑、琥珀色、赤を定義する。 プロジェクトマネージャが例外を説明することを許可するが、ソースの証拠を見えるようにする。
04レポートをエクスポートしたり共有したりできますか？+
Jodooは、各状態レポートを日付付きレコードとして保持し、役割ベースのビューを提供します。ロールアウト前に、実際に必要なエクスポート、共有、保持、承認、署名オプションを確認してください。
05同じレポートプロセスで複数のプロジェクトをカバーできるか？+
はい。 プロジェクトごとに1つの状態更新記録を保持し、その後、スポンサー、ビジネスユニット、ポートフォリオレビューに対して承認された更新をフィルタリングまたはロールアップします。 プロジェクトリンクを保持し、各ステートメントがその背後の現在の詳細を開くことができます。
06プロジェクトの状態レポートとプロジェクトのダッシュボードの違いは何か？+
状態レポートは特定の期間に対する承認されたナラティブを記録する：何が変わったか、何が暴露されているか、どのような決定が必要か、次に何が起こるか。
自分のプロジェクトでテストしてみてください。
プロジェクトレポートアプリを使ってプロジェクトをレポートする。空白のページではなく、現在のレコードから更新を作成します。
報告期間の後方のプロジェクト、キュー、ダッシュボードを開き、変更された事実、決定、ステークホルダーが必要とする次の行動のみを記録する。