遵守事項
何が、どこで、なぜ適用され、誰が担当し、いつエビデンスを更新するか。
コンプライアンス追跡ソフトウェア
遅延、不備、見落としが生じ得るコンプライアンス業務を追跡
遵守事項の担当者に、エビデンス、テスト、例外、指摘事項、対応、次回期限をまとめた一つのキューを提供し、チェック欄への印を証明と取り違えないようにします。
この追跡ツールは、自社プログラムで定義したタスクとエビデンスを管理します。適用可否を判断したり、すべての規制を自動監視したりはしません。
JodooのFreeプランなら最大5ユーザーで始められます。クレジットカードは不要です。
- 期限あり、期限超過、不合格、停滞、待機の状態から確認
- 各期限を、該当する遵守事項、統制、エビデンス、担当者に関連付ける
- 追跡ツールを作り直さず、例外をエスカレーションし実施頻度を変更
関連付け済みのサンプルレコード42件最新、期限あり、期限超過、不合格、停滞、差し戻し、受容、検証済み、廃止の状態。導入後に調整アプリを作り直さずに、項目、経路、役割別ビュー、リマインダー、ダッシュボードを変更します。
- 01遵守事項を一覧化
- 02頻度と担当者を設定
- 03エビデンス収集とテストを予定
- 04例外を報告
- 05是正担当を割り当て
- 06完了を検証
- 07次回期限を更新
期限と、その根拠となる証明を追跡
背景のない期限は活動を生むだけで、有効性の保証にはなりません。
統制
要件を管理する活動、実施者、テスト方法。
エビデンス
収集した内容、出典、有効期間、機密区分、裏付ける統制。
例外
不合格または不備の内容、重大度、担当者、期限、必要な判断または対応。
必要な判断別に期限作業を分ける
巨大な期限超過一覧では、優先度と担当が見えません。
エビデンスの期限間近
有効期限が切れる前、または次の評価が始まる前に更新します。
統制テスト不合格
結果を上書きせず、重大度とフォローアップを含む指摘事項を起票します。
是正が停滞中
期限が黙って過ぎる前に、依存関係と意思決定者を明示します。
例外の期限切れ間近
範囲、対応策、残余リスク、更新または完了をレビューします。
照合作業が主業務になったら、関連レコード型アプリへ移行
スプレッドシートから台帳を始めることはできますが、各チームがコピー、エビデンス用フォルダー、リマインダー、指摘事項、判断履歴を手作業で照合するようになると危険です。
スプレッドシートを継続
担当者が一人、レコードが少数、実施頻度が単純で、機密性の高い役割やワークフローが不要な場合。
Jodooを利用
複数の担当者、関連エビデンス、役割別キュー、リマインダー、残余リスク判断、履歴、ダッシュボードを同期する必要がある場合。
専門ソフトウェアを利用
標準の規制コンテンツ、セキュリティ収集機能、正式なGRC手法、規制対象のバリデーションが中心の場合。
プログラムの成熟に合わせ、数時間で追跡方法を調整
関連レコードの履歴を保ちながら、項目、実施頻度、状態、役割別ビュー、リマインダー、判断経路を追加します。
ルールを一つ変更
新しい要件、実施頻度、エビデンス項目を追加します。
影響を受ける状態を再テスト
最新、期限あり、期限超過、不合格、差し戻し、完了の経路を確認します。
役割別ビューを公開
担当者には、自分の作業に必要なキューと背景情報だけを提供します。
コンプライアンス追跡ソフトウェア · 実務的な質問
コンプライアンス追跡ソフトウェアは何を追跡しますか？+
遵守事項、適用範囲、担当者、統制、エビデンス、テスト、指摘事項、対応、期限、例外、判断、検証、履歴、レポートを追跡できる必要があります。
コンプライアンスチェックリストだけで十分ですか？+
チェックリストは単純な定期作業には使えますが、エビデンスの有効性、テスト結果、指摘事項、是正、権限に基づくリスク判断、複数担当者を関連付ける必要がある場合には不十分です。
期限超過のエビデンスはどう扱うべきですか？+
元の期限と担当者を表示したまま、理由と暫定統制を記録し、回復作業を割り当て、不足エビデンスがエクスポージャーを変える場合はレビューを必須にします。
リマインダーでコンプライアンスを証明できますか？+
いいえ。リマインダーは対応を促しますが、証明になるのは、適用要件、実施された統制、利用可能なエビデンス、テスト結果、解消済みの例外です。
Jodooで規制モニタリングを置き換えられますか？+
Jodoo単体ではできません。専門家やコンテンツ提供者が定義した遵守事項を取り込み、Jodooで担当、エビデンス、レビュー、是正を運用します。
完全なワークフローを試す
コンプライアンス追跡ツールを開くエビデンスと担当者を関連付けた期限超過キューを処理
有効性確認ビューを開き、最新、期限あり、期限切れ、不合格、停滞、検証済みの状態を一つの追跡ツールで確認します。