採択条件
助成機関、プログラム、採択ID、期間、金額、目的、使途制限、マッチング要件、間接費、契約書、担当者、財務参照番号。
プログラム部門と財務部門が判断するための共通基盤。進行中の採択案件の追跡
各助成金期限の根拠となる義務を追跡
採択条件、プログラム責任者、使途制限、成果物、予算情報、証憑、助成機関への報告、リスク、変更、完了処理のステータスを1つのポートフォリオで可視化します。
Jodooのサンプル入りポートフォリオは詳細確認を前提に設計されており、期限、リスク、審査の各シグナルから、対応が必要な助成申請と義務の記録を開けます。
- 進行中のすべての採択案件で次の義務と担当者を可視化
- 証憑と予算のシグナルを根拠となる記録に紐付け
- 完了処理にはプログラム部門と財務部門の確認が必要
組織が実施を約束した内容を追跡
有用な管理単位は採択案件だけではありません。その下にある期限付きの義務、証憑、決定、次の対応も必要です。
義務
マイルストーン、成果物、報告、承認、期限、担当者、依存関係、証憑、受入基準、ステータス、復旧対応。
説明のない日付だけのカレンダーではなく、最新の作業キュー。予算情報
承認済み費目、計画、実績累計の参照、確定額、予測、差異、使途制限、疑問、財務責任者。
元帳を重複させずに、業務上の早期対応を実現。リスク、変更、完了処理
リスクシグナル、影響、軽減策、助成機関との連絡、変更申請、決定、最終証憑、資産処分、記録保存、終了。
追跡可能な復旧対応と確認済みの完了。立て直しやすさに基づいて助成金リスクを優先
トラッカーでは、今後のタスクと判断が必要な問題を区別します。
成果物の期限超過
重要な理由
約束した成果物が遅れているか、必要な証憑が不足しています。
次の対応原因、改訂期限、担当者、復旧対応、助成機関への連絡を確認します。
予算差異
重要な理由
支出または予測が承認済み計画や使途制限と異なっています。
次の対応プログラム部門と財務部門が元の数値を確認し、是正または変更が必要かを判断します。
証憑の不備
重要な理由
活動は完了していても、まだ確認できません。
次の対応不足している証憑と受入担当者を明確に指定して依頼します。
助成機関への報告にリスクあり
重要な理由
報告本文、財務情報、承認、提出準備のいずれかが遅れています。
次の対応一律のリマインダーではなく、依存関係に基づく復旧計画を作成します。
完了処理が停滞
重要な理由
プログラム、財務、資産、記録、最終報告の義務が残っています。
次の対応すべての正本確認が完了するまで採択案件を進行中として扱います。
次の判断につながるシグナルを使う
ダッシュボードはポートフォリオを飾るものではなく、検索時間を減らすものです。
30日以内に期限を迎える義務
未完了の報告、マイルストーン、証憑、承認が近日中に期限を迎えます。
期限超過後の復旧作業になる前に、担当者と依存関係を確認します。予算上の疑問がある採択案件
確認が必要な差異、使途制限、マッチング要件、予測、財務参照記録。
プログラム部門と財務部門の証憑に基づいて判断します。証憑の充足度
必要な証憑が存在し、確認済みで、採択条件を満たしているか。
不足または差し戻された証憑を担当者別に開きます。完了処理の準備状況
プログラム、財務、報告、証憑、資産、保存の義務が完了している採択案件。
採択案件を完了する前に裏付け記録を開きます。別のスプレッドシートを作らずに新しい義務を追加
研修を受けた管理者は、記録とそれに伴う業務動作を拡張できます。
変更依頼スプレッドシートまたは固定プロセスJodooの場合
四半期ごとの保護措置報告を追加
複数のファイルに列、計算式、予定、手順を追加します。
義務種別、期限スケジュール、証憑、確認者、リマインダー、例外キュー、ポートフォリオ指標を追加します。基準額を超える予算変更を回付
行を強調表示し、メールで承認を依頼します。
トリガー、プログラム部門と財務部門の確認者、証憑、差戻し理由、決定、変更ステータスを追加します。経営判断が必要な採択案件を理事会向けに表示
複数のトラッカーから集計を作り直します。
最新のリスクと決定記録を絞り込み、採択案件と義務の詳細を確認します。進行中の採択案件に集中できるトラッカーを維持
各正本に適切な責任者を設定します。
助成金追跡ソフトウェアでは何を追跡すべきですか？
採択条件、使途制限、担当者、義務、成果物、マイルストーン、報告、期限、証憑、承認、予算情報、財務参照番号、差異に関する疑問、リスク、連絡、変更、更新、完了処理を追跡します。
助成金追跡と助成申請管理の違いは何ですか？
申請管理では、申請受付、適格性、審査、利益相反、採点、推薦、決定を統制します。助成金追跡では、進行中の採択案件、義務、事業実施、証憑、報告、予算、リスク、変更、完了処理を管理します。
助成金追跡スプレッドシートから始められますか？
はい。サンプル入りワークブックは、小規模で管理されたポートフォリオに適しています。複数の担当者にフォーム、役割別ビュー、リマインダー、承認、添付、履歴、モバイル更新、最新ダッシュボードが必要になったらJodooへ移行します。
トラッカーは会計システムの代わりになりますか？
いいえ。正式な取引、実績値、使途制限、費用計上可否、財務諸表には会計システムを使います。トラッカーは、予算情報、業務上の差異、財務部門への引き継ぎ、証憑、決定、期限の管理に使います。
すべてのリスクシグナルから採択案件を開く
助成金トラッカーで、義務、証憑、担当者、予算情報、財務参照番号、復旧対応、助成機関へのフォローアップをつなぎます。