Ketentuan hibah
Pemberi hibah, program, ID hibah, periode, jumlah, tujuan, pembatasan, dana pendamping, biaya tidak langsung, perjanjian, penanggung jawab, dan referensi keuangan.
Dasar bersama bagi keputusan program dan keuangan.Pelacakan hibah aktif
Lacak kewajiban di balik setiap tenggat hibah
Tampilkan ketentuan hibah, penanggung jawab program, pembatasan, keluaran, konteks anggaran, bukti, laporan kepada pemberi hibah, risiko, amendemen, dan status penutupan dalam satu portofolio.
Portofolio Jodoo yang telah terisi dirancang untuk penelusuran mendetail: sinyal tenggat, risiko, atau peninjauan akan membuka catatan pengajuan hibah dan kewajiban yang perlu ditindaklanjuti.
- Kewajiban berikutnya dan penanggung jawab terlihat untuk setiap hibah aktif
- Sinyal bukti dan anggaran terhubung dengan catatan yang mendasarinya
- Penutupan memerlukan konfirmasi dari tim program dan keuangan
Lacak apa yang dijanjikan organisasi untuk diserahkan
Unit yang berguna bukan hanya hibah. Unit tersebut mencakup kewajiban bertanggal, bukti, keputusan, dan tindakan berikutnya yang mendasarinya.
Kewajiban
Tonggak pencapaian, keluaran, laporan, persetujuan, tanggal jatuh tempo, penanggung jawab, dependensi, bukti, aturan penerimaan, status, dan tindakan pemulihan.
Antrean kerja terkini, bukan kalender berisi tanggal tanpa penjelasan.Konteks anggaran
Kategori yang disetujui, rencana, referensi realisasi hingga saat ini, jumlah yang telah dikomitmenkan, proyeksi, varians, pembatasan, pertanyaan, dan penanggung jawab keuangan.
Respons operasional sejak dini tanpa menduplikasi buku besar.Risiko, amendemen, dan penutupan
Sinyal risiko, dampak, mitigasi, komunikasi dengan pemberi hibah, permintaan amendemen, keputusan, bukti akhir, pelepasan aset, retensi catatan, dan penutupan.
Pemulihan yang dapat ditelusuri dan penyelesaian yang terverifikasi.Prioritaskan risiko hibah berdasarkan kemungkinan pemulihannya
Pelacak harus membedakan tugas mendatang dari masalah yang memerlukan keputusan.
Keluaran melewati tenggat
Mengapa ini penting
Keluaran yang dijanjikan terlambat atau tidak memiliki bukti wajib.
Tanggapan berikutnyaKonfirmasikan penyebab, tanggal revisi, penanggung jawab, tindakan pemulihan, dan komunikasi dengan pemberi hibah.
Varians anggaran
Mengapa ini penting
Pengeluaran atau proyeksi berbeda dari rencana atau pembatasan yang disetujui.
Tanggapan berikutnyaArahkan tim program dan keuangan ke angka sumber, lalu putuskan apakah diperlukan koreksi atau amendemen.
Bukti tidak lengkap
Mengapa ini penting
Kegiatan mungkin telah selesai, tetapi belum dapat diverifikasi.
Tanggapan berikutnyaMinta bukti spesifik yang belum tersedia dan penanggung jawab penerimaannya.
Laporan kepada pemberi hibah berisiko
Mengapa ini penting
Narasi, masukan keuangan, persetujuan, atau persiapan pengiriman mengalami keterlambatan.
Tanggapan berikutnyaBuat rencana pemulihan berbasis dependensi, bukan satu pengingat umum.
Penutupan terhambat
Mengapa ini penting
Kewajiban program, keuangan, aset, catatan, atau laporan akhir masih terbuka.
Tanggapan berikutnyaPertahankan status hibah tetap aktif sampai setiap konfirmasi resmi selesai.
Gunakan sinyal yang membuka keputusan berikutnya
Dasbor harus mengurangi waktu pencarian, bukan sekadar menghias portofolio.
Kewajiban yang jatuh tempo dalam 30 hari
Laporan, tonggak pencapaian, bukti, atau persetujuan yang belum lengkap dan memasuki periode waktu dekat.
Konfirmasikan penanggung jawab dan dependensi sebelum tenggat berubah menjadi tugas pemulihan.Hibah dengan pertanyaan anggaran
Catatan varians, pembatasan, dana pendamping, proyeksi, atau referensi keuangan yang perlu ditinjau.
Selesaikan keputusan berdasarkan bukti program dan keuangan.Kelengkapan bukti
Bukti wajib yang tersedia, telah ditinjau, dan memenuhi aturan hibah.
Buka bukti yang belum tersedia dan dikembalikan berdasarkan penanggung jawabnya.Kesiapan penutupan
Hibah yang seluruh kewajiban program, keuangan, pelaporan, bukti, aset, dan retensinya telah selesai.
Buka catatan pendukung sebelum menutup hibah.Tambahkan kewajiban baru tanpa membuat spreadsheet lain
Administrator terlatih dapat memperluas catatan serta perilaku operasional yang menyertainya.
Permintaan perubahanSpreadsheet atau proses tetapDi Jodoo
Tambahkan laporan perlindungan triwulanan
Sisipkan kolom, rumus, item kalender, dan petunjuk di berbagai berkas.
Tambahkan jenis kewajiban, jadwal jatuh tempo, bukti, peninjau, pengingat, antrean pengecualian, dan ukuran portofolio.Teruskan perubahan anggaran di atas ambang batas
Sorot baris dan kirim permintaan persetujuan melalui email.
Tambahkan pemicu, peninjau dari tim program dan keuangan, bukti, alasan pengembalian, keputusan, dan status amendemen.Buat tampilan dewan untuk hibah yang memerlukan tindakan pimpinan
Susun ulang ringkasan dari beberapa pelacak.
Filter catatan risiko dan keputusan terkini dengan penelusuran mendetail ke hibah dan kewajiban.Pastikan pelacak berfokus pada hibah aktif
Gunakan penanggung jawab yang tepat untuk setiap sumber data tepercaya.
Apa saja yang harus dilacak oleh perangkat lunak pelacakan hibah?
Lacak ketentuan hibah, pembatasan, penanggung jawab, kewajiban, keluaran, tonggak pencapaian, laporan, tanggal jatuh tempo, bukti, persetujuan, konteks anggaran, referensi keuangan, pertanyaan varians, risiko, komunikasi, amendemen, perpanjangan, dan penutupan.
Apa perbedaan antara pelacakan hibah dan pengelolaan pengajuan hibah?
Pengelolaan pengajuan mengendalikan penerimaan pemohon, kelayakan, peninjauan, konflik kepentingan, penilaian, rekomendasi, dan keputusan. Pelacakan hibah berfokus pada hibah aktif, kewajiban, pelaksanaan, bukti, laporan, anggaran, risiko, amendemen, dan penutupan.
Bisakah saya memulai dengan spreadsheet pelacakan hibah?
Ya. Buku kerja yang telah terisi mendukung portofolio kecil yang terkelola. Beralihlah ke Jodoo ketika beberapa orang memerlukan formulir, tampilan berdasarkan peran, pengingat, persetujuan, lampiran, riwayat, pembaruan seluler, atau dasbor langsung.
Apakah pelacak ini menggantikan sistem akuntansi kami?
Tidak. Gunakan sistem akuntansi sebagai sumber resmi untuk transaksi, realisasi, pembatasan, kelayakan biaya, dan laporan keuangan. Gunakan pelacak untuk konteks anggaran, varians operasional, serah terima ke tim keuangan, bukti, keputusan, dan tenggat.
Buka hibah di balik setiap sinyal risiko
Gunakan pelacak hibah untuk menghubungkan kewajiban, bukti, penanggung jawab, konteks anggaran, referensi keuangan, tindakan pemulihan, dan tindak lanjut dengan pemberi hibah.